Zahlungserinnerung: Basiswissen und Vorlagen für Texte

Im Geschäftsalltag sind pünktliche Zahlungen ausschlaggebend für die Liquidität und Stabilität eines Unternehmens. Doch nicht immer werden Rechnungen fristgerecht beglichen. Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung weisen Sie Ihre Kunden auf offene Rechnungen hin. In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, und erhalten Vorlagen für Ihre nächste Zahlungserinnerung.

Welche Angaben gehören auf eine Zahlungserinnerung?

Mit einer Zahlungserinnerung weisen Sie den Kunden freundlich auf eine offene Rechnung hin. Schreiben Sie sie daher in einem höflichen Ton und formulieren Sie sachlich. Die Zahlungserinnerung sollte die wichtigsten Angaben zur Rechnung bzw. zur ausstehenden Zahlung enthalten, damit Ihr Kunde sie richtig zuordnen kann. Dazu gehören insbesondere:

• Ihre Unternehmensadresse
• Adresse des Kunden (Rechnungsadresse)
• Ausstellungsdatum der Zahlungserinnerung
• Rechnungsnummer der offenen Rechnung
• Datum der offenen Rechnung und ursprüngliches Fälligkeitsdatum
• Auflistung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Ausstehender Betrag
• Neues Fälligkeitsdatum
• Zahlungsdetails (Bankverbindung)
• Fliesstext für eine freundliche Zahlungserinnerung (siehe Vorlagen)

Wie schreibe ich eine freundliche Zahlungserinnerung? Vorlagen & Texte (Schweiz)

Freundliche und sachliche Formulierungen sind in einer Zahlungserinnerung wichtig – schliesslich kann es verschiedene Gründe dafür geben, warum der Kunde die Rechnung noch nicht beglichen hat. Oft handelt es sich um ein Versehen oder einen administrativen Fehler und nicht um eine absichtliche Unterlassung.

Hier finden Sie einige Schlüsselelemente einer respektvollen, höflichen und verständnisvollen Sprache für Ihre nächste Zahlungserinnerung:

• Anrede: Eine persönliche Anrede wirkt wesentlich freundlicher als ein allgemeines «Sehr geehrte Kundinnen und Kunden». Wenn möglich, verwenden Sie den Namen eines direkten Ansprechpartners.
• Dank: Ein Dank für die bisherige Geschäftsbeziehung oder die getätigte Bestellung kann Wunder wirken und ist oft ein guter Einstieg.
• Verständnis zeigen: Es kann immer mal zu Versäumnissen kommen. Das in der Erinnerung zu erwähnen, zeigt Verständnis und nimmt dem Kunden etwas Druck.
• Klare Angaben: Der Kunde muss auf einen Blick erkennen können, um welche Rechnung es sich handelt und wie hoch der ausstehende Betrag ist.
• Fristsetzung: Eine neue Zahlungsfrist sollten Sie immer nennen, um dem Kunden eine zeitliche Orientierung zu geben.
• Kontaktmöglichkeit: Stellen Sie dem Kunden bei Fragen oder Unklarheiten einen direkten Ansprechpartner zur Verfügung.
• Abschluss: Ein netter Abschluss wie «Mit freundlichen Grüssen» rundet die Zahlungserinnerung ab.

Die folgenden Texte dienen als Vorlage für eine freundliche Zahlungserinnerung. Sie können sie natürlich individuell anpassen:

• Einleitung: «Vielen Dank für Ihre Bestellung bei [Firmenname]. Wir hoffen, dass Sie mit unserem Service zufrieden sind.»
• Hinweis auf ausstehende Zahlung: «Es könnte Ihnen entgangen sein, dass die Rechnungsnummer [XYZ] noch nicht beglichen wurde. Wir möchten Sie freundlich daran erinnern, den ausstehenden Betrag zu überweisen.»
• Verständnisvolle Formulierung: «Wir verstehen, dass im Alltag manchmal etwas untergehen kann. Daher möchten wir Sie auf die ausstehende Zahlung hinweisen.»
• Fristsetzung: «Bitte begleichen Sie den ausstehenden Betrag bis zum [neues Fälligkeitsdatum].»
• Kontaktangebot: «Sollten Sie Fragen haben oder eine Ratenzahlung in Erwägung ziehen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können uns unter [Kontaktinformationen] erreichen.»
• Abschluss: «Wir danken Ihnen im Voraus für die rasche Erledigung und freuen uns auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.»

Ob Sie sich kürzer halten oder etwas ausführlicher schreiben, hängt auch von der Beziehung ab, die Sie mit Ihrem Kunden pflegen. Handelt es sich um einen neuen Kunden, mit dem Sie noch nicht gut bekannt sind, setzen Sie auf ausgesuchte Höflichkeit:

«Im hektischen Alltag kann es schnell passieren, dass eine Rechnung in Vergessenheit gerät. Eventuell ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass Sie unsere Rechnung vom XX. Januar 20XX noch nicht beglichen haben. Wir bitten Sie daher, die Zahlung bis zum XX. Februar 20XX vorzunehmen. Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.»

