À quoi peut bien servir une facture que personne ne doit payer? Comme le montre la facture proforma, à beaucoup de choses! Découvrez ci-dessous en quoi consiste précisément une facture proforma et tout ce que vous devez savoir sur son utilisation et les règles formelles à respecter. Nous vous proposons également un modèle gratuit à télécharger.
Facture proforma: ce qu’il faut savoir
Définition: Qu'est-ce qu'une facture proforma?
Une facture proforma n'est pas une facture au sens propre du terme. Il s'agit plutôt d'un document établi uniquement pour la forme. Elle est utilisée par exemple pour l'envoi d'échantillons ou de pièces de rechange gratuits de Suisse vers l'étranger ou inversement. Elle équivaut donc à une confirmation de commande et sert principalement à des fins douanières dans le cadre d'échanges internationaux.
Facture proforma: une facture pour la douane
La facture proforma (en anglais : «pro forma invoice») est établie pour des marchandises sans valeur commerciale et ne doit pas faire l'objet d'un règlement. De plus, elle n'est pas enregistrée dans la comptabilité. Les marchandises ayant une valeur commerciale, en revanche, doivent être accompagnées d’une facture commerciale standard.
Bien qu'une facture proforma ne doive pas être réglée par le destinataire, elle joue un rôle important pour la douane, puisqu’elle sert à déclarer la valeur des marchandises. En effet, pour les douanes, il importe peu que la marchandise ait une valeur commerciale ou non. Les autorités exigent donc que la valeur correcte des marchandises soit également indiquée sur la facture proforma.
La grande différence par rapport à une facture commerciale est donc que dans le cas d'une livraison avec une facture proforma valide, aucune taxe douanière n'est prélevée.
Autres domaines d'application de la facture proforma
Bien que la facture proforma soit principalement utilisée lors de l'expédition de marchandises sans valeur commerciale à l'étranger, elle peut également être utilisée à d'autres fins:
En cas de paiement à l’avance
Dans le cadre d’un paiement à l’avance, la facture proforma peut être utilisée comme copie préalable de la facture réelle. Elle est considérée ici comme demande de paiement et correspond à une confirmation de commande.
Pour la régularisation des factures fournisseurs ou des factures clients
Dans la comptabilité, une facture proforma peut remplacer une facture encore non disponible comme pièce comptable. Lors de l’établissement des comptes annuels, par exemple, vous pouvez comptabiliser une facture proforma si la facture réelle n'existe pas encore mais que son montant est déjà connu.
Comment créer une facture proforma?
Les informations figurant sur une facture proforma sont les mêmes que celles d'une facture commerciale ordinaire à l’international. Il n'y a par conséquent que quelques différences formelles à prévoir lors de l'établissement d'une facture proforma. La principale différence entre les deux types de factures est qu'elles sont clairement déclarées soit comme «facture proforma», soit comme «facture commerciale» (ou «commercial invoice» en anglais).
Quelles informations doivent figurer sur la facture proforma?
- Indication «Facture proforma» ou «Pro forma invoice»
- Nom, adresse postale et coordonnées de contact de l'expéditeur
- Nom et adresse postale (adresse de facturation) et coordonnées de contact du destinataire
- Date et numéro de la facture
- Description du produit
- Quantité, prix unitaire, poids, prix total
- Valeur totale des produits*
- Monnaie
- Pays d'origine**
- Motif d’exportation*** (échantillons ou pièces de rechange gratuits, par ex.)
- Coordonnées bancaires
- Signature
* Même s'il s'agit d'un envoi sans valeur commerciale, la valeur des marchandises doit être spécifiée aussi précisément que possible. Si la valeur déclarée est mise en doute par les autorités douanières, des retards peuvent se produire.
** Le pays d'origine est celui où les marchandises ont été fabriquées (le pays d'origine peut donc être différent de celui à partir duquel les marchandises sont expédiées). Notez également que dans certains cas, un certificat d'origine peut être requis. Pour plus d'informations à ce sujet, contactez votre chambre de commerce locale.
*** Le motif pour lequel vous établissez une facture proforma est une information très importante pour les autorités douanières. Voici des exemples de formulations possibles: «Value for customs purposes only – Gift free of charge», «Value for customs purposes only – Samples free of charge», «Value for customs purposes only – Replacement delivery (warranty)».
Modèle de facture proforma gratuit au format Excel, Word et PDF
A quoi ressemble concrètement une facture proforma? Vous trouverez ici des modèles gratuits qui vous permettront d'établir votre facture proforma. Utilisez les modèles au format Excel, Word ou PDF comme exemples pour créer vos propres documents de facture proforma ou utilisez-les directement en les remplissant et en les personnalisant. Nos modèles gratuits sont bien évidemment imprimables:
Facture proforma dans bexio
Vous pouvez créer des factures proforma encore plus facilement avec bexio, le logiciel de gestion pour les start-ups et les PME. Dans notre logiciel de facturation basé sur le cloud, seuls trois clics sont nécessaires: il vous suffit d'aller dans l’onglet «Ventes», puis de sélectionner «Facture» et enfin «Nouvelle facture». Vous pouvez alors créer une nouvelle facture. Au moment de saisir votre facture, n'oubliez pas d'utiliser le titre «pro forma». Vous pouvez le saisir directement ou le définir au-dessus des positions dans l'onglet «Textes».
bexio ajoute automatiquement toutes les données nécessaires relatives au client concerné. Vous réalisez ainsi plus rapidement les tâches récurrentes et gardez une vue d'ensemble claire de votre administration. Bon à savoir: Notre application mobile bexio Go vous permet d'effectuer ce type de tâches en toute simplicité lors de vos déplacements, que vous soyez à l'hôtel, en visite chez un client ou dans le train.
Questions fréquentes concernant la facture proforma
Dans quels cas une facture proforma doit-elle être établie?
Les factures proforma sont utilisées pour les échanges transfrontaliers sans valeur commerciale et qui ne donnent lieu à aucun paiement. La valeur de la marchandise est néanmoins indiquée pour la douane du pays de destination. Ce type d'envoi concerne par exemple les appareils réparés et réexpédiés, les appareils de remplacement, les pièces de rechange gratuites, les cadeaux, les échantillons et les dons. Même lorsque le destinataire paie intégralement son produit à l'avance, vous devez émettre une facture proforma en guise de confirmation de commande.
Qu'est-ce qu'une facture d'exportation?
Une facture d'exportation est établie spécifiquement pour l'exportation de marchandises depuis un pays donné. Tout comme une facture commerciale, elle contient des détails sur la vente, mais elle est spécifiquement conçue pour répondre aux exigences du pays exportateur et contient des informations particulières pour les autorités douanières ou des informations spécifiques concernant l'exportation. La facture d'exportation sert de document légal pour la comptabilité et le dédouanement.
Dans quelle langue la facture proforma doit-elle être rédigée?
L'anglais est la langue généralement utilisée dans le commerce international, elle est donc acceptée comme langue commerciale dans le monde entier. Dans certains cas, il est néanmoins préférable de rédiger la facture proforma dans la langue officielle du pays de destination afin de faciliter le dédouanement et d'éviter les retards. Il peut être judicieux de rédiger la facture proforma en plusieurs langues, en particulier lorsqu'elle est destinée à des pays ou régions qui comptent plusieurs langues officielles.
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