Il libro mastro spiegato in modo semplice

A cosa serve il libro mastro?

Alla fine di ogni periodo contabile, generalmente una volta all'anno, si prepara il rendiconto annuale. Vengono allestiti il bilancio e il conto profitti e perdite, chiamato conto economico in Svizzera. Gli investitori potenziali, interessati alla tua impresa, consultano soprattutto queste due fonti informative, poiché esse riflettono la situazione patrimoniale e l’indebitamento dell'impresa.

Sulla base di queste relazioni gli esperti traggono conclusioni dettagliate sullo stato di salute della tua impresa. Per i finanziatori e altri creditori ciò costituisce la base per decidere a favore o meno della tua impresa. Il bilancio e il conto economico sono tuttavia determinanti anche per lo Stato, poiché in base ad essi l'Amministrazione federale delle contribuzioni determina le imposte da pagare. Il legislatore disciplina quindi i requisiti minimi da soddisfare quando si preparano i conti annuali .

Quali sono le differenze tra giornale, libro mastro e libro ausiliario?

In contabilità esistono diversi tipi di libri (o semplicemente "registri") che servono a rendere comprensibili diversi aspetti delle finanze di un'impresa Questi comprendono il giornale, il libro mastro e i libri ausiliari.

Giornale

Il giornale contabile è spesso chiamato registro di base. È il registro in cui vengono registrate tutte le operazioni aziendali per la prima volta, in ordine cronologico e come voci contabili a partita doppia. Lo si può considerare alla stregua di un diario per tutto ciò che riguarda le finanze dell'impresa. Importante: una volta registrata nel libro giornale, una transazione viene riportata anche nei conti corrispondenti del libro mastro.

Libro mastro

Il libro mastro è, per definizione, il registro centrale della contabilità. In esso sono raccolti tutti i conti in cui si registrano le operazioni aziendali. Non esiste una definizione universale di ciò che un libro mastro deve contenere. I conti del libro mastro differiscono da un'impresa all'altra e dipendono dalle rispettive operazioni. Per l'impresa A, ad esempio, il conto "parco veicoli" può essere molto ampio, mentre per l'impresa B non esiste poiché non dispone di auto aziendali.

Nel libro mastro si registrano le variazioni di tutti i tuoi conti. Ogni conto rappresenta una specifica tipologia di attività (come contanti, crediti, immobilizzazioni), passività (come prestiti, debiti verso fornitori), capitale proprio, ricavo o spesa.

Libri ausiliari

I libri ausiliari integrano il libro mastro e consentono un monitoraggio più dettagliato di specifiche transazioni. Registrano informazioni su tipi specifici di operazioni che vengono poi riepilogate nei conti del libro mastro.

Se, ad esempio, hai un libro ausiliario per i crediti verso clienti, in questo registro annoterai ogni singola transazione in cui i debitori ti devono del denaro (ad esempio, dopo una vendita contro fattura). Questo libro ausiliario confluisce infine nel conto "Crediti" del libro mastro. Per i debiti verso fornitori, dove sono specificati gli importi dovuti ai tuoi creditori, devi avere un altro libro ausiliario, in cui registri quanto, a chi e quando devi effettuare il pagamento.

Il rapporto tra il libro mastro e libri ausiliari spiegato in modo chiaro

Il libro mastro e i libri ausiliari si completano a vicenda e insieme offrono una visione completa delle finanze di un'impresa.

Immagina il tuo libro mastro come una mappa della città. Ogni conto nel libro mastro (contanti, immobilizzazioni, passività, ricavi, ecc.) rappresenta una strada su questa mappa. Puoi vedere dove si trova ogni strada rispetto alle altre, ma non vedi nel dettaglio quello che "succede per strada".

È qui che entrano in gioco i libri ausiliari. Ogni libro ausiliario è come una vista ravvicinata di ciascuna strada. Queste viste ravvicinate ti permettono di vedere ogni casa, ogni marciapiede e ogni auto che si sposta o è ferma nel traffico. In termini di contabilità, questo significa che ciascun libro ausiliario fornisce informazioni dettagliate su un particolare tipo di transazione.

Insieme, libro mastro e libri ausiliari offrono sia una "visione d'insieme" che una "vista ravvicinata" delle tue finanze. Questo ti aiuta a comprendere e gestire la situazione complessiva della tua azienda.

