Kostenstellen in Unternehmen

Q: Was ist der Unterschied zwischen einer Kostenstelle und einem Kostenträger?

Kostenstelle und Kostenträger unterscheiden sich in ihrer Funktion in der Kostenrechnung: Die Kostenstelle zeigt, wo Kosten anfallen, während der Kostenträger zeigt, wofür die Kosten anfallen. So ist eine Kostenstelle ein Bereich oder eine Abteilung im Unternehmen, in der Kosten entstehen (wie Produktion oder Verwaltung). Sie dient dazu, die Kosten einem bestimmten Ort im Unternehmen zuzuordnen und die Kostenverteilung zu kontrollieren. Ein Kostenträger hingegen ist das Endprodukt oder die Dienstleistung, für die die Kosten tatsächlich anfallen. Er zeigt, wofür die Kosten entstanden sind, zum Beispiel ein bestimmtes Produkt, Projekt oder Auftrag, und gibt an, was die Gesamtkosten verursacht.

Q: Was ist der Unterschied zwischen Kostenstelleneinzelkosten und Kostenstellengemeinkosten?

Können Kosten direkt einer einzelnen Kostenstelle zugeteilt werden, handelt es sich um Kostenstelleneinzelkosten – beispielsweise ein Wartungsservice, der ausschliesslich für die Wartung von Maschinen in der Fertigung eingesetzt wird. Können die Kosten hingegen nicht eindeutig auf eine Kostenstelle zugeordnet werden, da sie verschiedene Unternehmensbereiche unterstützen, handelt es sich um Kostenstellengemeinkosten. Dazu zählen beispielsweise die Kosten für einen Reinigungsdienst, der im gesamten Werk für die Reinigung zuständig ist. In solchen Fällen müssen die Ausgaben mit Hilfe eines Verteilungsschlüssels auf die einzelnen Kostenstellen verteilt werden.

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Letztes Update 09. Dezember, 2024 | Geschrieben von bexio-Redaktion

Geld einnehmen und Geld ausgeben sind eng miteinander verbunden. Es ist für ein Unternehmen nahezu unmöglich, Umsatz zu generieren, ohne gleichzeitig Kosten zu haben. Für den Unternehmenserfolg ist es dabei von grosser Wichtigkeit, einen Überblick über diese Kosten zu behalten. Nur so können sie verwaltet und optimiert werden. Aus diesem Grund gibt es Kostenstellen, die genauen Aufschluss darüber geben, für welche Unternehmensbereiche Kosten in welcher Höhe aufgetreten sind.

In diesem Beitrag gehen wir der Frage auf den Grund, welche Arten von Kostenstellen es gibt und wie verschiedene Unternehmensbereiche auf verschiedene Kostenstellen aufgeteilt werden können. Zudem erfahren Sie anhand von konkreten Beispielen, wie Sie diese Kostenstellen in Ihrer Buchhaltung zum Nachverfolgen der Unternehmensausgaben nutzen können.

Was ist eine Kostenstelle?

Eine Kostenstelle (KoSt) beschreibt den Ort bzw. den Ursprung der Kostenentstehung. Sie ist ein individuell definierter Bereich in einem Unternehmen, dem Kosten direkt zugeordnet werden. Sie dient dazu, die Kostenkontrolle zu erleichtern, indem sie einen genauen Überblick darüber gibt, wie viel Geld in den einzelnen Unternehmensbereichen ausgegeben wird.

In diesem Beitrag

Wie können Kostenstellen eingeteilt werden?

Jedes Unternehmen kann seine Kostenstellen individuell definieren, um seine Unternehmensausgaben bestmöglich den Verursachern zuordnen zu können. Welche Einteilung von Kostenstellen am sinnvollsten ist, ist stark von der jeweiligen Unternehmensstruktur, der Branche und der Grösse abhängig.

