Die Inventur ist ein Unternehmensprozess, der eine lückenlose Bestandsaufnahme von Vermögensgegenständen und Schulden ermöglicht.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die Inventur definiert wird und ob auch Sie dazu verpflichtet sind, eine Inventur durchzuführen. Lernen Sie die Gründe kennen, warum regelmässige Inventuren nicht nur aufgrund gesetzlicher Anforderungen notwendig sind, sondern auch finanzielle Vorteile haben und das Vertrauen von Geschäftspartnern stärken können.
Bei der Inventur handelt es sich um den Prozess der lückenlosen Bestandsaufnahme sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Dabei wird die Menge und der Wert des Bestandes erfasst und in einem Bestandsverzeichnis, dem sogenannten Inventar, dokumentiert. Die Inventur wird meistens am Ende eines Geschäftsjahres durchgeführt.
Die Durchführung regelmässiger Inventuren ist nicht nur wichtig, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (vgl. Art. 958 OR), sondern trägt auch dazu bei, die Effizienz zu steigern, Geld zu sparen und das allgemeine Funktionieren des Unternehmens zu verbessern.
Die Inventur ermöglicht es Unternehmen, einen genauen Überblick über ihre Lagerbestände zu erhalten. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die tatsächlich verfügbaren Bestände mit den Aufzeichnungen übereinstimmen.
Die regelmässige Bestandskontrolle kann unter anderem zu einer grösseren Kundenzufriedenheit führen. Denn das Unternehmen kann so sicherstellen, dass sämtliche benötigte Produkte in ausreichender Menge vorhanden sind. Dadurch können Lieferverzögerungen an die Kunden vermieden werden.
Die Bewertung der Vermögenswerte im Rahmen einer Inventur ist entscheidend für die Erstellung genauer Bilanzen und Jahresabschlüsse. Dies ist nicht nur von Vorteil für die unternehmensinterne Entscheidungsfindung und Unternehmenssteuerung, sondern wird auch im Rahmen der externen Berichterstattung von externen Stakeholdern wie Investoren oder Kreditgebern erwartet.
Eine genaue Bestandsführung kann die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens verbessern und das Vertrauen von Geschäftspartnern stärken, da sie darauf hinweist, dass das Unternehmen seine Ressourcen effektiv verwaltet.
Die Inventur dient ebenso als Mittel, um Diebstahl oder Betrug aufzudecken. Durch den Vergleich der im Rahmen der Inventur ermittelten physischen Bestände mit den Aufzeichnungen der Buchführung können Unregelmässigkeiten erkannt und untersucht werden.
Weichen die tatsächlichen Bestände stark von den Zahlen in den Aufzeichnungen ab, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass Waren unerlaubterweise entwendet wurden. Das Unternehmen kann nun Mittel in die Wege leiten, um die Hintergründe ausfindig zu machen und um Diebstähle in Zukunft zu verhindern.
Hinzu kommen die gesetzlichen Anforderungen, die viele Unternehmen dazu verpflichten, regelmässig eine Inventur durchzuführen.
Die Bewertung der Bestände im Rahmen der Inventur hat zudem Auswirkungen auf die steuerliche Veranlagung des Unternehmens. Die korrekte Erfassung der Bestandswerte ist wichtig, um Steuern genau berechnen zu können.
Grundsätzlich sind Unternehmen, die nach schweizerischem Recht zur Führung einer ordentlichen Buchführung verpflichtet sind, auch zur Durchführung einer Inventur verpflichtet. Diese Unternehmen müssen gemäss Art. 958c Abs. 2 OR zum Ende eines Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. Diese Regel betrifft vor allem Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) sowie Genossenschaften wie auch Einzelunternehmen mit einem Umsatz von mindestens CHF 500‘000.
Einzelunternehmen oder Kleinstunternehmen mit weniger als CHF 500‘000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr müssen keine ordentliche Buchführung führen und können stattdessen ihre Gewinne anhand einer Milchbüchleinrechnung ermitteln. Sie sind in der Regel von der Inventurpflicht befreit.
Bei der Inventur wird zwischen körperlicher Inventur und Buchinventur unterschieden:
Die körperliche Inventur bezieht sich auf die physische Zählung und Überprüfung aller vorhandenen Vermögensgegenstände eines Unternehmens. Dabei werden alle Produkte und Materialien im Verkaufsraum und im Lager gezählt, gewogen oder gemessen. Ist eine genaue Zählung nicht möglich, kann die Menge geschätzt werden.
