Ob Sport, Schach oder Briefmarkensammeln: Die Mitgliedschaft in einem Verein ist oft eine Herzensangelegenheit. Die Buchhaltung für Vereine hingegen ist nicht zu unterschätzende Kopfarbeit. Da die sogenannten «Personenvereinigungen» grundsätzlich einer nicht-gewerbsmässigen Tätigkeit nachkommen, unterscheiden sich die Anforderungen an die Vereinsbuchhaltung von denen, die an andere juristische Personen gestellt werden.
Vereinsbuchhaltung: Was Schweizer Vereine beachten müssen
Eine Vereinsbuchhaltungs-Software unterstützt Sie bei zahlreichen Pflichten, macht Ihre Administration komfortabler und automatisiert viele Aufgaben rund um Ihre Vereinsbuchhaltung. So sind Sie mit Ihrem Verein immer auf der sicheren Seite und verbringen weniger Zeit mit Papierkram. Sie können beispielsweise Rechnungen schreiben, Mitgliederdaten verwalten, die Buchhaltung online abwickeln sowie Zahlungen ausführen und abgleichen.
Ist Ihr Verein zur Buchhaltung verpflichtet? Das gilt in der Schweiz
Gemäss dem Schweizerischen Zivilgesetzbuch Art. 69a ZGB sind alle Vereine gesetzlich dazu verpflichtet, eine Vereinsbuchhaltung in Geschäftsbüchern zu führen. Diese Aufgabe obliegt dem Vorstand als Führungsorgan. Dabei sind die Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung (Art. 957 ff. OR) sinngemäss anwendbar.
Die Pflicht zur Vereinsbuchhaltung, also zur ordentlichen Buchführung und Rechnungslegung, besteht demnach für alle Vereine. In den häufigsten Fällen genügt eine einfache Buchhaltung über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage. Die meisten Vereine erfüllen nämlich die Bedingungen in Art. 957 Abs. 2 OR, die wie folgt lauten:
- Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr
- Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen
- Stiftungen, die nach Artikel 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind
Selbstverständlich muss die Buchhaltung auch im Verein stets den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung im Sinne von Art. 957a Abs. 2 OR genügen.
Unter bestimmten Umständen ist eine doppelte Buchführung für Vereine gesetzlich vorgeschrieben. Das ist dann der Fall, wenn ein Verein verpflichtet ist, sich in das Handelsregister einzutragen. Die Eintragung ins Handelsregister wiederum müssen Vereine vornehmen, wenn sie gemäss Art. 61 Abs. 2 ZGB:
- für ihren Zweck ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben und
- revisionspflichtig sind.
Wann führt ein Verein nach kaufmännischer Art ein Gewerbe?
Ein kaufmännisches Gewerbe betreibt ein Verein, wenn es sich bei diesem Gewerbe um eine selbstständige Tätigkeit handelt, die auf längere Zeit ausgerichtet ist und mit der ein Erwerb, beziehungsweise ein Gewinn, erzielt werden soll.
Laut dem Handelsregister Basel Landschaft wäre das zum Beispiel der Fall bei einem wohltätigen Verein, der ein öffentliches Restaurant betreibt – dieses zielt langfristig auf Erwerb und Gewinn ab. Wenn also ein Verein einfach nur ein Fest organisiert und dabei Verkaufsstände oder eine kostenpflichtige Verpflegung mit Getränken und Speisen anbietet, dann zählt das nicht als ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe (schliesslich ist es nicht auf längere Zeit darauf ausgerichtet).
Auf welche Vereine trifft die Revisionspflicht zu?
Normalerweise können Vereine in ihren Statuten oder während ihrer Versammlungen selbst festlegen, ob und unter welchen Umständen sie einer Revisionspflicht nachkommen wollen. Unter bestimmten Voraussetzungen sieht das Gesetz jedoch vor, dass die Buchhaltung von Vereinen durch eine Revisionsstelle ordentlich geprüft werden muss.
Dazu gibt Art. 69b ZGB Auskunft: Ein Verein muss seine Buchführung durch eine Revisionsstelle ordentlich prüfen lassen, wenn zwei der nachstehenden Grössen in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren überschritten werden:
- Bilanzsumme von CHF 10 Millionen
- Umsatzerlös von CHF 20 Millionen
- 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt
Diese Zahlen dürften verdeutlichen, dass eine Revisionspflicht nur sehr wenige Vereine in der Schweiz tangiert.
