L'inventario è un processo aziendale che consente un inventario completo dei beni e dei debiti.
In questo contributo viene spiegato come viene definito l'inventario e se anche tu sei obbligato ad effettuare un inventario. Scopri i motivi per cui gli inventari regolari non sono solo necessari a causa dei requisiti legali, ma hanno anche vantaggi finanziari e possono rafforzare la fiducia dei partner commerciali.
L'inventario è il processo di inventariamento completo di tutti i beni e i debiti di un'azienda. La quantità e il valore delle scorte vengono registrati e documentati in un inventario. L'inventario viene solitamente effettuato alla fine di un anno fiscale.
L'esecuzione di inventari regolari non è solo importante per adempiere agli obblighi di legge (cfr. art. 958 CO), ma contribuisce anche ad aumentare l'efficienza, a risparmiare denaro e a migliorare il funzionamento generale dell'azienda.
L'inventario consente alle aziende di ottenere una panoramica accurata delle loro scorte . Questo è importante per garantire che le scorte effettivamente disponibili corrispondano ai record.
Il controllo regolare delle scorte può portare, tra le altre cose, a una maggiore soddisfazione del cliente . Perché l'azienda può garantire che tutti i prodotti necessari siano disponibili in quantità sufficiente. In questo modo è possibile evitare ritardi nella consegna ai clienti.
La valutazione delle attività nell'ambito di un inventario è fondamentale per la preparazione di bilanci e rendiconti finanziari accurati. Questo non è solo vantaggioso per il processo decisionale interno e la gestione aziendale, ma è anche previsto nell'ambito della rendicontazione esterna da parte di stakeholder esterni come investitori o istituti di credito.
Una gestione accurata dell'inventario può migliorare l' affidabilità creditizia di un'azienda e rafforzare la fiducia dei partner commerciali, in quanto indica che l'azienda gestisce le sue risorse in modo efficace.
L'inventario serve anche come mezzo per rilevare furti o frodi. Il confronto delle scorte fisiche determinate nell'ambito dell'inventario con i record della contabilità può essere utilizzato per rilevare e indagare sulle irregolarità .
Se le scorte effettive differiscono notevolmente dalle cifre registrate, ciò può indicare che le merci sono state rubate illecitamente. L'azienda può ora avviare i mezzi per individuare i retroscena e prevenire i furti in futuro.
A ciò si aggiungono i requisiti legali che obbligano molte aziende a effettuare regolarmente un inventario.
La valutazione delle scorte nell'ambito dell'inventario ha anche un effetto sull'accertamento fiscale della società. La corretta registrazione dei valori delle scorte è importante per poter calcolare con precisione le imposte.
In linea di principio, le aziende che sono tenute a tenere una contabilità ordinaria secondo il diritto svizzero sono obbligate anche a effettuare un inventario. Queste aziende devono, ai sensi dell'art. 958c cpv. 2 CO eseguire un inventario alla fine di un anno fiscale. Questa regola riguarda principalmente le società di capitali (SA, Sagl), le società cooperative e le imprese individuali con un fatturato di almeno CHF 500‘000.
Le imprese individuali o le microimprese con un fatturato inferiore a CHF 500‘000 nell'ultimo esercizio finanziario non devono tenere una contabilità ordinaria e possono invece calcolare i loro profitti sulla base di un libro cassa. Di solito sono esenti dall'obbligo di inventario.
Per l'inventario si distingue tra inventario fisico e inventario contabile:
L'inventario fisico si riferisce al conteggio fisico e alla verifica di tutti i beni esistenti di un'azienda. Tutti i prodotti e i materiali nel locale di vendita e nel magazzino vengono conteggiati, pesati o misurati. Se non è possibile un conteggio esatto, è possibile stimare la quantità.
L'inventario contabile, invece, si riferisce alla verifica dei beni immateriali che non possono essere conteggiati fisicamente. Questi includono, ad esempio, il saldo bancario, i debiti, i crediti e le passività.
Questa forma di inventario si basa su documenti giustificativi come estratti conto, contratti e fatture, in base ai quali viene determinato il saldo.
Se un'azienda desidera controllare le proprie scorte, può scegliere tra diverse tipologie di inventario:
In questo tipo di inventario, l'intero inventario fisico dell'azienda viene conteggiato in una data di riferimento specifica. L'inventario alla data di riferimento si applica di solito alla fine dell'esercizio nell'ambito della data di riferimento del bilancio . La data di riferimento del bilancio per la maggior parte delle aziende è il 31 dicembre.
Poiché per molte aziende non è possibile effettuare un inventario il 31 dicembre, esiste il cosiddetto "inventario tempestivo alla data di riferimento". In questo tipo di inventario, l'Amministrazione federale delle contribuzioni concede all'azienda un margine di dieci giorni intorno alla data di riferimento, in modo che l'inventario possa essere eseguito in modo più flessibile.
Nell'ambito dell'inventario a campione, solo una parte dell'inventario viene conteggiata fisicamente. I risultati vengono quindi estrapolati per stimare l'inventario totale. Ad esempio, nel magazzino vengono conteggiate solo alcune sezioni dello scaffale. I risultati ottenuti vengono quindi estrapolati all'intero inventario.
