Wie ist der Prozessablauf des Warenausgangs?
Der Warenausgang läuft in Unternehmen in der Regel wie folgt ab:
1. Auftragserteilung und -prüfung
Als erster Schritt des Warenausgangs wird zunächst ein Auftrag erteilt. Dies erfolgt, indem ein Kunde eine Bestellung tätigt – beispielsweise online oder telefonisch.
Dabei werden die Auftragsdaten erfasst und überprüft. Zu den Auftragsdaten zählen unter anderem die Artikelart sowie die Lieferadresse. Ausserdem wird in diesem Schritt überprüft, ob die bestellten Waren in ausreichender Menge vorhanden sind.
2. Kommissionierung
Als nächstes erfolgt die Kommissionierung, die bestellten Artikel werden also aus dem Lager ausgewählt und abgeholt. Kommen die benötigten Waren aus verschiedenen Bereichen des Lagers, werden sie nun zusammengeführt, damit sie möglichst ökonomisch in einer Sendung verschickt werden können.
In vielen Unternehmen erfolgt die Kommissionierung manuell, Mitarbeiter tragen die Waren also selbst zusammen. Doch auch automatisierte Systeme mit Robotern kommen zunehmend zum Einsatz.
3. Erstellung sämtlicher benötigter Dokumente
Nun werden sämtliche für den Versand benötigte Dokumente erstellt. Dazu zählen neben Rechnungen und Lieferscheinen auch Dokumente für internationale Sendungen, wie Frachtbriefe und Dokumente für den Zoll.
4. Verpackung der Waren
Im Anschluss werden die ausgewählten Artikel sorgfältig verpackt, immer mit dem Ziel, dass sie den Transport unbeschädigt überstehen. Dabei ist es wichtig, möglichst passende Verpackungsgrössen zu wählen. Beim Versand grosser und sperriger Waren in hohen Mengen können alternativ Paletten verwendet werden.
Zusammen mit den bestellten Waren kommen in der Regel auch Dokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine mit in die Verpackung. Die Pakete werden zudem mit den entsprechenden Versandetiketten versehen, die Informationen wie die Lieferadresse, die Tracking-Nummer und andere relevante Daten enthalten.
5. Durchführung der Warenausgangskontrolle
In der Regel wird bereits ein Teil der Warenausgangskontrolle vor dem Verpacken durchgeführt, der Rest erfolgt danach.
Bei der Warenausgangskontrolle wird sichergestellt, dass die richtigen Artikel in der richtigen Menge zusammengepackt wurden. Dies erfolgt häufig durch eine Gewichtsprüfung. Ausserdem wird erneut kurz überprüft, ob die Waren wie auch die Verpackung unbeschädigt sind.
6. Versand und Lieferung
Die verpackten und gekennzeichneten Artikel werden nun für den Versand vorbereitet, indem sie in entsprechende Versandcontainer oder Fahrzeuge geladen werden. Dabei wird sichergestellt, dass die Sendung den geltenden Bestimmungen und Versandrichtlinien entspricht.
Nun werden die Waren an Spediteure oder Lieferdienste übergeben, die sie zum Zielort transportieren. Die Tracking-Informationen werden aktualisiert und an den Kunden weitergeleitet, damit dieser die Lieferung verfolgen kann.
7. Buchung des Warenausgangs
Nach dem Versand werden die Lagerbestände im System aktualisiert, um sicherzustellen, dass die verfügbaren Mengen der Artikel korrekt sind.
Was wird für den Warenausgang benötigt?
Für den Warenausgang werden einige Dokumente benötigt. Nicht fehlen dürfen in der Regel:
- Adressaufkleber: Wird auf die Versandtasche oder das Paket geklebt, damit die Sendung zum Empfänger gelangt.
- Lieferschein: Enthält wichtige Informationen wie die Bezeichnung und Menge der versendeten Waren. Der Lieferschein im Original wird dem Paket beigelegt, während das Unternehmen eine Kopie behält.
- Rechnung: Enthält Informationen wie Bezeichnung, Menge und Preis der versendeten Waren. Sie wird entweder der Lieferung beigelegt oder nachträglich mit der Post oder per E-Mail verschickt.
In manchen Situationen werden zudem die folgenden Dokumente benötigt:
- Frachtbrief: Wird dann benötigt, wenn die Lieferung per Flugzeug, Schiff oder Bahn versendet wird.
- Ladeliste: Wird für einen Versand per Spedition benötigt.
Was ist die Warenausgangskontrolle?
Die Warenausgangskontrolle ist ein wichtiger Prozess in Unternehmen, bei dem anhand eines Abgleichs mit den Bestell- oder Versandunterlagen überprüft wird, ob die richtigen Produkte das Lager oder die Geschäftsräume verlassen. Zudem wird sichergestellt, dass sie unbeschädigt sind und keine Mängel aufweisen und dass sämtliche Waren vorschriftsgemäss verpackt sind. Die Prüfung erfolgt per Sicht- und Gewichtsprüfung.
Dies ist eine Sicherheitsmassnahme, um Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Kunden die gewünschten Artikel in der korrekten Menge und Qualität erhalten.
