Die Rechnungsnummer ist ein wichtiger Bestandteil jeder Rechnung: Sie besteht aus einer einzigartigen Kombination aus Ziffern, Buchstaben und Bindestrichen und macht es möglich eine Zahlung oder Buchung dem Geschäftsvorgang eindeutig zuzuordnen. In diesem Beitrag erfahren Sie alles, was Sie über Rechnungsnummern wissen müssen.
Rechnungsnummer: Definition, Pflichten, Beispiele
Was ist eine Rechnungsnummer?
Eine Rechnungsnummer ist eine in der Regel fortlaufende Nummer, die entweder nur aus Ziffern oder aus einer Kombination von Ziffern, Buchstaben und Bindestrichen besteht. Sie ist einzigartig im System des Rechnungsschreibers. Sie kann manuell oder automatisch mithilfe einer Rechnungssoftware erstellt werden.
In diesem Beitrag:
- Rechnungsnummer richtig erstellen
- Beispiele für Rechnungsnummern
- Müssen Rechnungsnummern fortlaufend sein?
- Wo steht die Rechnungsnummer?
- Ist eine Rechnung ohne Rechnungsnummer gültig?
- Rechnungsnummer doppelt vergeben – was tun?
- Wie korrigiere ich einen Fehler in der Rechnungsnummer?
- FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsnummer
Rechnungsnummer richtig erstellen
Die Rechnungsnummer darf nicht doppelt vergeben werden – jede Rechnung muss also ihre eigene einzigartige Rechnungsnummer besitzen.
In der Regel sollte eine Rechnungsnummer zudem einer nachvollziehbaren Systematik folgen – so bestehen Rechnungsnummern z. B. aus einer Kombination von Jahr, Kundennummer und einer fortlaufenden Nummer. Die fortlaufende Nummer kann dabei unbegrenzt weiterlaufen (z.B. jeder Kunde hat eine eigene, fortlaufende Nummer) oder während dem Jahreswechsel neu von eins beginnen (z. B. eine fortlaufende Nummer für alle Rechnungen). In letzterem Fall schliesst sich der sogenannte «Nummernkreis» zum Jahresende und einer neuer wird eröffnet.
Beispiele für Rechnungsnummern
Eine Rechnungsnummer kann beispielsweise das Jahr, die Kundennummer sowie Zahlen, Buchstaben oder Bindestriche beinhalten. Hier ein paar Beispiele:
Rechnung Nr.: RE-2022-K2-03
In diesem Beispiel beginnt die Rechnung mit dem Kürzel «RE», gefolgt vom Ausstellungsjahr 2022, der Kundennummer 2 sowie der dritten Rechnung dieses Jahres an diesen Kunden. Dieses Format ist besonders übersichtlich und flexibel.
Rechnung Nr.: 2022-2905-1799-M12345
Diese Rechnungsnummer setzt sich zusammen aus dem Jahr 2022, dem Datum 29.05., der Kundennummer 1799 und einer fortlaufenden Nummer, die auch Buchstaben beinhalten kann. Dieser Aufbau kann die Auffindung eines Belegs bei Reklamationen oder Rückfragen erheblich erleichtern.
Rechnung Nr.: RECHNUNGSEMPFÄNGER_2022_013
Am Anfang dieser Rechnungsnummer steht der Name des Rechnungsempfängers, gefolgt vom aktuellen Jahr und der, in unserem Beispiel, 13. Rechnung. Da der Rechnungsempfänger zu Beginn steht, ist diese Form der Rechnungsnummer übersichtlich und in einem elektronischen Ablagesystem leicht zu finden.
Müssen Rechnungsnummern fortlaufend sein?
Auch wenn Rechnungsprogramme i. d. R. fortlaufende Rechnungsnummern vergeben, ist dies nicht Pflicht. Wichtig ist lediglich, dass die Nummer einzigartig ist und die Rechnung einem Geschäftsfall somit eindeutig zugeordnet werden kann. Fortlaufende Rechnungsnummern machen aber durchaus Sinn, da Sie damit einen besseren Überblick über Ihre Rechnungen erhalten und direkt sehen, wenn mal eine fehlen sollte.
