Dans le monde des affaires, la ponctualité des paiements est déterminante pour les liquidités et la stabilité des entreprises. Mais le fait est que les factures ne sont pas toujours réglées dans les délais. Le rappel de paiement amiable vous permet alors d'attirer l'attention de vos clients sur les factures impayées. Découvrez dans cet article quels sont les points à ne pas négliger et téléchargez des modèles pour votre prochain rappel de paiement.
Rappel de paiement: notions de base et modèles de textes
Qu'est-ce qu'un rappel de paiement?
En période d'activité intense, il peut arriver qu'un client ne paie pas une facture dans les délais. Vous lui adressez dans ce cas un rappel de paiement pour le lui signaler poliment. Vous lui donnez ainsi l'opportunité de régler le montant dû sans devoir entreprendre des démarches juridiques.
Quelles indications doivent figurer sur un rappel de paiement?
Un rappel de paiement vise à informer de manière aimable votre client qu’une facture est impayée. Il est recommandé pour ce faire d’employer un ton à la fois courtois et factuel. Le rappel de paiement doit contenir les informations les plus importantes concernant la facture ou le paiement en souffrance, afin que votre client puisse y donner suite sans complication. Ces informations incluent notamment:
- L'adresse de votre entreprise
- L'adresse du client (adresse de facturation)
- La date d'émission du rappel de paiement
- Le numéro de facture de la facture impayée
- La date de la facture ouverte et la date d'échéance initiale
- La liste des biens ou services livrés
- Le montant dû
- La nouvelle date d'échéance
- Les détails de paiement (coordonnées bancaires)
- Un texte rédigé de manière courtoise (voir modèles)
Comment rédiger un rappel de paiement courtois? Modèles et textes (Suisse)
Dans une lettre de relance, il convient d'utiliser des formulations aimables tout en étant factuel. Après tout, un client peut oublier de régler une facture pour des raisons très différentes. Dans la plupart des cas, il s'agit d'un oubli ou d'une erreur de gestion et non d'une omission intentionnelle.
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d'éléments clés à utiliser pour communiquer de manière respectueuse, polie et compréhensive dans vos rappels de paiement:
- Formule d'appel: Plutôt que de commencer votre lettre par un «Cher(e) client(e)» standard, optez pour une formule d'appel personnelle qui aura un effet nettement plus amical. Utilisez si possible le nom d'une personne de contact.
- Remerciements: Remercier le client pour la confiance qu'il vous a témoignée jusqu'à présent constitue une excellente entrée en matière et renforce l'impact de votre message.
- Faire preuve de compréhension: Personne n'est à l'abri d'un oubli de temps à autre. Le simple fait de le mentionner dans votre lettre montrera à votre client que vous savez faire preuve de compréhension et lui retirera un peu de pression.
- Donner des informations claires: Le client doit pouvoir identifier en un coup d'œil de quelle facture il s'agit et quel est le montant dû.
- Fixation d'un délai: Il convient de toujours mentionner un nouveau délai de paiement afin de donner au client une référence temporelle.
- Possibilité de contact: Mettez à la disposition du client un interlocuteur direct en cas de questions ou d'incertitudes.
- Conclusion: Pour finir, utilisez simplement une formule cordiale telle que «Sincères salutations».
Les textes suivants peuvent servir de modèle pour un rappel de paiement amical. Vous pouvez bien entendu les adapter en fonction de vos besoins:
- Introduction: «Nous tenons à vous remercier pour votre commande passée chez [nom de l'entreprise] et espérons sincèrement que nos services ont répondu à vos attentes.»
- Mention du paiement en attente: «Sauf erreur ou omission de notre part, il semblerait que la facture numéro [XYZ] n'ait pas été réglée à ce jour. Nous vous saurions gré de bien vouloir transférer le montant associé à celle-ci.»
- Formule compréhensive: «Nous ne doutons pas qu'il s'agit d'un simple oubli de votre part et souhaitions attirer votre attention sur ce paiement en attente.
- Fixation d'un délai: «Nous vous prions de bien vouloir régler le montant dû pour cette facture avant le [nouvelle date d'échéance].»
- Offre de contact: «Nous restons à votre disposition si vous avez des questions ou souhaitez régler ce montant en plusieurs fois. Vous pouvez nous joindre au [coordonnées].»
- Conclusion: «Nous vous remercions par avance pour ce règlement et nous réjouissons de poursuivre notre collaboration.»
Le choix de communiquer de manière plus succincte ou plus détaillée dépend de la relation que vous entretenez avec votre client. S'il s'agit d'un nouveau client et que vous ne vous connaissez pas encore bien, mettez l'accent sur la politesse et la compréhension:
«Dans l'agitation du quotidien, il arrive parfois qu’une facture passe inaperçue… De fait, il semblerait que le paiement de notre facture datée du XX janvier 20XX ne nous soit pas parvenu. Nous vous saurions gré de bien vouloir procéder à son règlement avant le XX février 20XX. Si votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette lettre, merci de ne pas en tenir compte.»
S'il s'agit d'un client de longue date qui a toujours payé à temps, un rappel de paiement bref mais amical est amplement suffisant:
«Il semblerait que notre facture datée du XX janvier 20XX n’ait pas encore été réglée. Merci de bien vouloir procéder à son paiement avant le XX février 20XX.»
