Der Wareneingang einfach erklärt

Der Wareneingang ist ein zentraler Prozess in der Warenwirtschaft eines Unternehmens. Von der Annahme bis zur Einlagerung der Waren beeinflusst er massgeblich den gesamten Betriebsablauf.

Dieser Beitrag gibt einen Einblick in die Aufgaben des Wareneingangs, den logistischen Prozessablauf sowie bewährte Methoden zur Optimierung. Erfahren Sie, wie eine effiziente Organisation des Wareneingangs nachhaltig den Geschäftserfolg fördern kann und welche Rolle er für Lagerverwaltung und Produktverfügbarkeit spielt.

Was sind die Aufgaben des Wareneingangs?

Dem Wareneingang fallen unter anderem folgende Aufgaben zu:

• Überprüfung, ob die Ware in der richtigen Menge vorhanden ist.
• Sicherstellung, dass die Ware unbeschädigt ist.
• Entladung der Lieferfahrzeuge.
• Auspacken der Ware.
• Ggfs. Umpacken der Ware in neue Verpackungen.
• Zwischenlagerung der Ware, bis die Wareneingangskontrolle abgeschlossen ist.
• Kennzeichnung der Waren.
• Einbuchung der Ware in das System.

Was passiert vor dem Wareneingang?

In der Regel findet vor dem Wareneingang einer der folgenden Prozesse statt:

a) Beim geplanten Wareneingang lag ein Materialbedarf vor, weshalb das Unternehmen eine Bestellung ausgelöst hat. Somit rechnet das Unternehmen mit dem Eingang dieser Waren.

b) Im Gegensatz dazu gibt es auch den ungeplanten Wareneingang. Dabei handelt es sich zum Beispiel um Waren, die von Kunden retourniert und an das Unternehmen zurückgeschickt werden.

Wie ist der Prozessablauf des Wareneingangs?

Ein effizienter, festgelegter Wareneingangsprozess ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf des Wareneingangs, der rechtzeitigen Verfügbarkeit von Produkten, der Gewährleistung von Qualität und der korrekten Erfassung von Buchführungsdaten.

Beim Wareneingang werden darum idealerweise die folgenden Schritte durchlaufen:

1. Warenannahme

Die Warenannahme ist der erste Schritt des Wareneingangsprozesses. Dabei werden die gelieferten Produkte physisch im Unternehmen in Empfang genommen. Zudem überprüfen die zuständigen Mitarbeiter, ob die richtigen Waren geliefert wurden.

Im Anschluss wird die Ware entladen und in den Annahmebereich gebracht. Dabei wird bereits überprüft, ob die Verpackung der Waren unbeschädigt ist. Im Anschluss quittiert ein Mitarbeiter als Empfänger den korrekten Eingang der Waren mittels einer Unterschrift auf den Papieren des Lieferanten.

2. Wareneingangskontrolle

In der Wareneingangskontrolle erfolgt die Überprüfung der gelieferten Waren auf Qualität und Funktionalität. Dies geschieht häufig anhand von Stichproben. Wichtig ist, in diesem Schritt alles genauestens zu dokumentieren.

3. Sperrlagerung

Wurden bei der Wareneingangskontrolle Waren gefunden, die defekt oder beschädigt und somit nicht weiterverwendet werden können, kommen diese in ein sogenanntes Sperrlager. Dabei handelt es sich um einen abgegrenzten oder abgeschlossenen Bereich im Lager. Dadurch kann die Qualität des übrigen Bestands gewährleistet werden.

4. Wareneingangsbuchung

Im Rahmen der Wareneingangsbuchung werden die erhaltenen Waren im Buchhaltungssystem erfasst. Grundlage dafür ist in der Regel der Lieferschein oder der Wareneingangsschein. Dieser Schritt ermöglicht eine genaue Nachverfolgung der Lagerbestände.

5. Einlagerung und Weiterverarbeitung

Da die Waren nun kontrolliert und im System eingebucht sind, stehen sie ab jetzt für den Warenausgang und damit für den Verkauf zur Verfügung. Die letzten Schritte umfassen die ordnungsgemässe Einlagerung der Produkte am vorgesehenen Lagerort und die anschliessende Verkaufsvorbereitung, beziehungsweise die sofortige Weiterverarbeitung. Wurde die Ware auftragsbezogen bestellt, wird sie umgehend an den Kunden geliefert.

Wie kann man den Wareneingang optimieren?

Je besser der Wareneingang organisiert ist, desto wirtschaftlicher und reibungsloser verlaufen nicht nur der Wareneingang selbst, sondern auch sämtliche zukünftige Schritte, die mit den gelieferten Waren in Zusammenhang stehen. Ziel sollte immer sein, möglichst kurze Durchlaufzeiten der Ware im Wareneingang zu schaffen, wie auch die benötigte Mitarbeiterzahl und den Platzbedarf so gering wie möglich zu halten.

