Qu'est-ce qu'un bulletin de livraison? Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer sur ce document? À quoi sert un bon de livraison? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les bons de livraison et comment les créer facilement. Utilisez notre modèle gratuit de bulletin de livraison pour Word ou Excel, ou encore plus simplement en ligne grâce au logiciel bexio.
Bulletin de livraison: définition, exemple et modèle
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Qu'est-ce qu'un bulletin de livraison?
Un bulletin ou bon de livraison est une lettre commerciale dont la forme et le contenu ne sont soumis à aucune prescription légale. Le bon de livraison papier est un document traditionnel utilisé depuis longtemps. Aujourd’hui, il est parfois remplacé par un document de suivi transmis par voie électronique. Dans le futur, la version électronique du bulletin de livraison remplacera très probablement la version papier.
Si le bon est établi sur papier, il accompagne directement la livraison qui lui est associée. C’est pourquoi il est parfois désigné sous le nom de document d’accompagnement ou document de suivi.
Le bulletin de livraison est souvent précédé d’un bon de préparation. Ce dernier a une structure similaire et est utilisé dans le cadre de la récupération du produit dans les stocks et de sa préparation en vue de l’expédition.
Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer sur le bon de livraison?
La législation n’impose aucune règle concernant le contenu du bon de livraison. Les mentions figurant sur ce document ne sont donc pas obligatoires. Néanmoins, le bon de livraison présente généralement des informations récurrentes. Voici un exemple type de bulletin de livraison:
Exemple de bulletin de livraison
Mentions figurant sur un document d’accompagnement. Bien que la législation n’impose aucune mention obligatoire, les bons de livraison présentent généralement les informations suivantes:
- Expéditeur
- Destinataire et adresse de livraison
- Liste des marchandises livrées
- Date d'expédition et de livraison
- Poids (le cas échéant)
- Composition et nombre de colis (si nécessaire)
- Informations concernant les commissions (le cas échéant)
Bien souvent, le type de livraison est également indiqué. Il peut s’agir, par exemple, d’une indication relative au transporteur, au bureau de poste ou au coursier concerné. Une note relative au retrait de la marchandise peut également figurer sur le document. Le poids de la livraison et sa composition sont très souvent indiqués. Parfois, le bon de livraison comprend également des prix et des informations relatifs aux commissions.
Créer un bon de livraison
Mis à part les formulaires de livraison classiques pré-imprimés et vierges à remplir à la main, plusieurs solutions existent pour établir des bulletins de livraison:
Modèles de bulletins de livraison pour Excel ou Word
Les modèles de bons de livraison pour Excel ou Word doivent être remplis manuellement sur ordinateur. Vous pouvez également imprimer des modèles vierges, les imprimer et les remplir à la main. Téléchargez nos modèles de bulletin de livraison gratuits pour Word ou Excel:
Créer un bulletin de livraison en ligne
Un logiciel comme bexio vous permet de vous épargner un travail fastidieux: pratiquement toutes les informations peuvent être automatiquement saisies ou importées. De plus, vous pouvez personnaliser l’apparence de vos bons de livraison et intégrer le logo de votre entreprise.
A quoi servent les bons de livraison?
Les bons de livraison ou documents d’accompagnement permettent d’optimiser les relations commerciales de diverses manières:
Ils permettent, par exemple, au destinataire des marchandises de vérifier rapidement si les marchandises indiquées par l’expéditeur sont réellement présentes à la livraison. Ce contrôle à la réception occupe une place très importante dans les grandes entreprises puisqu’au sein de ces dernières, l'acheteur d'un produit n'est généralement pas son premier destinataire. Si un article est commandé par le service des achats, par exemple, les produits commandés ne seront pas livrés directement dans ce service. En règle générale, les grandes entreprises ont en effet un poste dédié à la réception des marchandises.
L'acheteur peut vérifier si la commande qu’il a passée a été correctement préparée et livrée à l’aide du document d’accompagnement. Il sait ainsi que la personne en charge de la réception des marchandises a contrôlé la livraison et que les produits commandés sont bien présents.
Si le document d'accompagnement est envoyé par voie électronique indépendamment de la livraison, il peut également contenir des informations relatives au poids et à l’emballage en vue du stockage, etc., en plus des informations importantes pour la logistique.
Contrôle facilité de la facture
Une fois la marchandise et son bon de livraison livrés au destinataire, la facture correspondante entre en jeu.
Dans la mesure où la facture est généralement séparée de la marchandise livrée, le bulletin de livraison a ici une autre fonction importante: c’est sur la base de ce document que la facture va pouvoir être contrôlée, puisque la marchandise elle-même l’a déjà été lors de sa réception. Ceci permet de garantir que seules les marchandises effectivement livrées sont payées par la suite.
Combien de temps faut-il conserver les bons de livraison?
Comme expliqué précédemment, la législation n’impose aucune règle contraignante concernant la forme et le contenu des bons de livraison, même si, dans la pratique, ces derniers listent généralement un certain nombre d’informations spécifiques. Notez cependant que le traitement des bons de livraison au sein de l'entreprise n’est pas tout à fait libre.
Ces documents appartiennent à la catégorie de correspondance commerciale: en conséquence, leur traitement est soumis à un certain nombre d’obligations, relatives à la durée de conservation notamment. Si un bon de livraison a le statut de pièce comptable, le délai de conservation applicable est le même que celui des factures. Selon la loi suisse, les pièces comptables doivent être conservées pendant 10 ans.
Vous établissez régulièrement des bons de livraison? Utilisez un logiciel!
Si vous établissez régulièrement des bons de livraison, il est judicieux d’opter pour une solution qui vous simplifie la vie: un logiciel de gestion! Avec le logiciel de gestion bexio, vous pouvez établir des commandes et des bons de livraison facilement et rapidement. Grâce au carnet d'adresses intégré, aux éléments de texte préenregistrés et au traitement des commandes intuitif en ligne, vous gagnerez un temps considérable. En outre, vous pouvez personnaliser l’apparence de vos bons de livraison et intégrer, par exemple, le logo de votre entreprise. Et les factures? Vous pouvez les créer facilement et en quelques clics à partir du bon de livraison.
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