Procédure et bases légales en cas de retard de paiement
Avant d'envoyer un rappel de paiement ou une lettre de relance, il est important de se familiariser avec les bases juridiques applicables en cas de non-paiement d'une facture.
Bases légales pour l'envoi d'un rappel de paiement
Le commerce ou l'échange de prestations entre commerçants repose toutefois sur des conditions de paiement convenues contractuellement entre eux. Le contrat fixe entre autres les délais de paiement. En règle générale, le délai entre la réception de la prestation et le paiement est de 30 jours maximum. Des délais de paiement plus longs ne peuvent être convenus que dans certains cas exceptionnels. Le paiement est donc dû au plus tard à la date fixée ou après 30 jours.
Si le client ne respecte pas le délai de paiement (déterminé par la date de réception du paiement), il y a automatiquement retard de paiement. Le client en retard de paiement (appelé dans ce cas également débiteur) est «mis en demeure» par un rappel de paiement. Cela signifie que le fournisseur (créancier) rappelle au débiteur la date de paiement passée et lui demande à nouveau de régler le montant associé à la facture.
Si le contrat de vente ou la facture fixe un jour calendaire précis comme date de paiement, le débiteur est en retard de paiement dès que cette date est dépassée sans réception du paiement par le fournisseur, et ce même si ce dernier n'a pas envoyé de rappel de paiement. De même, un commerçant est automatiquement en retard de paiement 30 jours après réception de la facture ou de la prestation. En revanche, un consommateur n'est en retard de paiement que si cette conséquence juridique a déjà fait l'objet d'une mention sur la facture.
Le rappel de paiement est donc avant tout un instrument permettant de mettre le débiteur en demeure de payer après l'expiration du délai de paiement. Il est lié au délai qui avait été convenu comme date de paiement. En règle générale, les contrats à durée indéterminée (les loyers, par exemple) sont exclus de la mise en demeure automatique après 30 jours. Dans ce cas, le débiteur doit être formellement mis en demeure par un rappel.
Conséquences juridiques du retard
Si le débiteur est en retard de paiement en raison d'échéances dépassées ou après avoir reçu un rappel de paiement, cela a des conséquences juridiques pour lui-même comme pour le fournisseur. Ce dernier a dès lors le droit de facturer des intérêts sur les sommes dues. Les intérêts de retard sont calculés proportionnellement sur la base du taux d'intérêt annuel et du nombre de jours de retard. Ils peuvent être calculés à partir du premier jour de dépassement de la date de règlement et à partir du moment où le débiteur est considéré comme étant en retard de paiement.
Parallèlement, le fournisseur a la possibilité, s'il le souhaite, d'engager une procédure judiciaire de recouvrement. Contrairement à ce que l'on croit parfois à tort, il n'est pas obligé d'envoyer trois rappels au préalable. Dans la pratique, toutefois, le fournisseur commence généralement par envoyer un rappel amical afin d'inciter le client à régler sa facture sans pour autant mettre à mal la relation commerciale existante en le menaçant immédiatement d'une procédure judiciaire.
Procédure à suivre en cas de retard de paiement
La procédure suivante est la plus courante:
- Rappel de paiement amical (envoi 7 à 14 jours après la date d'échéance passée)
- Première relance (envoi 10 à 14 jours après le rappel de paiement)
- Deuxième et dernière relance (envoi 10 à 14 jours après la première relance, avec menace de poursuite, et de préférence par lettre recommandée)
- Ouverture de la poursuite
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bexio est conçu spécialement pour répondre aux besoins des petites entreprises, des indépendants et des start-ups suisses. Notre solution permet de gérer l’ensemble de l'administration d'une PME, le tout dans une seule application basée sur le web – du traitement des commandes à la facturation et au processus de relance automatiques, en passant par la comptabilité. Cette solution complète est disponible dès CHF 35.– par mois.
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Questions fréquentes concernant les rappels de paiement
Quand faut-il envoyer un rappel de paiement?
Un rappel de paiement est envoyé lorsqu'une facture n'a pas été réglée à la date d'échéance. Il peut s'agir de la première phase d'une procédure de rappel en plusieurs étapes. En Suisse, le premier rappel de paiement est généralement envoyé 7 à 14 jours après la date d'échéance initiale de la facture.
Le rappel de paiement est-il considéré comme la première relance?
Le rappel de paiement et la relance ont tous deux pour but de rappeler au destinataire les paiements en retard. Le rappel de paiement équivaut donc à une relance juridiquement valable. Dans la pratique, on considère toutefois souvent qu'un rappel de paiement amical est un préalable au processus de relance.
Comment faire pour éviter les rappels de paiement en tant que fournisseur?
Du point de vue du fournisseur, différentes mesures peuvent être prises pour inciter vos clients à payer à temps. Quelques exemples: des conditions de paiement claires, l'envoi rapide de la facture, éventuellement une proposition d'escompte en cas de paiement dans les 7 jours par exemple, l'entretien de bonnes relations avec les clients ou encore le suivi de vos encaissements, à l'aide d'un programme de comptabilité automatisé comme bexio.
En tant que client, comment éviter les rappels de paiement?
Dès que vous recevez des prestations, vérifiez immédiatement les factures et clarifiez éventuellement les incertitudes. Notez les délais de paiement dans votre calendrier ou utilisez un système de paiement automatisé. Constituez des réserves et essayez de communiquer ouvertement avec vos fournisseurs si vous rencontrez des difficultés de paiement.
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