Wie oben bereits angemerkt, gibt es verschiedene Möglichkeiten fortlaufende Nummern zu verwenden: So können Sie beispielsweise je Kunde eine eigene Nummernfolge festlegen, die auch durch einen Jahreswechsel nicht unterbrochen wird und unendlich weiterläuft. Oder Sie definieren eine allgemeine fortlaufende Nummer für alle Ihre Rechnungen, die zu Beginn des neuen Jahres wieder von eins beginnt, damit Ihre Rechnungsnummern nicht unendlich in die Länge wachsen.
In jedem Fall ist es wichtig, während dem Jahreswechsel das Jahr in Ihrer Rechnungsnummer anzupassen. In vielen Rechnungsprogrammen muss dies einmalig zu Beginn des neuen Jahres vorgenommen werden. In bexio geschieht dies automatisch, da Sie die Rechnungsnummer mithilfe von Platzhaltern selbst zusammensetzen können und das Jahr somit ohne Mehrarbeit angepasst wird.
Beispiel: Herr R. verschickt Ende Dezember 2022 eine Rechnung an Frau E. mit der Rechnungsnummer RE-2022-012. Im Januar 2023 folgt eine weitere Rechnung mit der Rechnungsnummer RE-2023-013. In einem alternativen System hätte Herr R. den Nummernkreis mit dem Jahreswechsel auch schliessen und im Januar wieder bei 001 anfangen können: RE-2023-001.
Wo steht die Rechnungsnummer?
Eine Rechnungsnummer sollte klar sichtbar positioniert werden. Sie wird oft unter der Adresse oder als Titel des Dokumentes (z. B. «Rechnung RE-2022-012») platziert. Sie sollte gut sichtbar sein, also gross und/oder fett formatiert werden.
Ebenfalls sollte eindeutig zu erkennen sein, dass es sich um die Rechnungsnummer, und nicht etwa um die Bestell-, Referenz- oder Kundennummer handelt. Mit einem guten Rechnungsprogramm müssen Sie sich darüber aber keine Sorgen machen, da die voreingestellten Rechnungsvorlagen i. d. R. den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. In mit bexio erstellten Rechnungen, beispielsweise, ist die Rechnungsnummer eindeutig im Titel zu erkennen:
Ist eine Rechnung ohne Rechnungsnummer gültig?
Auf dem Schweizerischen KMU-Portal wird eine Rechnungsnummer zwar nicht als eine der gesetzlichen Mindestangaben genannt, dennoch ist es auch in der Schweiz üblich, eine Rechnungsnummer zu vergeben. Diese erleichtert – wie oben erwähnt – die Buchung der Forderung, das Mahnwesen und die Zahlung.
Da die Vergabe einer Rechnungsnummer in der Schweiz aber nicht verpflichtend ist, kann beispielsweise eine private Rechnung auch einfach ohne Rechnungsnummer erstellt werden. Denn in der Regel ist sie aufgrund der anderen Elemente wie Leistungserbringer, Kunde, Art der Leistung, Datum und Adressen beider Partner auch ohne Rechnungsnummer eindeutig dem Geschäftsvorgang zuordenbar.
Rechnungsnummer doppelt vergeben – was tun?
Eine doppelt vergebene Rechnungsnummer, etwa an den gleichen oder zwei verschiedene Kunden, kann zu Aufwand bei der Klärung und zu Zahlungsverzug führen. Elektronische Systeme können in so einem Fall eine Abgleichung oder Buchung verweigern, woraufhin ein manueller Eingriff nötig ist.
Insbesondere, wenn Sie ein Textverarbeitungsprogramm verwenden, um Rechnungen zu erstellen und Rechnungsnummern somit jedes mal manuell angepasst werden müssen, ist eine Rechnungsnummer schnell doppelt vergeben. Das ist ärgerlich und kann jedem mal passieren, kann aber durch die Verwendung eines Rechnungsprogramms ganz einfach vermieden werden.
In jedem Fall müssen Sie die entsprechenden Kunden über den Fehler informieren und die Rechnung korrigieren. Wie Sie hierfür vorgehen, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Wie korrigiere ich einen Fehler in der Rechnungsnummer?
