Il numero di fattura è una parte importante di ogni fattura: consiste in una combinazione unica di cifre, lettere e trattini e consente di assegnare in modo univoco un pagamento o una prenotazione alla transazione. In questo articolo ottenete tutte le informazioni necessarie sui numeri di fattura.
Numero di fattura: definizione, obblighi, esempi
Cos'è un numero di fattura?
Solitamente un numero di fattura è un numero progressivo composto solo da cifre o da una combinazione di cifre, lettere e trattini. È unico nel sistema di registrazione delle fatture. Può essere creato manualmente o automaticamente utilizzando un software di fatturazione.
In questo articolo:
- Creare correttamente il numero di fattura
- Esempi di numeri di fattura
- I numeri di fattura devono essere consecutivi?
- Dove viene indicato il numero di fattura?
- È valida una fattura senza numero di fattura?
- Doppio numero di fattura: cosa fare?
- Come correggere un errore nel numero di fattura?
- FAQ: Domande frequenti sul numero di fattura
Creare correttamente il numero di fattura
Il numero di fattura non può essere assegnato due volte, quindi a ogni fattura deve essere assegnato il proprio numero di fattura univoco.
Di norma, un numero di fattura dovrebbe inoltre seguire una logica comprensibile. Per esempio, i numeri di fattura possono essere costituiti da una combinazione di anno, numero cliente e numero progressivo. Il numero progressivo può continuare indefinitamente (ad es. ogni cliente ha un proprio numero progressivo) o ricominciare da capo a fine anno (ad es. un numero progressivo per tutte le fatture). In quest'ultimo caso, si chiude il cosiddetto "campo di numerazione" alla fine dell'anno e se ne apre uno nuovo per l'anno successivo.
Esempi di numeri di fattura
Ad esempio, un numero di fattura può includere l'anno, il numero cliente, oltre a numeri, lettere o trattini. Ecco alcuni esempi:
N. fattura: RE-2022-K2-03
In questo esempio, la fattura inizia con l'abbreviazione "RE", seguita dall'anno di emissione 2022, dal numero cliente 2 e dalla terza fattura di quest'anno a questo cliente. Questo formato è particolarmente chiaro e flessibile.
N. fattura: 2022-2905-1799-M12345
Questo numero di fattura è composto dall'anno 2022, dalla data 29.05., dal numero cliente 1799 e da un numero progressivo, che può contenere anche lettere. Questa struttura permette di trovare facilmente un giustificativo in caso di reclami o domande.
N. fattura: DESTINATARIO-DELLA-FATTURA_2022_013
All'inizio di questo numero di fattura appare il nome del destinatario della fattura, seguito dall'anno in corso e, nel nostro esempio, la 13a fattura. Grazie all'indicazione del destinatario della fattura all'inizio, questa forma di numero di fattura è chiara e facile da trovare in un sistema di archiviazione elettronica.
I numeri di fattura devono essere consecutivi?
Anche se i programmi di fatturazione solitamente assegnano numeri di fattura consecutivi, non si tratta di un obbligo. È importante solo che il numero sia univoco e che la fattura possa quindi essere assegnata in modo univoco a una transazione aziendale. Tuttavia, i numeri di fattura progressivi sono molto pratici, in quanto consentono di ottenere una migliore panoramica delle fatture e di accorgersi direttamente se ne dovesse mancare una.
Come già accennato in precedenza, i numeri progressivi possono essere utilizzati in diversi modi: ad esempio, è possibile impostare una sequenza di numeri separata per ciascun cliente, che non viene interrotta con il cambiare dell'esercizio e continua all'infinito. Oppure si può definire un numero progressivo generale per tutte le tue fatture, che ripartirà da uno all'inizio del nuovo anno, affinché i numeri di fattura non crescano all'infinito.
In ogni caso, è importante modificare l'anno nel numero di fattura con l'arrivo del nuovo anno. Molti programmi di fatturazione lo prevedono all'inizio del nuovo anno. In bexio questo avviene automaticamente, poiché è possibile creare il numero di fattura da soli con l'aiuto dei segnaposto e dunque l'anno viene adeguato senza ulteriori interventi.
Esempio: alla fine di dicembre 2022 il signor R. invia alla signora E. una fattura con il numero RE-2022-012. A gennaio 2023 seguirà un'altra fattura con il numero RE-2023-013. Adottando un sistema alternativo, il signor R. avrebbe potuto anche chiudere l'intervallo di numeri con la fine dell'anno e ricominciare da 001 a gennaio: RE-2023-001.
Dove viene indicato il numero di fattura?
Un numero di fattura deve essere posizionato in modo chiaramente visibile. Viene spesso collocato sotto l'indirizzo o come titolo del documento (ad es. "Fattura RE-2022-012"). Dovrebbe essere ben visibile, quindi formattato in maiuscole e/o in grassetto.
Il numero di fattura deve apparire ben distinto rispetto al numero d'ordine, di riferimento o di cliente. Con un buon programma di fatturazione, tuttavia, non vi dovete nemmeno preoccupare di tutto questo, poiché i modelli di fatturazione preimpostati sono generalmente già conformi alle disposizioni di legge. Per esempio, nelle fatture create con bexio il numero di fattura è chiaramente riconoscibile nel titolo:
È valida una fattura senza numero di fattura?