Come si tiene il libro mastro?

La gestione del libro mastro è un processo continuo che comprende diversi passaggi. Il modo migliore per spiegarlo è attraverso un esempio concreto.

Gestisci un piccolo bar e acquisti nuove macchine da caffè per un valore di CHF 5'000. Questa transazione viene registrata come segue:

Si registra la transazione nel registro di base. Si annota di aver speso CHF 5’000 e di aver ricevuto in cambio mobili e attrezzature aziendali per un valore di CHF 5’000. Poiché il registro di base elenca tutte le operazioni come registrazioni correnti (quindi in ordine cronologico), si registrano una dopo l'altra sotto forma di un elenco numerato:

In seguito si riporta la transazione nel libro mastro. Sono interessati due conti: il conto "mobili e attrezzature aziendali" e il conto "Banca". Mobili e attrezzature aziendali aumenta di CHF 5’000, poiché hai acquistato nuove attrezzature aziendali ("Attivi") per il tuo bar corrispondenti a questo valore. Al contempo si riduce il conto "Banca" di CHF 5’000, poiché si è speso questa somma ("Passività").

I conti nel libro mastro sono strutturati sotto forma di cosiddetti conti a T, con una sezione Dare e una sezione Avere. La forma tabellare a T è come segue:

Entrambe le registrazioni vengono contrassegnate con il numero della transazione assegnato nel registro di base, in questo esempio "1". Inoltre si annota quale altro conto è stato interessato dalla registrazione. In caso di registrazione nel conto mobili e attrezzature aziendali, si noti che questa registrazione interessa anche il conto "Banca", poiché l'attrezzature acquistata viene pagata in contanti dal conto bancario.

Queste due voci nel libro mastro assicurano che la contabilità sia bilanciata. In contabilità, il totale delle attività (in questo caso mobili e attrezzature aziendale e saldo di cassa) deve sempre essere uguale al totale delle passività e del capitale proprio. Questo principio è noto come contabilità in partita doppia.

Al termine di un esercizio annuale, tutte le registrazioni contabili vengono riportate dal registro di base nei singoli conti del libro mastro. A questo punto è possibile procedere alla "chiusura" dei conti. A tale scopo si somma la parte di valore più alta e si annota il totale sul lato opposto. Il saldo risultante di ciascun conto viene quindi trasferito nel conto di chiusura. E si allestisce il bilancio finale.

Cosa significa il principio della chiusura nel conto principale?

Il principio della chiusura formale e materiale in contabilità si riferisce al processo con cui tutti i conti vengono chiusi alla fine di un periodo contabile (spesso alla fine dell’esercizio annuale). Questo passaggio prepara il libro mastro per l’inizio del successivo periodo contabile.

La chiusura "formale" si riferisce all’obbligo di bilanciare Dare e Avere in ogni conto, affinché al termine del libro mastro la somma delle voci in Dare sia uguale alla somma delle voci in Avere. La chiusura "materiale" significa che nel libro mastro devono essere registrate senza omissioni tutte le operazioni di un periodo contabile.

La chiusura dei conti comprende tre fasi:

1. In primo luogo, si chiudono tutti i conti di ricavo e di spesa: si azzerano i saldi di questi conti eseguendo una registrazione di rettifica. La differenza tra vendite e spese, ovvero l'utile o la perdita, viene quindi riportata sul conto del capitale proprio.
2. Successivamente, si chiudono dividendi o prelievi riportando il saldo di questi conti sul conto del capitale proprio.
3. Infine, si chiude il conto del capitale proprio riportando il saldo al nuovo anno fiscale. Il nuovo esercizio inizia con il bilancio di apertura.

Il principio della chiusura è un elemento fondamentale del rendiconto annuale in contabilità. Esso garantisce che i conti vengano azzerati al termine di un periodo contabile e siano pronti a registrare le transazioni del periodo successivo. Questo principio consente inoltre di riportare correttamente l’utile o la perdita aziendale sul conto del capitale proprio, offrendo un quadro accurato della situazione finanziaria.

La gestione del libro mastro richiede quindi precisione e cura dei dettagli. Assicurati che tutte le transazioni siano registrate e classificate correttamente. Oltre a facilitare la gestione delle finanze aziendali, ciò è essenziale ai fini delle normative fiscali e per fornire informazioni finanziarie precise a investitori, banche e altre parti interessate.