Gängige Möglichkeiten zur Einteilung der Kostenstellen sind die Folgenden:

Funktionale Einteilung: Fokus auf den funktionalen Aspekt der Kosten. Die Kostenstellen beziehen sich also auf bestimmte Aufgaben, wie beispielsweise Warenwirtschaft, Vertrieb, Produktion und Verwaltung.
Räumliche Einteilung: Alternativ können Kostenstellen auch räumliche Aspekte beinhalten, beispielsweise wenn das Unternehmen verschiedene Gebäude, Filialen oder Standorte hat.
Projektbezogene Einteilung: Werden in einem Unternehmen häufig grosse und wichtige Projekte abgewickelt, kann es Sinn machen, für das jeweilige Projekt eine eigene Kostenstelle zu bilden. So behält man einen genauen Überblick darüber, wie viel das jeweilige Projekt gekostet hat.

miniature world globe model with pins — Abb.: Kostenstellen können räumlich eingeteilt werden, z. B. nach Standorten.

Welche Arten von Kostenstellen gibt es?

Eine Einteilung von Kostenstellen in verschiedene Arten hilft, die im Unternehmen anfallenden Kosten gezielt kontrollieren und in der Buchhaltung verrechnen zu können. Nicht alle Kostenstellen haben dabei die gleiche Gewichtung.

Hauptkostenstellen

Hauptkostenstellen beziehen sich auf alle Kosten, die direkt mit der Leistungserbringung in Zusammenhang stehen. Sie tragen unmittelbar zur Herstellung, dem Verkauf eines Produkts oder der Erbringung einer Dienstleistung bei und produzieren somit direkt Kostenträger. Welche Hauptkostenstellen es konkret gibt, hängt vom Tätigkeitsfokus des jeweiligen Unternehmens ab.

Zur Hauptkostenstelle können unter anderem folgende Kostenstellen zählen:

Produktion: Fertigung, Montage, Qualitätsprüfung
Vertrieb: Marketing, Kundenservice, Aussendienst, Verkauf
Logistik: Lagerhaltung, Versandabwicklung, Materialannahme, Verpackung
Forschung und Entwicklung: Produktdesign, Testlabore

Beispiel: Die «Abteilung für Abfüllung und Verpackung» eines Lebensmittelherstellers hat eine eigene Hauptkostenstelle, da sie direkt an der Fertigstellung der verkaufsfähigen Ware beziehungsweise des Endprodukts beteiligt ist. Hier werden fertige Produkte, wie Getränke oder Konserven, abgefüllt, verschlossen und für den Verkauf verpackt. Die in dieser Abteilung anfallenden Kosten, beispielsweise für Arbeitskräfte, Verpackungsmaterialien und Maschinen, werden somit unmittelbar der Kostenstelle «Abfüllung und Verpackung» zugeordnet.

Nebenkostenstellen

Nebenkostenstellen hingegen beziehen sich auf Nebenbereiche oder Nebenprodukte des Unternehmens. Zwar sind sie nicht direkt mit dem Kerngeschäft verbunden, liefern aber dennoch einen Beitrag zur Gesamtleistung des Unternehmens. Eine typische Nebenkostenstelle ist die Abfallverwertung. Neben- und Hauptkostenstellen werden auch als Endkostenstellen bezeichnet, da sie direkt auf Kostenträger verrechnet werden können.

Beispiel: Der Lebensmittelhersteller muss sich auch um die Abfallverwertung kümmern. Diese Kostenstelle ist nicht direkt mit der Hauptproduktion der Lebensmittel verbunden, spielt aber dennoch eine wichtige Rolle im Gesamtbetrieb des Unternehmens. Denn in der Abfallverwertung fallen verschiedene Kosten an, die separat erfasst und zugeordnet werden können. Neben den Personalkosten für Mitarbeitende, die in der Abfallsortierung und -entsorgung tätig sind, fallen auch Betriebskosten für spezielle Anlagen zur Abfallverarbeitung, Entsorgungsgebühren für nicht verwertbare Abfälle sowie Energiekosten für den Betrieb der Abfallverarbeitungsanlagen an. Manche Abfälle des Lebensmittelherstellers sind als Tierfutter und Kompost verwertbar, durch deren Verkauf Zusatzeinnahmen generiert werden können.