Anche se sul portale PMI svizzero il numero di fattura non fa parte dei dati minimi da indicare secondo la legge, anche in Svizzera è consuetudine attribuire un numero di fattura. Come accennato in precedenza, ciò facilita la registrazione del credito, il sollecito e il pagamento.
Tuttavia, poiché l'assegnazione di un numero di fattura in Svizzera non è obbligatoria, una fattura privata può essere emessa anche senza un numero di fattura. Infatti, di norma, l'attribuzione alla transazione è possibile anche senza numero di fattura, grazie agli altri elementi, come il fornitore di prestazioni, il cliente, il tipo di prestazione, la data e gli indirizzi di entrambi i partner.
Doppio numero di fattura: cosa fare?
Un numero di fattura assegnato due volte, ad esempio allo stesso cliente o a due clienti diversi, può comportare spese per chiarimenti e ritardi di pagamento. In questo caso i sistemi elettronici possono rifiutare la riconciliazione o la prenotazione, per cui è necessario un intervento manuale.
È facile che un numero di fattura venga assegnato due volte, specialmente quando si utilizza un programma di elaborazione testi per creare fatture e quindi i numeri di fattura devono essere adeguati manualmente ogni volta. È sicuramente fastidioso e può accadere a chiunque, ma può essere facilmente evitato utilizzando un software di fatturazione.
In ogni caso, è necessario informare i clienti interessati dell'errore e correggere la fattura. Per sapere come procedere, consultare la sezione successiva.
Come correggere un errore nel numero di fattura?
Se si nota un errore nel numero di fattura, è bene creare immediatamente una nuova fattura con il numero di fattura corretto e fornire al cliente una fattura sostitutiva. Nell'ambito di una revisione, infatti, potrebbero sorgere domande sulle fatture aventi lo stesso numero o con numeri estranei alla progressione.
Se però si nota un errore nel numero di fattura solo quando la fattura è già stata registrata e pagata, non è più possibile modificarla così facilmente in un secondo momento, poiché l'operazione commerciale è ora considerata conclusa. In questo caso bisogna annullare la fattura. La fattura di storno avrà un importo negativo per compensare la fattura errata. Successivamente si emette una nuova fattura con un nuovo numero di fattura.
Come creare una fattura in bexio in tutta semplicità
- Basta personalizzare un modello una volta sola. Con pochi semplici clic potete personalizzare il vostro modello di fattura secondo le vostre esigenze: modificate il layout, il design, inserite il vostro logo e la vostra carta intestata – per un aspetto professionale.
- Numero di fattura: il numero di fattura viene generato automaticamente in modo progressivo. Non dovete nemmeno preoccuparvi dell'indirizzo di fatturazione: dovete inserire i dati dei clienti una sola volta nella rubrica principale. Quando create una fattura, scegliete semplicemente il cliente e tutti i dati rilevanti vengono importati automaticamente nella fattura.
- Inserimento di servizi o prodotti: una volta registrati nel catalogo prodotti principale, i servizi o prodotti possono essere facilmente inseriti nelle fatture con un clic del mouse. Anche le ore di lavoro registrate possono essere importate nelle fatture.
- Controllo e invio della fattura: con bexio non dimenticherete mai più dati importanti, perché i dati come il numero di fattura e l'indirizzo di fatturazione vengono inseriti automaticamente. La fattura può poi essere stampata e inviata per posta o via e-mail in formato PDF, anche questo in tutta semplicità dal proprio account bexio.
FAQ: Domande frequenti sul numero di fattura
Il numero di fattura è uguale al numero d'ordine?
No, il numero della fattura e il numero d'ordine non sono la stessa cosa. Il numero d'ordine serve a identificare un ordine e a garantire che il cliente riceva esattamente ciò che ha ordinato. Il numero di fattura, invece, è il numero che identifica la fattura, ovvero la richiesta di pagamento.
È necessario indicare un numero di fattura su una fattura privata?
Quando si invia una fattura a un amico in Svizzera, non bisogna necessariamente creare un numero di fattura. Infatti, di norma, l'identificazione e l'attribuzione di una fattura una tantum alla transazione è possibile anche senza numero di fattura, grazie agli altri elementi, come il fornitore di prestazioni, il cliente, il tipo di prestazione, la data e gli indirizzi di entrambi i partner.
Il numero di fattura può essere utilizzato come numero d'ordine?
Il numero d'ordine può teoricamente essere utilizzato come numero di fattura, a condizione che sia univoco per cliente e consegna. Tuttavia, se per esempio si riceve un ordine a lungo termine da parte di un cliente che comporta l'emissione regolare di fatture, il numero d'ordine rimarrà invariato, ma il numero di fattura dovrà comunque essere riassegnato per ogni fattura.
Sono ammessi caratteri speciali nei numeri di fattura?
Poiché l'assegnazione dei numeri di fattura non è obbligatoria in Svizzera, non vi sono disposizioni relative ai caratteri speciali. Tuttavia, si sconsigliano i caratteri speciali poiché è importante che i numeri di fattura possano essere letti anche elettronicamente. I trattini sono comuni nei numeri di fattura e vengono utilizzati per strutturarli (ad es. RE-2022-001).
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