Wichtig ist, während der Warenausgangskontrolle alles genauestens zu dokumentieren. Dadurch kann vermieden werden, dass das Unternehmen dafür geradestehen muss, wenn die Waren nach dem Verlassen des Lagers beschädigt werden oder verloren gehen.
Üblicherweise gibt es dafür eine Checkliste, die im Anschluss an die Warenausgangskontrolle in der Buchhaltung abgelegt wird. Je nachdem, um welche Waren es sich handelt, kann diese Checkliste beispielsweise wie folgt aussehen:
Datum:
Ware: |
Vollständigkeit der Ware | | |
Beschädigung der Ware | | |
Beschädigung der Verpackung | | |
Vollständigkeit und Lesbarkeit der Warenkennzeichnung | | |
Kennzeichen des Transportfahrzeugs | |
Unterschrift | |
Wie lässt sich der Warenausgang optimieren?
Der Warenausgang sollte möglichst gut organisiert sein und schnell und reibungslos vonstatten gehen – nicht nur, um Zeit und Kosten zu sparen, sondern auch um eine bestmögliche Kundenzufriedenheit sicherzustellen.
Die folgenden Tipps können Ihnen dabei helfen, den Warenausgang Ihres Unternehmens zu optimieren:
1. Automatisierung der Kommissionierung
Durch den Einsatz von Automatisierungstechnologien kann der Kommissionierungsprozess beschleunigt werden. Mögliche Technologien sind zum Beispiel automatisierte Förderbandsysteme und Pick-and-Place-Roboter.
2. Optimierung des Lagers
Um die Kommissionierzeit zu verkürzen, sollten zudem häufig nachgefragte Waren in leicht zugänglichen Bereichen gelagert werden. Es kann sich auch auszahlen, oft zusammen bestellte Waren nahe beieinander zu lagern.
3. Verwendung von automatisierten Technologien
Die manuelle Erfassung von Wareninformationen im Rahmen des Warenausgangs kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Durch den Einsatz von automatisierten Technologien wie Barcodescannern oder RFID-Tags können Produkte schnell identifiziert und Lagerbestände besser verfolgt werden. Zudem ist eine direkte Übermittlung der erfassten Daten an eine Lagerhaltungssoftware möglich.
4. Implementierung einer geeigneten Software
Durch die Nutzung von Softwarelösungen beim Warenausgang kann die Effizienz gesteigert, Fehler minimiert und eine genaue Verfolgung der Bestellungen ermöglicht werden. Zudem können die internen Abläufe durch die Verwendung von spezieller Software effizienter ablaufen, wodurch die Ware schneller zum Kunden gelangt.
Ein weiterer Vorteil von einer Bestandsmanagement-Software ist, dass stets aktuelle und genaue Informationen zu den Lagerbeständen vorhanden sind. Dadurch können Engpässe wie auch Überbestände vermieden werden.
5. Qualitätskontrolle zur Fehlerminimierung
Durch die Einführung von geeigneten Qualitätssicherungsmassnahmen können Mängel der Produkte festgestellt sowie Fehler bei der Kommissionierung und Verpackung der Waren minimiert werden. Dies kann Rücksendungen und daraus entstehende zusätzliche Kosten verhindern.
6. Verpackungsoptimierung
Durch den Einsatz von automatisierten Verpackungslösungen können Verpackungsprozesse beschleunigt und Materialverschwendung reduziert werden.
7. Beachtung wichtiger Kennzahlen des Warenausgangs
Um den Warenausgang zu optimieren, sollten Sie zudem wichtige Kennzahlen beachten. Dazu zählen zum Beispiel:
- Anzahl der versendeten Waren.
- Grösse und Kapazitätsauslastung von benötigten Flächen.
- Benötigte Mitarbeiteranzahl.
- Benötigter Zeitaufwand.
- Anteil von beschädigten Produkten und Verpackungen.
Wie bucht man den Warenausgang?
Jeder Warenausgang im Unternehmen muss in der Buchhaltung erfasst werden, schliesslich bedeutet jeder Warenausgang, dass der Bestand reduziert und Umsatzerlöse generiert werden.
Findet ein Warenausgang statt, wird dieser als wert- und mengenmässige Abbuchung von einem Warenbestandskonto erfasst. In der Regel erfolgt diese Buchung mit Bezug auf die Bestellung und den Versandauftrag.
Dies ermöglicht einen automatischen Soll-Ist-Vergleich durch das System – es wird also automatisch kontrolliert, ob die ausgelieferte Warenmenge der erfassten Menge im System entspricht. Abweichungen erfordern eine Korrektur der gebuchten Menge sowie eine Analyse des Grundes für die Abweichung.
Wichtig ist zu beachten, dass für jede Buchung ein entsprechender Beleg vorhanden sein muss, beispielsweise eine Warenausgangsrechnung oder ein Lieferschein. Dieser Beleg dient als Buchungsgrundlage und ermöglicht eine klare Dokumentation der Transaktionen im Rahmen des Warenausgangs.
Sobald der Warenausgang im System gebucht ist, können Sie bei Bedarf gleich neue Waren nachbestellen und somit den Prozess des Wareneingangs einleiten. So können Sie vermeiden, dass es zu Artikelengpässen kommt.
