Le numéro de facture est un élément important de toute facture. Il se compose d'une combinaison unique de chiffres, de lettres et de tirets et permet d'attribuer clairement un paiement ou une écriture à une transaction. Découvrez dans cet article tout ce qu'il faut savoir sur les numéros de facture.
Numéro de facture: Définition, obligations, exemples
Qu'est-ce qu'un numéro de facture?
Un numéro de facture est un numéro généralement séquentiel composé soit uniquement de chiffres, soit d'une combinaison de chiffres, de lettres et de traits d'union. Chaque numéro est nécessairement unique dans le système de facturation. Il peut être créé manuellement ou automatiquement à l'aide d'un logiciel de facturation.
Cet article traite des points suivants:
- Bien numéroter vos factures
- Exemples de numéros de facture
- Les numéros de facture doivent-ils être séquentiels?
- Où doit figurer le numéro de facture?
- Une facture sans numéro de facture est-elle valable?
- Numéro de facture attribué deux fois – que faire?
- Comment corriger une erreur de numéro de facture?
- FAQ: Questions fréquentes concernant la numérotation des factures
Bien numéroter vos factures
Un numéro de facture ne peut pas être attribué deux fois. Chaque facture doit donc avoir un numéro de facture unique.
En règle générale, la numérotation des factures doit suivre une systématique compréhensible – une combinaison de l'année, du numéro de client et d'un numéro séquentiel, par exemple. La numérotation séquentielle peut être illimitée (chaque client a son propre numéro séquentiel, par exemple) ou recommencer chaque année à partir de 1 (réinitialisation de la numérotation en début d'année). Dans ce dernier cas, l'ensemble des factures établies au cours d'une année sont rassemblées dans une «tranche de numéros».
Exemples de numéros de facture
Un numéro de facture peut par exemple comprendre l'année, le numéro de client ainsi que des chiffres, des lettres ou des traits d'union. Voici quelques exemples:
Nº de facture: FA-2022-C2-03
Dans cet exemple, la facture commence par l'abréviation «FA», suivie de l'année d'émission 2022, du numéro de client 2 et de la troisième facture établie cette année pour ce client. L'intérêt de ce format est qu'il est particulièrement clair et flexible.
Nº de facture: 2022-2905-1799-M12345
Ce numéro de facture se compose de l'année 2022, de la date du 29 mai, du numéro de client 1799 et d'un numéro séquentiel qui peut également contenir des lettres. Cette structure peut considérablement faciliter la recherche d'un justificatif en cas de réclamation ou de questions.
Nº de facture: DESTINATAIRE_2022_013
Le nom du destinataire de la facture est ici placé au début du numéro de facture, suivi de l'année en cours et, dans notre exemple, du numéro de la facture établie pour ce client. Le destinataire de la facture étant placé au début, ce format permet de retrouver rapidement une facture donnée dans un système de classement électronique.
Les numéros de facture doivent-ils être séquentiels?
Bien que les programmes de facturation attribuent généralement des numéros de facture consécutifs, cela n'est pas obligatoire. Il est important en revanche que le numéro soit unique et que la facture puisse ainsi être clairement attribuée à une transaction. La numérotation continue des factures est toutefois judicieuse, car elle vous permet d'avoir une meilleure vue d'ensemble de vos factures et de savoir immédiatement s'il en manque une.
Comme nous l'avons déjà mentionné, vous pouvez opter pour différents types de numérotation séquentielle. Vous pouvez par exemple définir une séquence de numéros propre à chaque client, qui ne sera pas interrompue par un changement d'année et se poursuivra donc indéfiniment. Autre possibilité: définir une numérotation séquentielle générale pour toutes les factures que vous réinitialiserez en début d'année, afin que la longueur de vos numéros de facture reste limitée.Dans tous les cas, il est important de modifier l'année dans votre numéro de facture lors du changement d'année. Dans de nombreux programmes de facturation, cette opération est effectuée une seule fois au début de la nouvelle année. Dans bexio, ceci se fait automatiquement, car vous pouvez composer vous-même le numéro de facture à l'aide d'emplacements réservés. L'année est ainsi actualisée sans travail supplémentaire.
Exemple: Monsieur R. envoie fin décembre 2022 une facture à Madame E. avec le numéro de facture FA-2022-012. En janvier 2023, il envoie une autre facture avec le numéro de facture FA-2023-013. Dans un système alternatif, Monsieur R. aurait également pu fermer la tranche de numéros avec le changement d'année et recommencer en janvier à 001: FA-2023-001.
Où doit figurer le numéro de facture?
Un numéro de facture doit être indiqué de manière bien visible. Il est souvent placé sous l'adresse ou comme titre du document (par exemple, «Facture FA-2022-012»). Il doit être clairement identifiable. Il est conseillé de le faire figurer en gros caractères et/ou en gras.
De même, il doit être clairement indiqué qu'il s'agit du numéro de facture et non du numéro de commande, de référence ou de client. Avec un programme de facturation adapté, vous n'avez aucun souci à vous faire à ce sujet, car les modèles de facture prédéfinis sont conformes aux dispositions légales. Dans les factures générées par bexio, le numéro de facture est clairement identifiable dans le titre:
Une facture sans numéro de facture est-elle valide?
