Toute entreprise implantée en Suisse doit tenir une comptabilité. C'est également le cas si vous êtes indépendant ou entrepreneur individuel, par exemple. Mais la bonne nouvelle, c'est que c'est que les petites entreprises peuvent tenir leur comptabilité de manière simplifiée au moyen d'une comptabilité de caisse, parfois appelée «carnet du lait». Vous trouverez ici les informations les plus importantes ainsi qu'un modèle Excel à télécharger.
Comprendre la comptabilité simplifiée en Suisse
Qu’est-ce que la comptabilité simplifiée?
Dans la comptabilité simplifiée – que l'on connaît aussi en Suisse sous le nom de «carnet du lait» – Chaque recette et chaque dépense doit être enregistrée une seule fois. Les indépendants et les entreprises individuelles dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à CHF 100'000 ont la possibilité d'opter pour ce type de comptabilité. Si le chiffre d'affaires se situe entre CHF 100'000 et 500'000, il faut y ajouter le décompte de la TVA.
La comptabilité simplifiée en détail
Le nouveau droit comptable (Code des obligations) a été introduit en Suisse début 2013. Depuis cette date, les petites entreprises ne sont plus obligées de tenir une comptabilité en partie double et peuvent se contenter d'une comptabilité simplifiée. Celle-ci est également désignée sous le terme de «carnet du lait» en Suisse. Cette comptabilité simplifiée ne comporte que les recettes, les dépenses et le patrimoine de votre entreprise.
Différence entre la comptabilité en partie simple et la comptabilité en partie double
Dans la comptabilité simplifiée, vous ne saisissez qu'une seule fois chaque recette ou dépense. Il suffit de lister les recettes et les dépenses en fonction de la date à laquelle le montant a été encaissé ou dépensé (méthode du réel). La comptabilité des recettes et des dépenses permet uniquement de savoir si un bénéfice ou une perte a été réalisé.
Dans la comptabilité en partie double, en revanche, vous devez saisir deux fois chaque recette ou dépense. Vous devez d'une part noter sur quel compte le mouvement a eu lieu (compte), et d'autre part à quoi l'argent a été utilisé (compte de contrepartie). Vous trouverez une explication claire ainsi que des exemples dans notre article sur la comptabilité en partie double.
Exigences légales pour la comptabilité simplifiée en Suisse
Comme son nom l'indique, la comptabilité simplifiée facilite généralement la vie des petites entreprises. Il faut néanmoins noter que les principes de l'établissement régulier des comptes et de la comptabilité selon l'art. 957a al. 2 CO doivent être respectés, notamment:
- «l’enregistrement intégral, fidèle et systématique des transactions et des autres faits nécessaires»,
- «la justification de chaque enregistrement par une pièce comptable»,
- «la clarté»,
- «l’adaptation à la nature et à la taille de l’entreprise» et
- «la traçabilité des enregistrements comptables».
Même dans le cas d'une comptabilité simplifiée, vous devez donc veiller à ce que toutes les opérations commerciales soient correctement documentées, de manière compréhensible et complète, avec des pièces justificatives, afin qu'un tiers qualifié puisse rapidement avoir une vue d'ensemble. Ceci inclut entre autres la date de la transaction, le nom du fournisseur ou du bénéficiaire de la prestation ainsi que le motif du paiement.
Qui peut tenir une comptabilité simplifiée?
Si votre chiffre d'affaires annuel est inférieur à CHF 100'000, vous pouvez en principe tenir une comptabilité simple en Suisse.
Entreprise individuelle avec un chiffre d'affaires annuel inférieur à CHF 100'000
En tant qu'entreprise individuelle avec un chiffre d'affaires annuel inférieur à CHF 100'000, vous avez le droit de tenir une comptabilité simplifiée. De plus, vous n'avez pas l'obligation d'établir un décompte de TVA.
Entreprise individuelle avec un chiffre d'affaires annuel de CHF 100'000 à 500'000
En tant qu'entreprise individuelle avec un chiffre d'affaires compris entre CHF 100'000 et 500'000, vous pouvez toujours tenir votre comptabilité de manière simplifiée, mais vous êtes assujetti à la TVA. Vous avez la possibilité de choisir entre un décompte de la TVA simple ou effectif.
Comment tenir une comptabilité simplifiée?
Pour tenir votre comptabilité simplifiée, plusieurs possibilités s'offrent à vous:
En mode automatique avec un logiciel de comptabilité
Même si vous ne tenez qu'une comptabilité simplifiée, vous pouvez établir un compte de recettes et de dépenses à l'aide d'un logiciel de comptabilité pour petites entreprises.
