Kreditorenbuchhaltung einfach erklärt

Sie als Unternehmer müssen regelmässig Geld ausgeben. Die Personen und Unternehmen, denen Sie Geld für Lieferungen und Leistungen schulden, sind Ihre Kreditoren. Damit Sie den Überblick über Ihre kurzfristigen Verbindlichkeiten behalten, gibt es die Kreditorenbuchhaltung. Was es damit genau auf sich hat, welche Aufgaben es in der Kreditorenbuchhaltung gibt und wie eine Software die Verwaltung erleichtert, erfahren Sie hier.

Kreditorenbuchhaltung: Aufgaben & Ablauf

Die Kreditorenbuchhaltung umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die sehr strukturiert ablaufen sollten. Schliesslich muss jedes Unternehmen dafür sorgen, dass alle finanziellen Verpflichtungen gegenüber den Lieferanten und Dienstleistern ordnungsgemäss erfasst, überwacht und beglichen werden. Die Kreditorenbuchhaltung spielt aber nicht nur im Sinne der Pflichterfüllung gegenüber den Kreditoren, sondern auch im Hinblick auf die Liquiditätsplanung und die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens eine grosse Rolle.

Die zentralen Aufgaben sowie der prinzipielle Ablauf in der Kreditorenbuchhaltung sind:

1. Erfassung von Eingangsrechnungen

Jede Rechnung, die Sie als Unternehmer von einem Lieferanten oder Dienstleister erhalten, müssen Sie sorgfältig prüfen (siehe Punkt 2) und in Ihre Buchhaltung eingeben. Dabei geht es nicht nur um den Rechnungsbetrag, sondern auch um zusätzliche Details wie Rechnungsnummer und -datum, Mehrwertsteuer und eventuelle Skontobedingungen. Eine genaue Erfassung ist im Rechnungswesen entscheidend, damit Sie stets den korrekten Überblick über alle Ihre ausstehenden Verpflichtungen haben. Solange Sie die Rechnungen nicht bezahlt haben, sind sie der Debitor oder Schuldner und das liefernde Unternehmen der Kreditor.

2. Prüfung der Rechnungen

Bevor Sie eine Rechnung buchen, müssen Sie sie auf Übereinstimmung mit der Bestellung oder dem Lieferschein prüfen (Abgleich von Warenmengen, Preisen und anderen Angaben). So decken Sie Fehler oder Unstimmigkeiten auf und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen nur für erhaltene Waren oder Dienstleistungen bezahlt.

3. Zahlungsmanagement und Kontierung

Hierbei geht es um die Koordination und Planung Ihrer ausstehenden Zahlungen. Alle Rechnungen werden kontiert, also den entsprechenden Kostenstellen und Konten zugeordnet und gebucht. Beim Zahlungsmanagement sind unbedingt die Fälligkeitsdaten zu berücksichtigen, um Mahngebühren zu vermeiden oder um etwaige Skonti und finanzielle Vorteile durch frühzeitige Zahlung zu nutzen.

4. Kontenabstimmung

In diesem Aufgabenfeld stimmen Sie regelmässig die Kreditorenkonten mit den tatsächlichen Bankbewegungen ab. So ist gewährleistet, dass alle Zahlungen korrekt beglichen und keine offenen Posten übersehen wurden.

5. Mahnwesen

Wenn Sie Zahlungen versäumen, erhält Ihr Unternehmen Mahnungen von Lieferanten. Reagieren Sie so schnell wie möglich: Die Zahlung aller angefallenen Beträge umgehend vornehmen, gegebenenfalls Unstimmigkeiten klären oder, sofern nötig, neue Zahlungsvereinbarungen planen.

6. Verwaltung von Lieferantenkrediten

Einige Lieferanten bieten Ihnen mitunter Zahlungsaufschübe oder spezielle Kreditvereinbarungen an. Diese Bedingungen müssen überwacht und verwaltet werden, damit Ihr Unternehmen seinen Verpflichtungen nachkommt und die kommunizierten Kreditlinien nicht überzieht.

7. Berichterstattung

Die Kreditorenbuchhaltung erstellt regelmässig Berichte (auf monatlicher, quartalsweiser oder jährlicher Basis) über den Status der Kreditoren, offene Verbindlichkeiten, Zahlungshistorien und dergleichen. So behält die Buchhaltung insgesamt den Überblick über die finanzielle Situation und Liquidität des Unternehmens.

8. Archivierung

Alle relevanten Dokumente (Rechnungen, Zahlungsbelege und Korrespondenz) müssen systematisch und gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden. Das erleichtert spätere Nachforschungen und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen im Falle von Steuerprüfungen alle notwendigen Unterlagen vorlegen kann.

9. Kommunikation mit Lieferanten

Eine positive, gesunde Beziehung zu Ihren Lieferanten ist wichtig für den Vertrauensaufbau und die Bereitschaft zu weiteren Geschäftsbeziehungen. Eine regelmässige Kommunikation, sei es zur Klärung von Fragen, Verhandlung von Zahlungsbedingungen oder Besprechung von Diskrepanzen, trägt im hohen Masse zu erfolgreichen Partnerschaften bei.