Darum sollten Sie sämtliche mit dem Wareneingang zusammenhängende Prozesse möglichst optimieren und aufeinander abstimmen:

Reduzierung des Prüfumfangs

Je grösser die Anzahl der eingehenden Waren, die kontrolliert werden müssen, desto höher sind auch die Kosten. Darum kann es ratsam sein, den Prüfumfang zu reduzieren. Das bedeutet, dass von nun an vornehmlich die Waren überprüft werden, die besonders fehleranfällig sind. Bei Waren, die nur selten fehlerhaft sind, kann der Umfang der Stichproben während der Wareneingangskontrolle reduziert werden.

Wahl der Verpackung

Das Umpacken der Waren während des Wareneingangs ist mit Zeit und Kosten verbunden. Darum kann es ratsam sein, eine andere Verpackung zu wählen: Manche Verpackungen sind lagerfähig und erfordern somit kein Umpacken beim Wareneingang. Dafür ist eine Vereinbarung mit dem Zulieferer erforderlich.

Die Verpackungen sollten also so gewählt werden, dass die Art und Grösse nicht nur für die Lieferung, sondern auch für die Lagerung geeignet sind.

Kommunikation mit Lieferanten

Vereinbaren Sie mit Ihren Lieferanten, dass sämtliche Lieferungen vorab angekündigt werden. Diese Informationen ermöglichen Ihnen eine bessere Planung von Ressourcen, einschliesslich Personal und Lagerplatz. So können Sie sich optimal auf den Wareneingang vorbereiten.

Klären Sie zudem Ihre Erwartungen bezüglich des Qualitätsstandards der Produkte. Sind einige Produkte besonders fehleranfällig, kann es Sinn machen, diese nicht nur beim Lieferanten zu reklamieren. Stattdessen ist es ratsam, den Lieferanten dabei zu unterstützen, die Produkte zu verbessern. Dies kann beispielsweise gelingen, indem Sie Ihre Vorgaben und Spezifikationen zu den jeweiligen Produkten aktualisieren beziehungsweise klarer definieren.

Automatisierte Datenerfassung

Die manuelle Erfassung von Wareninformationen kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Durch den Einsatz von automatisierten Technologien wie Barcodescannern oder RFID-Tags können die Datenerfassung beschleunigt und Fehler reduziert werden. Zudem ist eine direkte Übermittlung der erfassten Daten an eine Lagerhaltungssoftware möglich.

Voraussetzung dabei ist, dass sämtliche eingehende Waren mit den richtigen Barcodes ausgestattet sind. Auch dies kann in Gesprächen mit den Lieferanten abgesprochen werden.

Implementierung einer leistungsfähigen Lagerhaltungssoftware

Bei der Lagerhaltungssoftware ist es wichtig, eine Software zu wählen, bei der sämtliche Bereiche miteinander verknüpft sind. Das bedeutet, dass alle mit Waren zusammenhängenden Bereiche, wie die Bedarfsmeldung oder der Auftrag, die Bestellung, der Wareneingang, die Bestandskontrolle und der Verkauf in nur einem System erfasst werden sollten.

Dadurch kann der Wareneingangsprozess rationalisiert werden, da sämtliche Prozesse weitestgehend automatisiert ablaufen. Dies ermöglicht eine bessere Planbarkeit, Nachverfolgbarkeit, Durchführung und Effizienz.

Schulung des Personals

Schulen Sie das Lagerpersonal in effizienten Prozessen und im Umgang mit den eingesetzten Technologien. Gut geschultes Personal kann den Wareneingangsprozess effektiver und genauer durchführen.

Betrachtung wichtiger Kennzahlen des Wareneingangs

Um die Qualität, Produktivität und allgemein die Wirtschaftlichkeit des Wareneingangs besser beurteilen zu können, ist die Betrachtung von Kennzahlen sinnvoll.

Wie bucht man den Wareneingang?

Jeder Wareneingang im Unternehmen muss in der Buchhaltung erfasst werden, schliesslich bedeutet jeder Wareneingang, dass der Bestand erhöht und gleichzeitig Kapital gebunden wird.

Findet ein Wareneingang statt, wird dieser als wert- und mengenmässige Zubuchung auf einem Warenbestandskonto erfasst. In der Regel erfolgt diese Buchung mit Bezug auf die Bestellung oder Reklamation, die dem Wareneingang vorausgegangen ist.

Dies ermöglicht einen automatischen Soll-Ist-Vergleich durch das System – es wird also automatisch kontrolliert, ob die gelieferte Warenmenge der bestellten Menge entspricht. Weicht sie ab, ist eine Korrektur der eingebuchten Menge sowie eine Nachforschung nach dem Grund des Abweichens erforderlich.

Wichtig ist zu beachten, dass für jede Buchung ein entsprechender Beleg, wie zum Beispiel eine Eingangsrechnung oder ein Lieferschein, vorhanden sein muss. Dieser Beleg dient als Buchungsgrundlage.