Die Buchinventur hingegen bezieht sich auf die Überprüfung der immateriellen Vermögensgegenstände, die nicht körperlich gezählt werden können. Dazu zählen zum Beispiel das Bankguthaben, Schulden, Forderungen sowie Verbindlichkeiten.
Diese Form der Inventur erfolgt anhand von Belegen wie Kontoauszügen, Verträgen und Rechnungen, anhand derer das Saldo ermittelt wird.
Wenn ein Unternehmen seine Bestände überprüfen möchte, kann es zwischen verschiedenen Arten der Inventur wählen:
Bei dieser Art der Inventur wird der gesamte physische Bestand des Unternehmens an einem bestimmten Stichtag gezählt. Die Stichtagsinventur kommt meist zum Ende des Geschäftsjahres im Rahmen des Bilanzstichtages zur Anwendung. Der Bilanzstichtag ist für die meisten Unternehmen der 31. Dezember.
Da es für viele Unternehmen nicht realisierbar ist, am 31. Dezember eine Inventur durchzuführen, gibt es die sogenannte «zeitnahe Stichtagsinventur». Bei dieser Art der Inventur gewährt die Eidgenössische Steuerverwaltung dem Unternehmen einen Spielraum von zehn Tagen um den Stichtag, damit die Inventur flexibler durchgeführt werden kann.
Im Rahmen der Stichprobeninventur wird nur ein Teil des Bestandes physisch gezählt. Die Ergebnisse werden dann hochgerechnet, um so den Gesamtbestand zu schätzen. Beispielsweise werden im Lager nur einige Regalabschnitte gezählt. Die Ergebnisse, die man hierbei erhält, werden dann auf den gesamten Lagerbestand hochgerechnet.
Bei dieser Methode ist es erforderlich, die Stichproben sehr sorgfältig auszuwählen. Nur so ist es möglich, auf ein relativ genaues und wahrheitsgetreues Ergebnis zu kommen. Auch die Stichprobeninventur wird in der Regel zum Bilanzstichtag durchgeführt.
Bei der permanenten Inventur wird der Bestand kontinuierlich überwacht. Das bedeutet, dass mittels eines Warenwirtschaftssystems Zugänge, Abgänge und Veränderungen der Bestände – also sämtliche Warenbewegungen – laufend dokumentiert werden.
Die permanente Inventur hat den Vorteil, dass Lagerbestände das ganze Jahr über genauestens überwacht werden und die Inventarliste am Bilanzstichtag in Sekundenschnelle erstellt werden kann.
Diese Methode meint, dass immer nur ein Teil der Bestände gezählt wird, bis nach einer Weile Inventurdaten über den gesamten Bestand vorliegen. Anschliessend wird wieder von vorne begonnen. Anstatt alles an einem einzigen Stichtag zu zählen, wird bei der rollenden Inventur also die Erfassung des Bestands auf das gesamte Jahr über verteilt und laufend durchgeführt.
Bei der Durchführung einer Inventur gibt es einige Grundsätze zu beachten, um eine genaue Bestandsaufnahme gewährleisten zu können. Diese Grundsätze tragen dazu bei, dass die Inventur zuverlässige und aussagekräftige Ergebnisse über die tatsächlichen Bestände liefert.
Im Rahmen der Planung und Durchführung einer Inventur ist es sinnvoll, die folgenden Schritte zu durchlaufen:
Legen Sie zunächst den Termin für die Inventur fest, indem Sie unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ein Datum wählen, an dem der organisatorische Aufwand und die Arbeitsbelastung möglichst gering sind.
Nun sollten Sie einen Zeitplan für die Inventur erstellen, um genau planen zu können, wie viel Zeit die Inventur in Anspruch nehmen wird. Dabei ist es wichtig, abzuklären, ob die Produktion während der Inventur weiterlaufen kann, reduziert oder ganz eingestellt werden muss.
Sämtliche Inventurtermine und Verantwortlichkeiten aller an der Inventur Beteiligten legen Sie im Inventurkalender fest.
Damit der Zeitplan am Inventurtag eingehalten werden kann, sollten Sie die Inventur vorbereiten.
Sorgen Sie dafür, dass am Inventurtag die für die Inventur benötigten Flächen aufgeräumt und die Bestände übersichtlich geordnet sind. Kontrollieren Sie, ob jeder Artikel korrekt gekennzeichnet ist.