La question de savoir si un logiciel peut vous être utile dépend avant tout du temps que vous souhaitez ou pouvez consacrer à la comptabilité. Si vous rédigez et recevez de nombreuses factures et que vous passez un temps plus long que vous ne le souhaiteriez à tenir votre comptabilité et à traiter les pièces justificatives, il est probablement judicieux pour vous d'opter pour un logiciel de comptabilité.
En mode manuel avec Excel
Sur le plan légal, un modèle Excel suffit théoriquement pour tenir votre comptabilité simplifiée. Notez toutefois que la tenue manuelle de la comptabilité augmente le risque d'erreurs. Vérifiez donc toujours très soigneusement vos documents.
Conseils importants pour la comptabilité simplifiée
Ces conseils sont valables, quelle que soit la méthode que vous choisissez pour établir votre comptabilité simplifiée:
- Enregistrez toutes les recettes sans exception.
- Dans la mesure du possible, enregistrez également toutes les dépenses professionnelles.
- Saisissez au moins les informations suivantes pour chaque recette ou dépense:
- Numéro de reçu
- Date
- Montant de la recette ou de la dépense en CHF
- Description (bénéficiaire ou fournisseur de la prestation et motif du paiement)
Exemple de «carnet du lait»
Cet exemple simplifié vous montre à quoi peut ressembler une comptabilité de caisse (cliquez pour agrandir):
Modèle de comptabilité simplifiée
Afin de vous faciliter la comptabilité simplifiée manuelle, nous vous proposons ici un modèle Excel à télécharger réparti entre recettes et dépenses et pourvu de toutes les colonnes et lignes nécessaires à la comptabilité de casse.
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Questions fréquentes concernant la comptabilité simplifiée
Quels sont les avantages et les inconvénients de la comptabilité en partie simple?
La comptabilité simplifiée, également connue sous le nom de «carnet du lait», présente à la fois des avantages et des inconvénients:
Avantages de la comptabilité simplifiée:
- Simplicité: Par rapport à la comptabilité en partie double, la comptabilité en partie simple est plus facile à comprendre et à mettre en œuvre. Elle ne nécessite pas de double enregistrement des transactions.
- Gain de temps et d'argent: La comptabilité simplifiée étant moins complexe, l'enregistrement des transactions prend moins de temps et permet ainsi d'économiser de l'argent.
- Idéale pour les petites entreprises: Pour les petites entreprises ou les indépendants dont les flux financiers sont faciles à suivre, la comptabilité simple offre un cadre pratique pour la gestion des finances.
Inconvénients de la comptabilité simplifiée:
- Manque de détails: La comptabilité simplifiée n'offre pas le même niveau de détail que la comptabilité en partie double. Elle ne peut donc pas fournir la même quantité d'informations sur la situation financière d'une entreprise.
- Moins de contrôle: La comptabilité simplifiée n'offrant pas le même niveau de contrôle et de traçabilité que la comptabilité en partie double, il peut être plus difficile de détecter les erreurs ou les incohérences.
- Non adaptée aux grandes entreprises: Pour les grandes entreprises dont les transactions sont plus complexes, la comptabilité simplifiée s'avère généralement insuffisante pour gérer correctement l'ensemble des informations financières.
Comment savoir quel type de comptabilité, simplifiée ou en partie double, convient davantage à mon entreprise?
Le choix entre la comptabilité simplifiée et la comptabilité en partie double dépend de nombreux facteurs, notamment de la taille de l'entreprise, du nombre et de la complexité des transactions et, bien entendu, des exigences légales. Il est donc important de tenir compte des besoins et objectifs spécifiques de l'entreprise avant de prendre une décision. Même si votre entreprise démarre modestement, il vaut la peine de se projeter dans l'avenir: avez-vous par exemple l'intention de vous développer dans un avenir proche? Dans ce cas, il est judicieux de tenir une comptabilité en partie double dès le début.
Comment identifier et corriger les erreurs dans ma comptabilité simplifiée?
L'identification et la correction des erreurs dans la comptabilité simplifiée contribuent largement à l'établissement de rapports financiers corrects. Voici quelques mesures qui peuvent vous aider dans cette démarche:
- Vérification régulière: Prenez l'habitude de vérifier régulièrement vos comptes. Cela peut être fait chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre, selon la taille et la complexité de votre entreprise.
- Rapprochement avec les relevés bancaires: Rapprochez régulièrement vos documents comptables de vos relevés bancaires. Des différences entre les deux peuvent révéler des erreurs dans la comptabilité.
- Vérification par un tiers: Il peut être utile de faire vérifier vos comptes par un comptable ou une fiduciaire externe. Un œil averti détectera parfois des erreurs que vous avez peut-être négligées.
- Utilisation d'un logiciel: Un logiciel de comptabilité peut également contribuer à identifier et à corriger les erreurs, voire à les éviter grâce à des processus automatisés.
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