Ein langjähriger Kunde, der immer rechtzeitig gezahlt hat, braucht wahrscheinlich nur eine kurze, aber dennoch freundliche Zahlungserinnerung:

«Möglicherweise haben Sie übersehen, dass die Rechnung vom XX. Januar 20XX noch aussteht. Bitte nehmen Sie die Überweisung bis zum XX. Februar 20XX vor.»

Vorgehen und rechtliche Grundlagen bei Zahlungsverzug

Bevor Sie eine Zahlungserinnerung oder gar eine Mahnung versenden, sollten Sie sich mit den rechtlichen Grundlagen vertraut machen, die bei Nichtbezahlung einer Rechnung greifen.

Rechtliche Grundlagen für den Versand einer Zahlungserinnerung

Eine gesetzliche Zahlungsfrist gibt es in der Schweiz nicht, aber der Handel oder Leistungsaustausch zwischen Kaufleuten basiert auf vertraglich miteinander vereinbarten Zahlungsbedingungen. Im Vertrag werden unter anderem die Zahlungsfristen festgelegt. Zwischen Leistungsbezug und Zahlung liegt in der Regel eine Frist von maximal 30 Tagen. Nur in bestimmten Ausnahmefällen können längere Zahlungsfristen vereinbart werden. Spätestens also zum festgelegten Zeitpunkt oder nach 30 Tagen wird die Zahlung fällig.

Hält der Kunde den Zahlungstermin, gemessen am Eingang der Zahlung, nicht ein, so tritt automatisch der Verzug ein. Der säumige Kunde (in diesem Fall auch Schuldner oder Debitor genannt) wird durch eine Zahlungserinnerung «in Verzug gesetzt». Das heisst, der Lieferant (Kreditor) weist auf den vergangenen Zahlungstermin hin und fordert den Schuldner erneut zur Zahlung auf.

Wurde im Kaufvertrag oder auf der Rechnung ein bestimmter Kalendertag als Zahlungstermin festgelegt, dann ist der Schuldner mit dem Verstreichen dieses Termins ohne Zahlungseingang beim Lieferanten auch ohne Zahlungserinnerung in Verzug. Ebenfalls automatisch gerät ein Kaufmann 30 Tage nach Zugang der Rechnung oder der Leistung in Verzug. Ein Verbraucher hingegen gerät nur dann in Verzug, wenn er bereits auf der Rechnung auf diese Rechtsfolge hingewiesen wurde.

Die Zahlungserinnerung ist also vor allem ein Instrument, um den Schuldner nach Verstreichen des Zahlungstermins in Verzug zu setzen. Sie ist an die Frist gebunden, die als Zahlungstermin vereinbart war. Generell ausgenommen vom automatischen Verzug nach 30 Tagen sind Dauerschuldverhältnisse (z. B. Mieten). Der Schuldner muss in diesem Fall durch Mahnung in Verzug gesetzt werden.

Rechtsfolgen des Verzugs

Befindet sich der Schuldner aufgrund verstrichener Zahlungstermine oder nach Erhalt einer Zahlungserinnerung in Verzug, hat das für Schuldner und Lieferanten Rechtsfolgen. Der Lieferant hat nun das Recht, Geldschulden zu verzinsen. Die Verzugszinsen ergeben sich proportional aus der Umrechnung des jährlichen Verzugszinssatzes auf die Anzahl der Verzugstage. Sie dürfen ab dem ersten Tag der Überschreitung des Zahlungstermins und ab dem Zeitpunkt, in dem der Schuldner sich in Verzug befindet, berechnet werden.

Parallel dazu kann der Lieferant, wenn er es wünscht, das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Er ist nicht dazu verpflichtet, zuerst drei Mahnungen zu versenden, wie manchmal irrtümlich angenommen wird. In der Praxis versendet der Lieferant aber zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung, um einerseits die Zahlung anzustossen, andererseits aber die bestehende Geschäftsbeziehung nicht durch sofortige Androhung von gerichtlichen Verfahren zu belasten.

Vorgehen bei Zahlungsverzug

Üblich ist das folgende Vorgehen:

1. Freundliche Zahlungserinnerung (Versand 7 bis 14 Tage nach verstrichenem Fälligkeitsdatum)
2. Erste Mahnung (Versand 10 bis 14 Tage nach Zahlungserinnerung)
3. Zweite und letzte Mahnung (Versand 10 bis 14 Tage nach erster Mahnung, mit Betreibungsandrohung, und am besten per Einschreiben)
4. Einleitung der Betreibung