Durch die separate Erfassung sämtlicher, mit der Abfallverwertung in Bezug stehender Kosten, kann der Lebensmittelhersteller die Effizienz und Wirtschaftlichkeit seiner Abfallverwertung genau analysieren und bei Bedarf optimieren.

Hilfskostenstellen

Zu den Hilfskostenstellen, auch Vorkostenstellen genannt, zählen Unternehmensbereiche, die keine direkten Leistungen für Produkte erbringen, sondern lediglich andere Abteilungen unterstützen. Sie versorgen also primär andere Kostenstellen. Hilfskostenstellen wirken nur unternehmensintern und erbringen keine Leistungen ausserhalb des Unternehmens. Demzufolge produzieren sie auch keine Kostenträger.

Infrastruktur: Hausmeisterservice, Gebäudereinigung
Energieversorgung: Betrieb von Heizungsanlagen, Stromversorgung
Werkzeugbau: Wartung und Bereitstellung von Werkzeugen für die Fertigung
Betriebswerkstatt: Reparatur und Wartung von Maschinen
Fuhrpark: Bereitstellung von Fahrzeugen für interne Abläufe
Verwaltung: Personalwesen, Finanzbuchhaltung
IT: Netzwerkadministration, Software-Wartung
Kantine: Verpflegung der Mitarbeitenden

three people in red overalls with vacuum cleaners — Abb.: Die Gebäudereinigung zählt oft zu den Hilfskostenstellen.

Beispiel: Bei einem Lebensmittelhersteller ist die Reinigungsabteilung nicht direkt an der Produktion beteiligt. Ihre Aufgabe, nämlich die Reinigung und Hygiene der Produktionsstätten sicherzustellen, unterstützt jedoch verschiedene Abteilungen und damit unterschiedliche Kostenstellen im Unternehmen. Es handelt sich daher um eine Hilfskostenstelle.

Was ist eine Kostenstellenrechnung?

Die Kostenstellenrechnung dient dazu, im Unternehmen anfallende Gemeinkosten, also Kosten, die für mehrere Kostenstellen gleichzeitig anfallen und die nicht direkt einer einzigen Kostenstelle zugeordnet werden können, richtig (verursachergerecht) auf verschiedene Bereiche oder Abteilungen des Unternehmens, und somit auf die verschiedenen Kostenstellen, zu verteilen.

Wichtig bei der Kostenstellenrechnung ist es also, einen geeigneten Verteilungsschlüssel zu ermitteln, mit dem die Gemeinkosten gerecht auf die verschiedenen Kostenstellen verteilt werden können.

Beispiel: Ein Lebensmittelhersteller möchte die Kosten seiner Abteilungen ermitteln. Die bei dem Betrieb der Maschinen anfallenden Gemeinkosten von CHF 50‘000 sollen dabei auf die Kostenstellen Fruchtverarbeitung und Verpackung verteilt werden. Die Verteilung erfolgt anhand der Maschinenlaufzeiten: 60 % der Zeit entfallen auf die Fruchtverarbeitung (CHF 30‘000) und 40 % auf die Verpackung (CHF 20‘000). Diese Kosten werden später auf die hergestellten Produkte, wie Marmelade, weiterverrechnet. So zeigt die Kostenstellenrechnung auf, welche Abteilung wie viele Kosten verursacht.

Was ist ein Kostenstellenplan?