Sur le portail PME, le numéro de facture n'est pas considéré comme l'une des informations devant obligatoirement figurer sur une facture. Ceci dit, il est très courant d'attribuer un numéro à une facture en Suisse. Comme nous l'avons mentionné plus haut, celui-ci facilite l'enregistrement de la créance, les rappels de paiement et le paiement lui-même.
Néanmoins, l'attribution d'un numéro de facture n'étant pas obligatoire en Suisse, une facture privée peut être établie sans numéro de facture. En effet, une facture de ce type est généralement clairement attribuable à une transaction donnée même sans numéro de facture, sur la base d'autres éléments tels que le prestataire, le client, le type de prestation, la date et les adresses des deux partenaires.
Numéro de facture attribué deux fois – que faire?
Un numéro de facture attribué deux fois, que ce soit au même client ou à deux clients différents, peut entraîner un travail de correction et des retards de paiement. Dans ce cas, les systèmes électroniques peuvent bloquer le rapprochement ou la comptabilisation, ce qui nécessite une intervention manuelle.
Si vous utilisez un programme de traitement de texte pour établir vos factures et que les numéros de facture sont saisis manuellement à chaque fois, le risque est grand qu'un numéro de facture soit attribué deux fois. Cette situation ennuyeuse peut être facilement évitée en utilisant un programme de facturation.
Dans tous les cas, vous devez informer les clients concernés de l'erreur et corriger la facture. La section suivante vous explique comment procéder.
Comment corriger une erreur de numéro de facture?
Si vous constatez une erreur dans un numéro de facture, il est recommandé de créer immédiatement une nouvelle facture avec le numéro de facture correct et d'envoyer cette facture correcte au client. En effet, en cas de révision, des questions peuvent également surgir concernant des factures portant le même numéro ou des numéros divergents visiblement de la suite séquentielle.
En revanche, si vous remarquez une erreur dans un numéro de facture après que la facture a été comptabilisée et payée, celle-ci ne peut plus être modifiée, car la transaction est désormais considérée comme clôturée. Dans ce cas, vous devez annuler la facture. La facture d'annulation présente un montant négatif et compense ainsi la facture erronée. Vous pouvez ensuite émettre une nouvelle facture avec un nouveau numéro de facture.
Comment créer facilement une facture dans bexio
- Personnalisez votre modèle une fois pour toutes: Personnalisez votre modèle de facture en fonction de vos besoins en quelques clics. Modifiez la mise en page, le design et insérez votre logo ainsi que votre propre en-tête afin de soigner votre image professionnelle.
- Numéro de facture: Le numéro de facture est généré automatiquement de manière séquentielle. Vous n'avez pas non plus à vous soucier de l'adresse de facturation – il vous suffit d'enregistrer une fois pour toutes les données du client dans le carnet d'adresses centralisé. Lorsque vous créez une facture, vous n'avez plus qu'à sélectionner le client et toutes les données pertinentes sont automatiquement importées dans votre facture.
- Insérez des services ou des produits: Une fois que vous avez enregistré des prestations ou des produits dans le catalogue produits centralisé, vous pouvez les insérer dans vos factures en quelques clics. Vous avez même la possibilité d'importer des temps de travail dans vos factures.
- Vérifiez et envoyez la facture: Avec bexio, vous n'oublierez plus de données importantes – les données telles que le numéro de facture et l'adresse de facturation sont insérées automatiquement. Envoyez ensuite votre facture par la poste ou par e-mail au format PDF, directement depuis votre compte bexio.
FAQ: Questions fréquentes concernant la numérotation des factures
Le numéro de facture est-il identique au numéro de commande?
Non, le numéro de facture et le numéro de commande ne sont pas équivalents. Le numéro de commande sert à identifier une commande et permet de garantir que le client reçoit exactement ce qu'il a commandé. Le numéro de facture, quant à lui, est le numéro qui identifie la facture, autrement dit la demande de paiement.
Un numéro de facture est-il nécessaire sur une facture privée?
Si vous envoyez une facture à un ami en Suisse, vous ne devez pas nécessairement établir un numéro de facture. En effet, une facture ponctuelle de ce type est généralement clairement attribuable à une transaction donnée même sans numéro de facture. Par exemple, sur la base d'autres éléments tels que le prestataire, le client, le type de prestation, la date et les adresses des deux partenaires.
Le numéro de facture peut-il être utilisé comme numéro de commande?
Le numéro de commande peut théoriquement être utilisé comme numéro de facture, à condition qu'il corresponde à un client et une livraison spécifiques. Si vous avez par exemple conclu un contrat à long terme avec un client et que vous établissez régulièrement des factures, le numéro de commande reste inchangé, mais le numéro de facture est différent pour chaque facture.
Les caractères spéciaux sont-ils autorisés dans les numéros de facture?
Dans la mesure où l'attribution de numéros de facture n'est pas obligatoire en Suisse, il n'existe pas non plus de réglementation concernant les caractères spéciaux. Ceci dit, il est important que les numéros de facture puissent être lus électroniquement, c'est pourquoi nous déconseillons l'utilisation de caractères spéciaux. Néanmoins, les tirets sont courants dans les numéros de facture et permettent de les structurer clairement (FA-2022-001, par ex.).
Testez bexio gratuitement et sans engagement pendant 30 jours
Jugez par vous-même en testant toutes les fonctionnalités de bexio, l'outil de gestion idéal des PME.
Avez-vous encore des questions? Appelez-nous: +41 71 552 00 61
Si vous préférez nous écrire: [email protected]
Si vous préférez nous écrire: [email protected]