Bestimmen Sie gegebenenfalls, mit welchem Verfahren der jeweilige Artikel bestimmt werden soll und stellen Sie benötigte Hilfsmittel – wie Scanner, Taschenrechner, Waagen, Stifte und Notizzettel – bereit.
Erstellen Sie klar verständliche Aufnahmeformulare, Bestandslisten und Inventuranweisungen.
Weisen Sie die Inventurhelfer bereits im Vorfeld ein und geben Sie ihnen alle notwendigen Informationen an die Hand. Vergewissern Sie sich, dass alles verstanden wurde, um Fehler bei der Inventur zu vermeiden.
Ist die Inventuraufnahme beendet, überprüft der Inventurleiter die Richtigkeit und Vollständigkeit sämtlicher Belege, Eintragungen und Unterschriften.
Die Inventurbelege werden nun in eine Software beziehungsweise in ein spezielles Inventurprogramm eingegeben.
Für eine vollständige Inventur ist es erforderlich, neben der körperlichen Inventur auch eine Buchinventur durchzuführen.
Damit diese möglichst schnell und reibungslos vonstatten geht, sollten Sie das gesamte Jahr darauf achten, sämtliche Geschäftsvorgänge lückenlos und in chronologischer Reihenfolge zu dokumentieren. Bewahren Sie dazu alle Belege so auf, dass sie leicht zugeordnet werden können – auch von einer externen Person.
Im Rahmen der Buchinventur werden dann sämtliche immaterielle Vermögens- und Schuldenwerte zu einem bestimmten Stichtag aufgeführt.
Die Buchhaltungssoftware von bexio unterstützt Sie bei der Inventur, da sämtliche Rechnungen, Aufträge und wichtige Kennzahlen integriert sind und Sie so nie den Überblick über Ihre Lagerbestände verlieren. Geben Sie die Inventurdaten ein, erhalten Sie mit nur wenigen Klicks eine aktualisierte Bestandsliste. Testen Sie jetzt bexio 30 Tage kostenlos und unverbindlich.
Beim Inventar handelt es sich um das Bestandsverzeichnis, das man in Folge der Inventur erstellen kann. Die Inventur hingegen ist der Vorgang des Zählens und Dokumentierens der Vermögensgegenstände und Schulden.
Für viele Unternehmen ist es handelsrechtlich und steuerrechtlich vorgeschrieben, eine Inventur zu machen. Machen Sie keine oder eine nicht ordnungsgemässe Inventur, kann dies Konsequenzen von Geldbussen bis hin zu Gefängnisstrafen nach sich ziehen.
Je nachdem, welche Arten von Vermögensgegenständen ein Unternehmen im Rahmen der Inventur erfasst, werden auch unterschiedliche Dinge für die Inventur benötigt. Mögliche notwendige Hilfsmittel sind zum Beispiel Taschenrechner, Waagen, Rechenmaschinen, Steighilfen, Kisten, Stifte, Notizzettel, Erfassungsgeräte, Scanner, Bestandslisten und Aufnahmeformulare.
Für die Buchinventur hingegen werden Guthaben-, Zahlungs- oder Forderungsnachweise wie Quittungen, Kontoauszüge, Rechnungen und Belege benötigt.
Die Inventur wird in der Regel von internen Mitarbeitern des Unternehmens durchgeführt. Allerdings greifen auch viele Unternehmen aus Kostengründen zu temporären externen Arbeitskräften mit geringer fachlicher Qualifikation zurück, was jedoch mit einer höheren Fehleranfälligkeit einhergehen kann.
Unternehmensinterne oder externe Prüfer überprüfen die Richtigkeit und Vollständigkeit der durchgeführten Inventur, um sicherzustellen, dass sie den Standards und Grundsätzen entspricht.
Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie alle Funktionen von bexio, der einfachen Business Software für Ihre KMU-Administration.
Noch Fragen? Rufen Sie uns an: +41 71 552 00 61
Schreiben Sie lieber? [email protected]
Hallo Freizeit! Direkt ohne Installation & Zahlung starten.
Wir haben Ihnen eine E-Mail an {email} gesendet. Einfach Bestätigungslink anklicken um bexio 30 Tage lang kostenlos und unverbindlich zu testen!
Falls Sie das E-Mail nicht erhalten haben, überprüfen Sie bitte Ihren Spam-Ordner.
Bei der Registrierung Ihrer Daten ist ein Fehler aufgetreten. Bitte versuchen Sie es erneut oder, falls das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich bitte an unseren Support unter [email protected] oder +41 (0)71 552 00 61.
