Kontierung zur Verbuchung von Geschäftsvorfällen

Ohne Kontierung können Geschäftsvorfälle nicht ordnungsgemäss in der Buchhaltung erfasst werden. Aus diesem Grund ist die Kontierung wichtiger Bestandteil der Buchungsvorbereitung in Unternehmen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was die Vorkontierung und die Kontierung sind und weshalb sie so eine grosse Bedeutung für Unternehmen haben. Zudem erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Kontierung von Belegen und Rechnungen.

Warum ist Kontierung wichtig?

Ohne ordnungsgemässe Buchhaltung ist keine Unternehmensführung möglich. Die Kontierung nimmt hierbei eine wichtige Rolle ein, weil sie sicherstellt, dass Geschäftsvorfälle korrekt und systematisch erfasst werden. Dies ermöglicht eine präzise Buchführung, die für das Controlling, die Erstellung von Finanzberichten und Steuererklärungen sowie die Überwachung der finanziellen Gesundheit eines Unternehmens unerlässlich ist.

Fehler in der Kontierung können zu schwerwiegenden Folgen und gar rechtlichen Konsequenzen für das Unternehmen führen. Unter Umständen kann der Verdacht aufkommen, dass vorsätzlich falsch kontiert wurde, um Steuern zu sparen. Geht die Eidgenössische Steuerverwaltung von grober Fahrlässigkeit oder vorsätzlicher Falscherfassung aus, kann dies ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren zur Folge haben.

Doch auch ohne rechtliche Konsequenzen kann sich eine falsche Kontierung negativ auf das Unternehmen auswirken. Werden Buchungen falsch erfasst, kann dies zu Fehlern in der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung führen. Die fehlerhafte Darstellung der finanziellen Lage des Unternehmens kann falsche Entscheidungen zur Folge haben und dadurch den Unternehmenserfolg beeinträchtigen.

Eine richtige Kontierung ermöglicht es Unternehmen hingegen, ihre Finanzen gut im Blick zu behalten und verbessert die Unternehmenssteuerung.

Was ist eine Vorkontierung?

Bei der Vorkontierung handelt es sich um einen vorbereitenden Schritt im Buchhaltungsprozess. Sie gehört somit zur vorbereitenden Buchführung. Selbst wenn ein Unternehmen die Kontierung an einen Treuhänder abgibt, kümmert es sich in der Regel selbst um die Vorkontierung.

Hierbei werden die Belege sortiert und bereits vor der eigentlichen Buchung vorläufig einem bestimmten Konto zugeordnet. Informationen wie Kostenträger und Kostenstelle werden meist direkt auf dem Beleg oder der Rechnung notiert.

Dies dient dazu, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen korrekt erfasst sind, bevor der Buchungsvorgang abgeschlossen wird. Die Vorkontierung hilft somit, Fehler zu vermeiden und den Buchungsprozess zu beschleunigen.

Meist werden die Vorkontierung und die Kontierung nicht von derselben Person durchgeführt. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass alle Personen ein einheitliches System verwenden, damit es nicht zu Verwirrung oder Fehlern kommt.

Wie werden Belege kontiert?

Die Kontierung findet anhand von Belegen statt, denn es gilt: Keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen. Schliesslich müssen diese korrekt auf das richtige Konto gebucht werden. Nur so ist es möglich, der Eidgenössischen Steuerverwaltung eine genaue Übersicht der Einnahmen und Ausgaben in der Bilanz vorzulegen.

Es werden verschiedene Arten von Belegen unterschieden:

• Eigenbelege sind unternehmensinterne Belege, also beispielsweise Ausgangsrechnungen oder Gehaltslisten.
• Fremdbelege hingegen sind externe Belege, also Belege, die ausserhalb des Unternehmens entstanden sind.
• Notbelege sind ein Sonderfall. Sie bezeichnen Fremdbelege, die im Notfall als Ersatz für einen Fremdbeleg ausgestellt wurden. Demnach werden sie bei der Kontierung wie Fremdbelege behandelt.

Die folgende Schritt-für-Schritt Anleitung zeigt, wie Belege kontiert werden.

Zunächst müssen die Belege für die Kontierung vorbereitet werden:

• Erfassung der Belege mit Datum und Eingangsstempel. Bei der digitalen Verarbeitung der Belege wird dieser Schritt übersprungen.
• Chronologische Sortierung der Belege. Die Belege müssen fortlaufend nummeriert und ggfs. nach Belegarten geordnet werden. Anhand seiner Nummer kann der Beleg später eindeutig identifiziert werden. Wird eine Buchhaltungssoftware genutzt, findet dieser Schritt automatisiert statt.
• Überprüfung der Belege auf Richtigkeit und Vollständigkeit: Kontrolle, ob die richtigen Dienstleistungen oder Waren mit dem richtigen Betrag in Rechnung gestellt wurden, und ob sämtliche notwendige Angaben auf den Belegen vorhanden sind. Dazu zählen unter anderem Name und Adresse, Unternehmens-Identifikationsnummer, Rechnungsbetrag, Datum der Lieferung oder Leistungserbringung, Art und Menge des Einkaufs, angewandter Mehrwertsteuersatz und Kontonummer.
• Notierung von wichtigen Informationen auf dem Beleg: Im Rahmen der Vorkontierung werden wichtige Informationen wie die betreffende Kostenstelle auf dem Beleg notiert.

Nun kann die eigentliche Kontierung durchgeführt werden:

• Wahl der Konten: Belege müssen im Rahmen der Kontierung den richtigen Konten zugeordnet werden. Wählen Sie die passenden Konten, die den Geschäftsvorfall betreffen, aus dem Kontenrahmen. Es wird mindestens je ein Soll-Konto und ein Haben-Konto benötigt.
• Aufstellen des Buchungssatzes: Nun können Sie anhand der ermittelten Konten im Soll und Haben den Buchungssatz aufstellen. Tragen Sie dabei den Betrag des Geschäftsvorfalls in die entsprechenden Konten ein. Achten Sie darauf, dass die Soll- und Haben-Buchungen in der Summe gleich sind.
• Erfassung im Buchhaltungssystem: Im Anschluss an die Kontierung werden die Belege im Buchhaltungssystem verbucht.

Am Ende müssen die Belege abgelegt und archiviert werden:

• Beleg ablegen: Belege müssen fachgerecht archiviert werden. Legen Sie den Beleg nach der Kontierung systematisch in Ordnern oder digital ab, sodass er bei Bedarf leicht wiedergefunden werden kann. Dies ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit und eventuelle Prüfungen. Denn für Rechnungen und Belege gilt eine Aufbewahrungspflicht von i. d. R. zehn Jahren.
• Überprüfung: Kontrollieren Sie abschliessend die Kontierung, um sicherzustellen, dass alle Schritte korrekt durchgeführt wurden und keine Fehler gemacht wurden.