Verlangt ein Vereinsmitglied, welches einer persönlichen Haftung oder einer Nachschusspflicht unterliegt, eine Revision, so unterliegt die Buchführung zudem einer eingeschränkten Revisionspflicht.
Wie müssen Sie die Vereinsbuchhaltung führen?
Grundsätzlich führen Sie die Buchhaltung in einem Verein genau wie in einem Unternehmen auch. Im Verein genügt im Normalfall die einfache Buchhaltung in einem Buchungsjournal. Sie tragen in chronologischer Folge Ihre sämtlichen Einnahmen (etwa Mitgliedsbeiträge, Veranstaltungstickets und Spenden) sowie Ausgaben (Mietkosten für Veranstaltungsorte, Ausrüstungsanschaffungen, Versicherungen, Werbematerial usw.) ein.
Ein Excel-Sheet genügt bereits, um Ihre Buchhaltung zu führen. Sie legen eine Tabelle an und notieren das Buchungsdatum eines Beleges, die fortlaufende Journalnummer, das Soll- und Habenkonto, dazu einen beschreibenden Buchungstext und die Belegnummer. Zudem müssen Sie unbedingt alle Buchungsbelege aufbewahren.
Sofern Ihr Verein zur doppelten Buchhaltung verpflichtet ist, erfassen Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben zweimal. Zunächst notieren Sie im Buchungsjournal (auch als Grundbuch bezeichnet), auf welchem Konto die Bewegung stattfand. Anschliessend notieren Sie im Hauptbuch, wozu das Geld verwendet wurde.
Beachten Sie, dass eine händische Buchhaltung die Fehleranfälligkeit erhöht. Prüfen Sie Ihre Unterlagen daher stets sehr sorgfältig und stellen Sie sicher, dass alles komplett vorliegt und erfasst ist. Das allerdings kostet Zeit. Die bessere Option ist ein Buchhaltungsprogramm, das effiziente Funktionen für Ihre Anwendungsfälle bereithält.
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Mit unserer Mobile-App bexio Go erledigen Sie all das unterwegs, zu Hause oder im Vereinshaus. Belege und Rechnungen fotografieren Sie einfach ab und laden diese direkt in die Cloud. Eine Vereinsbuchhaltungs-Software verschafft Ihnen also mehr Zeit für das Wesentliche – Ihre Vereinsarbeit.
Häufig gestellte Fragen rund um die Vereinsbuchhaltung
Wie sind Spenden und Mitgliedsbeiträge in der Vereinsbuchhaltung der Schweiz zu verzeichnen?
Spenden und Mitgliedsbeiträge an Ihren Verein verbuchen Sie als Einnahmen, vergleichbar mit den Einnahmen eines kaufmännischen Geschäfts. Es ist wichtig, diese Transaktionen genau zu dokumentieren, auch weil es letztlich um die steuerliche Absetzbarkeit solcher Einnahmen geht.
Was bedeutet die Nachschusspflicht in Vereinen?
Ein Verein kann bestimmen, dass seine Mitglieder im Bedarfsfall Geld «nachschiessen» müssen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn trotz der Zahlung aller Mitgliedsbeiträge die finanziellen Mittel nicht genügen, um die Kosten oder Schulden zu bezahlen. In vielen Vereinen wird eine Nachschusspflicht für die Mitglieder allerdings explizit ausgeschlossen, und auch von gesetzlicher Seite ist sie seit dem 1. Juni 2005 für Vereine nur noch ein freiwilliges Statut.
Was bedeutet «persönliche Haftung» in einem Verein?
Ein Vereinsvorstand ist zu einer sorgfältigen und korrekten Geschäftsführung sowie Vereinsbuchhaltung verpflichtet. Kommt ein Vorstandsmitglied dieser Pflicht nicht nach, bedeutet das, dass es den Verein nicht zweckmässig führt und organisiert. Ebenso verletzt es seine Pflichten, wenn durch sein schuldhaftes, widerrechtliches Verhalten ein Schaden entsteht. Treffen diese Pflichtverletzungen zu, dann ist das Vorstandsmitglied gegenüber dem Verein, dessen Mitgliedern oder Dritten haftpflichtig.
Schädigt ein Vorstandsmitglied den Verein absichtlich oder fahrlässig, steht es für den Schaden persönlich ein – sprich: mit seinem Privatvermögen (siehe Art. 55 Abs. 3 ZGB).
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