10. Abschluss und Optimierung von Prozessen

Am Ende eines Geschäftsjahres werden die Konten noch einmal gründlich geprüft. Darauf folgt die Erstellung der Schlussbilanz im Rahmen des Jahresabschlusses. Wie in jedem geschäftlichen Bereich ist es wichtig, ständig nach Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung zu suchen. Dies können Sie beispielsweise durch den Einsatz eines Buchhaltungsprogramms wie bexio, durch Schulungen oder die Überarbeitung Ihrer Arbeitsabläufe erreichen.

Für wen und ab wann lohnt sich die Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung ist (wie auch die Debitorenbuchhaltung als deren Gegenstück) für nahezu jedes Unternehmen, das Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten oder Dienstleistern hat, sinnvoll und notwendig. Die Art und Weise, wie dieser Bereich der Buchhaltung geführt wird, kann je nach Unternehmensgrösse und -struktur variieren.

Grösse des Unternehmens

Bei sehr kleinen Unternehmen, die nur wenige Rechnungen von Lieferanten erhalten, kann die Kreditorenbuchhaltung zum Beispiel relativ einfach gehalten und eventuell sogar manuell geführt werden. Mittelständische und grosse Unternehmen wiederum haben in der Regel mit einer grösseren Anzahl von Lieferanten zu tun und erhalten regelmässig Rechnungen. Hier ist eine strukturierte – und im besten Fall durch eine entsprechende Software automatisierte – Kreditorenbuchhaltung unerlässlich, um den Überblick zu behalten und Zahlungen rechtzeitig zu leisten.

Art des Unternehmens

Auch nach der Art der Branche lässt sich eine Unterscheidung treffen: Unternehmen in Sektoren mit hohem Handelsvolumen oder mit vielen Lieferanten (z. B. herstellende Unternehmen) benötigen ebenfalls eine solide, sehr gut strukturierte Kreditorenbuchhaltung mit weitgehender Automatisierung. Demgegenüber haben Dienstleistungsunternehmen mit geringerem materiellen Wareneingang weniger komplexe Anforderungen an die Kreditorenbuchhaltung.

Allgemeine Vorteile der Kreditorenbuchhaltung

Generell gilt für alle Unternehmen: Verpasste Zahlungen können zu Mahngebühren, Zinsen oder sogar rechtlichen Konsequenzen führen. Eine systematisch aufgestellte Kreditorenbuchhaltung minimiert solche Risiken. Obendrein vereinfacht die Kreditorenbuchhaltung das Liquiditätsmanagement: Ihre Finanzbuchhaltung kann Zahlungsfristen nutzen, Skonti in Anspruch nehmen und gewährleisten, dass genügend Mittel zur Verfügung stehen, um Verbindlichkeiten zu begleichen.

Kreditorenstammsatzpflege: Welche Informationen sind nötig?

Im Rahmen der ordnungsgemässen Stammsatzdatenpflege ordnen Sie jedem Kreditor eine Identifikationsnummer zu. So erkennt die Buchhaltung jederzeit, welche Rechnungen beim zugehörigen Lieferanten oder Dienstleister anfallen.

Zu den Stammdaten, die für jeden Ihrer Kreditoren im Kreditorenstammsatz gepflegt werden sollten, gehören:

1. Allgemeine Informationen:
   • Firmenname und Rechtsform
   • Adresse (Strasse, PLZ, Ort, Land)
   • Kommunikationsdaten (Telefon, Fax, E-Mail, Webseite)
2. Bankverbindung:
   • Bankname
   • IBAN und BIC (oder andere relevante Kontonummern und Bankcodes je nach Land)
3. Steuerliche Informationen:
   • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
4. Zahlungsbedingungen:
   • Gewährte Skonti und deren Fristen
   • Zahlungsziele (z. B. Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum)
   • Vereinbarte Zahlungsweisen (z. B. Überweisung, Lastschrift)
5. Kontaktinformationen:
   • Ansprechpersonen für Buchhaltung, Bestellungen oder Reklamationen
   • Direkte Durchwahlen oder E-Mail-Adressen dieser Ansprechpersonen
6. Lieferbedingungen:
   • Informationen über Frachtkosten, Lieferzeiten, Mindestbestellmengen usw.
7. Kontoinformationen (Buchhaltung):
   • Standardmässig zu verwendende Konten bei der Buchung (z. B. Sachkonto, das belastet wird)
8. Weitere Informationen:
   • Sprache für die Kommunikation
   • Währung für Geschäftstransaktionen
   • Vereinbarungen über Rabatte, Boni oder Rückerstattungen

Im Kreditorenstammsatz können die Mitarbeitenden des Einkaufs auch ein Bewertungssystem einfügen, das die Zuverlässigkeit der Lieferanten anhand von bestimmten Kriterien wie der Vollständigkeit und Qualität der Ware bemisst. Mithilfe einer Skala lässt sich nun erkennen, ob ein Zulieferer geeignet ist oder ob man vielleicht ein anderes Unternehmen mit den benötigten Bestellungen beauftragen sollte.