Une facturation précise et correcte constitue la base de la stabilité financière de votre entreprise. L'établissement d'une facture ne se résume pas à une simple liste de positions et de prix. Découvrez dans cet article les éléments clés d'une facturation réussie, les mentions obligatoires à inclure et l'intérêt d'un logiciel comme bexio en matière de facturation.
Facturation – toutes les informations concernant les factures
Que désigne au juste la facturation?
Dans le domaine commercial, la facturation est l'enregistrement et l'émission systématique de factures pour les marchandises livrées ou les services fournis. Elle peut avoir lieu avant ou après la fourniture d'un service ou l'expédition de marchandises. La facturation est particulièrement importante pour le calcul correct de la TVA.
Quels sont les différents types de facturation?
Il existe deux modes de facturation courants. Le type de facturation le plus approprié pour votre entreprise dépend d'un certain nombre de paramètres. Dans les deux cas, bexio vous permet de garder une vue d'ensemble et de facturer efficacement tout en gagnant du temps.
Préfacturation
Dans un environnement commercial dynamique, la préfacturation peut s'avérer judicieuse pour une PME: vous stabilisez ainsi vos encaissements et donnez à vos clients une idée claire des coûts à prévoir. Avec la préfacturation, vous établissez la facture avant qu'une marchandise ne soit livrée ou qu'un service ne soit entièrement fourni. Vous êtes payé par vos clients ou vos créanciers avant de fournir une prestation – sous la forme d'acomptes ou de paiements anticipés, par exemple.
La préfacturation peut être une solution intéressante pour les PME qui ne disposent pas des réserves financières des grandes entreprises. Elle est particulièrement avantageuse pour les grosses commandes ou les projets sur le long terme. Vous assurez ainsi la stabilité financière de votre entreprise tout en démontrant votre fiabilité quant à la qualité de vos propres produits et services.
Facturation a posteriori
Comme son nom l'indique, la facturation a posteriori a lieu après la fourniture d'un service ou la livraison d'un produit. Dans ce modèle, le client est votre débiteur: vous concluez la transaction commerciale avant de facturer. Pour les services orientés projet ou les produits à coûts variables, la facturation a posteriori se révèle judicieuse, car le montant exact n'est généralement connu qu'à la fin du processus.
De plus, ce type de facturation renforce la relation de confiance avec vos clients. Toutefois, elle nécessite une planification financière rigoureuse pour s'assurer que votre entreprise dispose de suffisamment de liquidités en attendant les encaissements.
Pour quelles entreprises la facturation est-elle obligatoire?
En principe, toutes les entreprises et prestataires de services suisses sont tenus de facturer lorsqu'ils effectuent des transactions avec des partenaires commerciaux. La facturation répond à des objectifs de documentation et de décompte, mais aussi de transparence vis-à-vis des clients. Les règles et obligations spécifiques en matière de facturation sont régies par la loi sur la TVA (LTVA).
Il existe toutefois des exceptions et des mesures de simplification:
- Petites entreprises: Les entreprises dont le chiffre d'affaires est inférieur à CHF 100'000 par an sont en général exemptées de l'obligation de payer la TVA. Elles peuvent toutefois choisir de payer la TVA sur une base volontaire.
- Exclusions du champ de l'impôt: Certaines prestations sont exonérées de la TVA (les services de santé et d'éducation, par exemple). Les entreprises qui fournissent ce type de prestations ne sont pas tenues de déclarer la TVA.
- Agriculteurs imposés au forfait: Ce groupe bénéficie de règles simplifiées en matière de facturation et de déclaration de la TVA.
Délais pour la facturation
Certaines dispositions légales s'appliquent concernant les délais de paiement et de conservation des factures. Il convient de tenir compte des points suivants:
Délais de paiement
- Règle générale: Sauf accord contraire, les créances résultant de livraisons de marchandises et de prestations de services doivent être payées dans les 30 jours suivant la réception de la facture, conformément au Code suisse des obligations (CO).
- Dispositions individuelles: Il est fréquent que les délais de paiement soient convenus par contrat. Ceux-ci peuvent varier en fonction de la branche et de la relation commerciale. Les délais peuvent alors être plus courts ou plus longs que les 30 jours légaux. Veillez à fixer les délais de paiement par contrat et à obtenir l'accord de vos partenaires commerciaux. Si les deux parties sont d'accord, cela permet d'éviter l'envoi de rappels de paiement.
Délais de conservation
- Factures: Selon l'article 958f du Code suisse des obligations, vous devez conserver les livres de comptes ainsi que les pièces comptables et la correspondance commerciale pendant 10 ans.
- TVA: Pour les entreprises assujetties à la TVA en Suisse, un délai de conservation de 10 ans s'applique également à tous les documents pertinents pour le calcul de l'impôt. Cela concerne également les factures.
Le respect des délais peut être déterminant en cas de contrôle fiscal ou d'éventuels litiges civils, entre autres.
