A cosa serve una fattura che nessuno deve pagare? La fattura proforma mostra tantissime cose! Qui spieghiamo in modo semplice e comprensibile cos'è esattamente una fattura proforma e cosa dovresti sapere sul suo scopo e sulle specifiche formali. Incluso il modello gratuito da scaricare.
La fattura proforma: ciò che devi sapere
Definizione: cos'è una fattura proforma?
Una fattura proforma non è una fattura nel vero senso del termine, ma un giustificativo rilasciato esclusivamente per motivi formali. Viene utilizzata ad esempio per la spedizione di campioni o pezzi di ricambio gratuiti dalla Svizzera all'estero o viceversa. In questo modo assomiglia a una conferma d'ordine e serve principalmente a scopi doganali nell'ambito del commercio internazionale.
Fattura proforma: la fattura per la dogana
La fattura proforma (inglese: "pro forma invoice") viene creata per merci senza valore commerciale e non deve essere pagata. Inoltre, non viene registrata nella contabilità. Tutte le merci con valore commerciale, tuttavia, devono essere accompagnate da una regolare fattura commerciale.
Sebbene non debba essere pagata dal destinatario, la fattura proforma svolge comunque un ruolo importante per la dogana, in quanto il suo scopo è dichiarare il valore della merce. Per la dogana è irrilevante che la merce abbia o meno un valore commerciale. Le autorità stabiliscono quindi che anche sulla fattura proforma debba essere indicato il valore corretto delle merci.
La differenza fondamentale rispetto alla fattura commerciale è che per una consegna con una fattura proforma valida non vengono riscossi dazi doganali.
Ulteriori campi di applicazione della fattura proforma
Sebbene la fattura proforma si utilizzi principalmente per la spedizione di merce gratuita all'estero, può essere utilizzata anche per altri scopi:
Per pagamenti anticipati
In caso di pagamenti in anticipo, è anche possibile utilizzare la fattura proforma come pre-copia della fattura effettiva. Serve quindi come una richiesta di pagamento e corrisponde a una conferma d'ordine.
Per la rateizzazione creditizia o debitoria
Nella contabilità una fattura proforma può sostituire una fattura che non è ancora disponibile come giustificativo. Ad esempio, quando si preparano i bilanci d'esercizio è possibile registrare una fattura proforma se la fattura originale non è ancora disponibile ma l'importo della fattura è già noto.
Come creare una fattura proforma
Le informazioni sulla fattura proforma sono le stesse di una normale fattura commerciale per il commercio estero. Ci sono quindi pochi scostamenti formali da tenere a mente quando si crea una fattura proforma. La differenza principale tra i due tipi di fattura è che sono chiaramente indicate come "Fattura proforma" o come "Fattura commerciale" (oppure "Commercial invoice").
Quali indicazioni deve contenere la fattura proforma?
- Contrassegno "Fattura proforma" o "Pro-Forma Invoice"
- Nome e indirizzo postale del mittente, incluse le informazioni di contatto
- Nome e indirizzo postale del destinatario (indirizzo di fatturazione), incluse le informazioni di contatto
- Data e numero della fattura
- Designazione delle merci
- Quantità, prezzo unitario, peso, prezzo totale
- Valore totale delle merci*
- Valuta
- Paese di origine**
- Motivo di esecuzione** * (es. campioni gratuiti, sostituzione gratuita)
- Coordinate bancarie
- Firma
* Anche se si tratta di una spedizione priva di valore commerciale, il valore delle merci deve essere specificato nel modo più preciso possibile. Se la dogana presenta dubbi riguardo al valore dichiarato, ciò può causare ritardi.
** Il Paese di origine si riferisce al Paese in cui sono state prodotte le merci (il Paese di origine può differire dal Paese da cui vengono spedite). Tenere inoltre presente che in alcuni casi è richiesto un cosiddetto certificato di origine. Ulteriori informazioni sono disponibili presso la camera di commercio locale.
*** Il motivo per cui si crea una fattura proforma è un dato molto importante per le autorità doganali. Frasi esemplari a tal fine sono: «Value for customs purposes only – Gift free of charge», «Value for customs purposes only – Samples free of charge», «Value for customs purposes only – Replacement delivery (warranty)».
Modello di fattura proforma per Excel, Word e PDF
Come può presentarsi in concreto una fattura proforma? Qui troverai dei modelli gratuiti che ti aiuteranno a creare la tua fattura proforma. Prendi i modelli in formato Excel, Word o PDF come esempi per creare i tuoi documenti di fatturazione proforma oppure usali direttamente come modelli personalizzabili e compilabili. Ovviamente i modelli gratuiti possono anche essere stampati:
Fattura proforma in bexio
Con bexio, il software aziendale per start-up e PMI, crei fatture proforma in modo ancora più semplice. Nel nostro programma di fatturazione basato su cloud, puoi farlo letteralmente con tre clic: vai alla scheda "Vendite", quindi "Fattura" e infine "Nuova fattura". Ora potrai creare una nuova fattura. Nella creazione della fattura, utilizza il titolo "Proforma". Puoi inserirlo direttamente durante la creazione o definirlo sopra le posizioni nella scheda "Testi".
Bexio aggiunge automaticamente tutti i dati rilevanti del cliente in questione. In questo modo puoi svolgere le attività di routine più velocemente e mantenere una panoramica chiara della tua amministrazione. A proposito: grazie alla nostra app mobile bexio Go puoi fare tutto questo comodamente in viaggio, in hotel, durante la visita ai clienti o durante i viaggi in treno.
Domande frequenti sulla fattura proforma
In quali casi è necessario creare una fattura proforma?
Le fatture proforma vengono utilizzate per operazioni commerciali transfrontaliere in cui non vi è alcun valore commerciale e in cui il destinatario non deve pagare nulla. Per la dogana del Paese di destinazione, inserirai comunque il valore della merce. Lo farai ad esempio quando spedisci dispositivi inviati e riparati, dispositivi di sostituzione, pezzi di ricambio gratuiti, regali, campioni di merci e donazioni. Anche se il destinatario paga per intero il prodotto acquistato tramite pagamento anticipato, emetterai una fattura proforma come conferma d'ordine.
Cos'è una fattura di esportazione?
Una fattura di esportazione viene creata specificamente per l'esportazione di merci da un Paese. Analogamente a una fattura commerciale, questa contiene dettagli sulla vendita, ma è specificamente orientata alle esigenze del Paese di esportazione e contiene particolari indicazioni per le autorità doganali o informazioni specifiche sull'esportazione. La fattura di esportazione funge da documento legale per la contabilità e lo sdoganamento.
In quale lingua deve essere scritta la fattura proforma?
L'inglese è la lingua preferita nel commercio internazionale e accettata come lingua commerciale globale. In molti casi, è comunque vantaggioso redigere la fattura proforma nella lingua ufficiale del Paese di destinazione per facilitare lo sdoganamento ed evitare ritardi. A volte è persino utile creare una fattura proforma multilingue, soprattutto se è destinata a Paesi e regioni che hanno più lingue ufficiali.
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