La comptabilité en partie double expliquée simplement

La comptabilité en partie double est une méthode de comptabilité qui consiste à enregistrer deux fois les transactions: sur un compte et sur un compte de contrepartie. En Suisse, les entreprises doivent tenir une comptabilité en partie double à partir d'un certain chiffre d'affaires annuel.

Quelle est la différence entre comptabilité en partie simple et comptabilité en partie double?

On distingue la comptabilité en partie simple et la comptabilité en partie double:

Comptabilité en partie simple

Dans la comptabilité en partie simple, que l'on appelle parfois le «carnet du lait», toutes les recettes et dépenses ne sont saisies qu'une seule fois et sont ordonnées par date. Ce décompte des recettes et des dépenses vous permet uniquement de savoir s'il y a eu un bénéfice ou une perte.

Comptabilité en partie double

Dans la comptabilité en partie double, vous saisissez deux fois toutes vos recettes et dépenses (d'où son nom): Vous indiquez d'une part sur quel compte le mouvement a eu lieu (compte: sur votre compte bancaire ou dans la caisse, par ex.) et d'autre part à quoi l'argent a été utilisé (compte de contrepartie: frais de déplacement, matériel de bureau, frais d'achat de marchandises, par ex.).

La comptabilité en partie double est-elle obligatoire en Suisse?

En Suisse, les entreprises qui doivent tenir une comptabilité en partie double sont, entre autres, les suivantes:

• Les sociétés à responsabilité limitée (SARL)
• Les sociétés anonymes (SA)
• Les entreprises individuelles et sociétés de personnes dont les revenus annuels sont supérieurs à CHF 500’000

Quel est le seuil à partir duquel une entreprise doit tenir une comptabilité en partie double?

Selon l'article 957 du CO, seules les entreprises individuelles et les sociétés de personnes dont le chiffre d'affaires réalisé au cours du dernier exercice est supérieur à CHF 500’000 sont dans l'obligation de tenir une comptabilité en partie double.

Bien que les PME et les indépendants dont le chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas CHF 500’000 ne soient pas obligés de tenir une comptabilité en partie double, celle-ci peut s'avérer fort utile. Vous comprendrez pourquoi dans la section suivante!

Quels sont les avantages de la comptabilité en partie double?

La comptabilité en partie simple (carnet de lait ou comptabilité des recettes et des dépenses) permet uniquement de savoir si un bénéfice ou une perte a été réalisé. La comptabilité en partie double, en revanche, constitue un indicateur important de la performance d'une entreprise. Ses avantages sont nombreux:

• Vous obtenez de nombreuses informations complémentaires pertinentes pour votre entreprise: vous pouvez ainsi savoir par exemple combien d'argent votre entreprise a dépensé à des fins spécifiques, connaître la valeur des stocks (entre autres), et savoir à tout moment de combien d'argent dispose votre entreprise – précisément, et au jour le jour.
• Les données fournies par la comptabilité en partie double peuvent être utilisées pour obtenir d'autres chiffres clés qui vous permettent de mesurer et d'optimiser les performances de votre entreprise (flux de trésorerie et liquidités, par exemple).
• Vous savez dans quelle proportion votre entreprise est financée par des fonds propres ou extérieurs.
• Votre comptabilité est claire et facile à contrôler. Cela permet notamment d'éviter les problèmes avec l'administration fiscale.
• Vous pouvez contrôler votre comptabilité vous-même très facilement: une fois les comptabilisations effectuées, le solde de votre compte bancaire ou de votre caisse doit normalement correspondre au solde de votre comptabilité.

Les bases de la comptabilité en partie double: Introduction

Le bilan constitue la base de la comptabilité en partie double. Les comptes de bilan sont une composante essentielle du bilan. Ils se divisent entre une partie Actif (valeurs patrimoniales) et une partie Passif (valeurs en capital). Le bilan doit toujours être équilibré, c'est-à-dire que la somme de l'actif et du passif doit être exactement la même.

Débit et crédit

Lorsque vous dépensez ou recevez de l'argent dans votre entreprise, ces opérations doivent être comptabilisées dans les comptes de bilan prévus à cet effet, à l'actif ou au passif du bilan. Pour que le bilan soit équilibré, une opération n'est pas comptabilisée sur un seul compte, mais sur deux comptes pour un montant identique: d'une part, vous indiquez pour quoi l'argent a été dépensé, et d'autre part, d'où l'argent provient.

L'écriture se fait donc une fois au débit et une fois au crédit:

• Sur un compte inscrit à l'actif du bilan, vous comptabilisez les encaissements au débit et les décaissements au crédit (dans le premier cas, le solde du compte augmente, dans le second, il diminue). Exemple: si vous achetez des biens et payez comptant, votre patrimoine augmentera (débit), mais la valeur de votre caisse diminuera (crédit). Voici quelques exemples de comptes inscrits à l'actif du bilan: Caisse, Flotte de véhicules, Machines, Bâtiments.
• Sur un compte inscrit au passif du bilan, c'est l'inverse: les décaissements sont comptabilisés au débit et les encaissements au crédit (dans le premier cas, le solde du compte diminue, dans le second, il augmente). Voici quelques exemples de comptes inscrits au passif du bilan: Capitaux propres, Dettes fournisseurs et sur prestations, Capitaux extérieurs.

La comptabilité en partie double en Suisse: Exemples

Les exemples suivants vous permettront de mieux comprendre les principes de la comptabilité en partie double:

Exemple: Dépenses pour fournitures de bureau

Vous achetez des fournitures de bureau pour un montant de CHF 87,50, que vous réglez en espèces.

Les comptes suivants sont concernés:

• Compte Caisse
• Compte Fournitures de bureau

Dans votre logiciel de comptabilité, vous devez donc porter un montant de CHF 87,50 au crédit du compte Caisse (puisqu'il s'agit d'une transaction en espèces et que vous avez dépensé de l'argent) et au débit du compte Fournitures de bureau. Les deux comptes sont du côté de l'actif du bilan.

Exemple: Règlement de créances

Une facture (créance) d'un montant de CHF 150 est réglée par un client par virement bancaire.

Vous enregistrez le montant de CHF 150 au débit du compte Banque (puisque vous avez reçu de l'argent par virement bancaire) et au crédit du compte de contrepartie Créances (puisque des créances ont été réglées). Les deux comptes sont du côté de l'actif du bilan.