Ein Kostenstellenplan ist ein systematisches Verzeichnis aller Kostenstellen eines Unternehmens. Er strukturiert und ordnet die verschiedenen Kostenstellen nach bestimmten Kriterien (z. B. Funktion, Abteilung oder Standort). Dabei werden die Kostenstellen typischerweise zunächst auf der oberen Ebene aufgelistet – beispielsweise in Form von Abteilungen. Anschliessend werden sie weiter in Unterkostenstellen untergliedert.

Dies dient dazu, einen klaren Überblick über die Kostenstruktur des Unternehmens zu erhalten und ermöglicht eine genaue Kostenkontrolle. Dadurch können sowohl die Profitabilität einzelner Unternehmensbereiche oder Projekte beurteilt, als auch Budgets geplant und kontrolliert werden.

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Häufig gestellte Fragen zur Kostenstelle

Sind Personalkosten eine Kostenstelle?

Nein, Personalkosten sind keine eigene Kostenstelle, sondern eine Kostenart, die verschiedenen Kostenstellen zugeordnet wird. Sie entstehen durch Gehälter, Sozialabgaben und andere Personalaufwendungen und werden in der Kostenrechnung den Abteilungen, Bereichen oder Projekten zugeordnet, in oder an denen die Mitarbeitenden arbeiten.

Was ist eine Kostenstelle im Arbeitsvertrag?

Eine Kostenstelle im Arbeitsvertrag gibt an, welcher Kostenstelle des Unternehmens ein Mitarbeitender zugeordnet ist. Dadurch können die Personalkosten des Mitarbeitenden dieser Kostenstelle zugerechnet werden, was dabei hilft, die Kosten genau verfolgen und verteilen zu können.

Was ist der Unterschied zwischen einer Kostenstelle und einem Kostenträger?

Kostenstelle und Kostenträger unterscheiden sich in ihrer Funktion in der Kostenrechnung: Die Kostenstelle zeigt, wo Kosten anfallen, während der Kostenträger zeigt, wofür die Kosten anfallen.

So ist eine Kostenstelle ein Bereich oder eine Abteilung im Unternehmen, in der Kosten entstehen (wie Produktion oder Verwaltung). Sie dient dazu, die Kosten einem bestimmten Ort im Unternehmen zuzuordnen und die Kostenverteilung zu kontrollieren. Ein Kostenträger hingegen ist das Endprodukt oder die Dienstleistung, für die die Kosten tatsächlich anfallen. Er zeigt, wofür die Kosten entstanden sind, zum Beispiel ein bestimmtes Produkt, Projekt oder Auftrag, und gibt an, was die Gesamtkosten verursacht.

Wieso sind Kostenstellen sinnvoll?

Die Aufteilung sämtlicher anfallender Kosten auf verschiedene Kostenstellen hilft dem Unternehmen dabei, die Wirtschaftlichkeit verschiedener Abteilungen, Unternehmensbereiche, Standorte oder Projekte besser beurteilen zu können. Dadurch können Schwachstellen identifiziert und in der Folge optimiert werden. Kostenstellen sind also bedeutende Instrumente zur Kontrolle, Steuerung und Planung von Unternehmen.

Was ist der Unterschied zwischen Kostenstelleneinzelkosten und Kostenstellengemeinkosten?

Können Kosten direkt einer einzelnen Kostenstelle zugeteilt werden, handelt es sich um Kostenstelleneinzelkosten – beispielsweise ein Wartungsservice, der ausschliesslich für die Wartung von Maschinen in der Fertigung eingesetzt wird. Können die Kosten hingegen nicht eindeutig auf eine Kostenstelle zugeordnet werden, da sie verschiedene Unternehmensbereiche unterstützen, handelt es sich um Kostenstellengemeinkosten. Dazu zählen beispielsweise die Kosten für einen Reinigungsdienst, der im gesamten Werk für die Reinigung zuständig ist. In solchen Fällen müssen die Ausgaben mit Hilfe eines Verteilungsschlüssels auf die einzelnen Kostenstellen verteilt werden.

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