In questo metodo, è necessario selezionare i campioni con molta attenzione. Solo in questo modo è possibile ottenere un risultato relativamente accurato e veritiero. Anche l'inventario a campione viene solitamente eseguito alla data di riferimento del bilancio.
In caso di inventario permanente, l' inventario viene costantemente monitorato. Ciò significa che per mezzo di un sistema di gestione delle merci, le entrate, le uscite e le variazioni delle scorte, ovvero tutti i movimenti di merci, vengono costantemente documentati.
L'inventario permanente ha il vantaggio che le scorte sono monitorate attentamente durante tutto l'anno e l'elenco delle scorte può essere creato alla data di riferimento del bilancio in pochi secondi.
Questo metodo significa che solo una parte delle scorte viene conteggiata fino a quando, dopo un po', sono disponibili i dati sull'intero inventario. Successivamente, si ricomincia da capo. Invece di contare tutto in un'unica data di riferimento, nell'inventario mobile la registrazione delle scorte viene distribuita su tutto l'anno ed eseguita costantemente.
Durante l'esecuzione di un inventario, è necessario osservare alcuni principi per garantire un inventario accurato. Questi principi contribuiscono a garantire che l'inventario fornisca risultati affidabili e significativi sulle scorte effettive.
Nell'ambito della pianificazione e dell'esecuzione di un inventario, è utile eseguire le seguenti fasi:
In primo luogo, stabilisci la data per l'inventario scegliendo una data in cui l' onere organizzativo e il carico di lavoro siano i più bassi possibili , nel rispetto delle disposizioni di legge.
Ora dovresti creare una pianificazione per l'inventario per poter pianificare esattamente quanto tempo ci vorrà per l'inventario. È importante chiarire se la produzione può continuare durante l'inventario, deve essere ridotta o completamente interrotta.
Tutte le date di inventario e le responsabilità di tutti i partecipanti all'inventario sono definite nel calendario di inventario .
Per poter rispettare la pianificazione il giorno dell'inventario, è necessario preparare l'inventario.
Il giorno dell'inventario, assicurarsi che le superfici necessarie per l'inventario siano ripulite e che le scorte siano ordinate in modo chiaro. Controlla che ogni articolo sia contrassegnato correttamente.
Se necessario, determinare con quale procedura deve essere determinato il rispettivo articolo e fornire gli strumenti necessari, come scanner, calcolatrici, bilance, penne e foglietti per appunti.
Crea moduli di registrazione, elenchi di inventario e istruzioni di inventario chiaramente comprensibili.
Istruisci gli aiutanti all'inventario in anticipo e fornisci loro tutte le informazioni necessarie. Assicurati che tutto sia stato compreso per evitare errori durante l'inventario.
Al termine della registrazione dell'inventario, il responsabile dell'inventario verifica la correttezza e la completezza di tutti i documenti, le registrazioni e le firme.
I documenti di inventario vengono ora inseriti in un software o in un programma di inventario speciale.
Per un inventario completo, oltre all'inventario fisico, è necessario eseguire anche un inventario contabile.
Affinché ciò avvenga il più rapidamente possibile e senza intoppi, durante tutto l'anno dovresti assicurarti di documentare tutte le transazioni commerciali in modo completo e in ordine cronologico. A tale scopo, conserva tutte le ricevute in modo che possano essere facilmente assegnate, anche da una persona esterna.
Nell'ambito dell'inventario contabile vengono quindi elencati tutti i valori patrimoniali e dei debiti immateriali a una data di riferimento specifica.
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L'inventario è la registrazione di tutto ciò che si possiede, che può essere creato in seguito all'inventario fisico. L'inventario fisico, d'altra parte, è il processo di conteggio e documentazione delle attività e dei debiti.
Per molte aziende è obbligatorio fare un inventario ai sensi del diritto commerciale e fiscale. Se non si effettua un inventario o lo si fa in modo improprio, ciò può comportare conseguenze che vanno dalle multe alle pene detentive.
A seconda dei tipi di attività registrate da un'azienda nell'ambito dell'inventario, sono necessarie anche cose diverse per l'inventario. I possibili strumenti necessari sono, ad esempio, calcolatrici, bilance, computatrici, ausili per il sollevamento, scatole, penne, foglietti per appunti, dispositivi di registrazione, scanner, elenchi di scorte e moduli di registrazione.
Per l'inventario contabile, d'altra parte, sono necessarie prove di credito, pagamento o credito come ricevute, estratti conto, fatture e ricevute.
L'inventario viene solitamente eseguito da personale interno all'azienda. Tuttavia, molte aziende ricorrono anche a lavoratori esterni temporanei con basse qualifiche professionali per motivi di costo, che possono tuttavia essere associati a una maggiore suscettibilità agli errori.
Revisori interni o esterni verificano la correttezza e la completezza dell'inventario effettuato per garantire che sia conforme agli standard e ai principi.
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