Sollte man einen Fehler in der Rechnungsnummer bemerken, dann ist es empfehlenswert, sofort eine neue Rechnung mit korrekter Rechnungsnummer zu erstellen und dem Kunden die Rechnung zu ersetzen. Denn bei einer Revision können auch Fragen über Rechnungen mit gleicher Rechnungsnummer oder aus der Reihe tanzenden Nummern aufkommen.
Fällt Ihnen ein Fehler in der Rechnungsnummer aber erst auf, wenn die Rechnung bereits verbucht und bezahlt wurde, darf diese nicht mehr so einfach nachträglich geändert werden, da der Geschäftsvorfall nun als abgeschlossen gilt. In so einem Fall stornieren Sie die Rechnung. Die Stornorechnung weist einen negativen Rechnungsbetrag auf und gleicht die fehlerhafte Rechnung somit aus. Im Anschluss stellen Sie eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer aus.
So einfach erstellen Sie eine Rechnung in bexio
- Vorlage einmalig anpassen: Mit wenigen einfachen Klicks passen Sie Ihre Rechnungsvorlage ganz nach Ihren Wünschen an: Ändern Sie Layout, Design und fügen Sie Ihr Logo sowie eigenes Briefpapier ein – für einen professionellen Auftritt.
- Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer wird automatisch fortlaufend generiert. Auch um die Rechnungsadresse müssen Sie sich keine Sorgen machen – Sie müssen die Kundendaten nur einmal im zentralen Adressbuch hinterlegen. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, wählen Sie lediglich den Kunden und alle relevanten Daten werden automatisch in Ihre Rechnung importiert.
- Leistungen oder Produkte einfügen: Haben Sie Leistungen oder Produkte einmal im zentralen Produktkatalog hinterlegt, lassen sich diese ganz einfach per Mausklick in Ihre Rechnungen einfügen. Sogar erfasste Zeiten können Sie in Ihre Rechnungen importieren.
- Rechnung prüfen und versenden: Mit bexio vergessen Sie nie wieder wichtige Angaben – denn Angaben wie Rechnungsnummer und Rechnungsadresse werden automatisch eingefügt. Versenden Sie Ihre Rechnung anschliessend ausgedruckt per Post oder als PDF per E-Mail – sogar ganz einfach von Ihrem bexio-Konto aus.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Rechnungsnummer
Ist die Rechnungsnummer dasselbe wie die Bestellnummer?
Nein, Rechnungsnummer und Bestellnummer sind nicht dasselbe. Die Bestellnummer dient der Identifikation einer Bestellung und soll sicherstellen, dass der Kunde genau das bekommt, was er auch bestellt hat. Die Rechnungsnummer hingegen, ist die Nummer, die die Rechnung – also die Zahlungsaufforderung – identifiziert.
Ist eine Rechnungsnummer auf einer privaten Rechnung nötig?
Wenn Sie einem Freund in der Schweiz eine Rechnung schicken, müssen Sie nicht unbedingt eine Rechnungsnummer erstellen. Denn in der Regel ist eine einmalige Rechnung aufgrund der anderen Elemente wie Leistungserbringer, Kunde, Art der Leistung, Datum und Adressen beider Partner auch ohne Rechnungsnummer eindeutig identifizierbar und dem Geschäftsvorfall zuordenbar.
Kann die Rechnungsnummer als Auftragsnummer verwendet werden?
Die Auftragsnummer kann theoretisch als Rechnungsnummer verwendet werden, vorausgesetzt sie ist pro Kunde und Lieferung eindeutig. Sind Sie mit einem Kunden aber beispielsweise einen längerfristigen Auftrag eingegangen und stellen regelmässig Rechnungen aus, bleibt die Auftragsnummer unverändert, die Rechnungsnummer muss aber in jedem Fall für jede Rechnung neu vergeben werden.
Sind Sonderzeichen in Rechnungsnummern erlaubt?
Da die Vergabe von Rechnungsnummern in der Schweiz nicht Pflicht ist, gibt es auch keine Regelungen bezüglich Sonderzeichen. Da aber wichtig ist, dass Rechnungsnummern auch elektronisch ausgelesen werden können, raten wir von Sonderzeichen ab. Bindestriche sind in Rechnungsnummern üblich und werden genutzt, um diese zu strukturieren (z. B. RE-2022-001).
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