Conséquences d'une facturation erronée
Une erreur de facturation peut avoir différentes conséquences – juridiques, financières ou commerciales. Voici quelques exemples de conséquences potentielles:
- Conséquences en matière de TVA: Une déclaration incorrecte de la TVA peut entraîner des retards de paiement, des intérêts de retard et des pénalités de la part de l'Administration fédérale des contributions (AFC). En cas d'erreurs graves ou d'infractions répétées, les entreprises sont souvent soumises à un contrôle plus intensif.
- Conséquences civiles: Une facturation erronée peut donner lieu à des litiges de droit civil. Par exemple, un montant facturé incorrectement peut mener à des conflits judiciaires entre l'entreprise et le client.
- Perte de réputation: La récurrence d'erreurs de facturation peut nuire à la crédibilité de votre entreprise auprès de vos partenaires commerciaux, impactant ainsi négativement vos relations d'affaires.
- Retards de paiement: Les factures erronées entraînent généralement un retard de paiement, car les clients demandent souvent une correction de la facture avant de régler le montant.
- Charge d'administrative: La correction de factures erronées augmente la charge de travail administrative, engendrant des coûts supplémentaires, notamment en cas de recours à des consultants externes ou à des conseillers juridiques.
Quelles informations doivent figurer sur une facture?
Lorsque vous établissez une facture, veillez à mentionner toutes les informations obligatoires. Vous devez faire figurer les informations obligatoires suivantes, tant pour la préfacturation que pour la facturation a posteriori:
- Numérotation séquentielle des factures
- Date de la facture (généralement la date d'émission)
- Date de la prestation (si elle diffère de la date de la facture)
- Adresse de votre entreprise
- Adresse du destinataire du service
- Votre numéro de TVA ou numéro d'identification des entreprises (IDE) avec la mention TVA (pour les entreprises assujetties à la TVA)
- Montant total de la facture (y compris – pour les entreprises assujetties à la TVA – le taux de TVA et le montant de la taxe)
- Description détaillée des biens livrés ou des services fournis
Vous trouverez de plus amples informations sur le portail PME pour les petites et moyennes entreprises sous Facturation.
La facturation dans bexio
Une facturation correcte nécessite de tenir compte de nombreux détails, mais avec un logiciel de gestion comme bexio, la gestion des factures devient simple et rapide. bexio intègre automatiquement à vos factures un grand nombre d'informations obligatoires, ce qui vous permet de gagner du temps et de vous épargner des efforts. Comment cela fonctionne-t-il au juste?
Le système génère chaque fois un numéro de facture unique selon une séquence continue et insère les données de base importantes, comme votre IDE. Par ailleurs, les sommes telles que le montant total et le montant de la taxe sont toujours calculées de manière précise en sans risque d'erreur. Les informations concernant le client, le prix unitaire des marchandises livrées, les barèmes de prix de vos services, les quantités livrées ainsi que les documents relatifs à la commande sont également pris en compte. Un tableau de bord clair et structuré vous permet d'accéder à tout moment à toutes les informations.
bexio est un logiciel de gestion complet capable de récupérer des informations dans des parties spécifiques de la comptabilité ou de la gestion des marchandises, telles que les articles ou les prix unitaires. La facturation elle-même n'est pas un processus comptable. Ce n'est qu'une fois la facture établie que la comptabilisation s'effectue – et le logiciel s'en charge également pour vous.
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Questions fréquentes concernant la facturation
Que se passe-t-il si je règle une facture en retard?
Si une facture n'est pas payée dans les délais, des intérêts de retard ou des frais de rappel peuvent s'appliquer. Il est important de respecter le délai de paiement indiqué sur la facture.
A quoi renvoie le délai de paiement?
Le délai de paiement correspond à la période pendant laquelle une facture doit être payée, par exemple «payable dans un délai de 30 jours».
Une facture électronique est-elle juridiquement valable en Suisse?
Oui, les factures électroniques sont juridiquement valables en Suisse tant qu'elles contiennent toutes les informations nécessaires et que l'expéditeur et le destinataire sont d'accord.
Quelle est la différence entre une note de crédit et une facture?
Une note de crédit est le contraire d'une facture. Elle spécifie une réduction ou un remboursement d'un montant déjà facturé. Elle doit contenir des informations similaires à celles d'une facture, mais elle doit être clairement identifiée comme une note de crédit.
Que faire si je ne suis pas d'accord avec une facture?
En cas de désaccord ou d'erreur sur une facture, il convient de contacter l'émetteur de la facture le plus rapidement possible afin d'obtenir des éclaircissements.
Dois-je conserver une facture au format papier?
En Suisse, les documents commerciaux, qui incluent les factures, doivent généralement être conservés pendant dix ans. La conservation électronique est également possible, à condition que les données originales soient reproductibles et lisibles à tout moment.
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