Das Hauptbuch ist das Rückgrat im Rechnungswesen eines Unternehmens. Es hält die wirtschaftlichen Aktivitäten in einem strukturierten und organisierten Format fest und hilft, die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu verstehen. Wie Hauptbuch und Journal in der doppelten Buchhaltung zusammenhängen und wie Sie ein Hauptbuch anlegen und lesen, erfahren Sie hier.
Das Hauptbuch einfach erklärt
Was ist das Hauptbuch?
Das Hauptbuch beinhaltet sämtliche Buchungen eines Geschäftsjahres in einer sachlichen Sortierung. Darin werden also alle Geschäftsfälle ihren jeweiligen Sachbereichen zugeordnet – zum Beispiel den Sachbereichen «Material», «Forderungen» oder «Kasse». In der doppelten Buchhaltung bildet das Hauptbuch das Pendant zum Journal, in dem ebenfalls sämtliche Buchungen erfasst sind, aber in chronologischer Sortierung.
Wofür brauchen Sie das Hauptbuch?
Jeweils am Ende einer Geschäftsperiode, in der Regel einmal pro Jahr, nehmen Sie den Geschäftsabschluss aller Konten vor. Dabei erstellen Sie die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung, in der Schweiz Erfolgsrechnung genannt. Potenzielle Investoren, die sich für Ihr Unternehmen interessieren, ziehen vor allem diese beiden Informationsquellen zu Rate, denn sie spiegeln die Vermögenslage und den Schuldenstand des Unternehmens wider.
Fachkundige ziehen anhand dieser Aufstellungen detaillierte Rückschlüsse über den Gesundheitszustand Ihres Unternehmens. Das ist für Kapitalgeber und andere Kreditoren die Grundlage, um sich für oder gegen Ihre Unternehmung zu entscheiden. Bilanz und Erfolgsrechnung sind jedoch auch für den Staat massgebend, denn anhand dieser ermittelt die Eidgenössische Steuerverwaltung die zu entrichtenden Steuern. Der Gesetzgeber regelt deshalb die vorgeschriebenen Mindestanforderungen, die Sie bei der Erstellung Ihrer Jahresabschlüsse erfüllen müssen.
Was sind die Unterschiede zwischen Journal, Hauptbuch und Nebenbuch?
In der Buchhaltung gibt es verschiedene Arten von Büchern (oder einfach «Aufzeichnungen»), die dazu dienen, verschiedene Aspekte der Finanzen eines Unternehmens nachvollziehbar zu machen. Dazu zählen das Journal, das Hauptbuch und die Nebenbücher.
Journal
Das Buchungsjournal wird häufig auch als Grundbuch bezeichnet. Es ist das Buch, in dem Sie alle Geschäftsfälle zuerst erfassen, und zwar in chronologischer Reihenfolge und als doppelte Buchführungseinträge. Sie können es sich vorstellen wie ein Tagebuch für alles, was mit den Finanzen Ihres Unternehmens zu tun hat. Wichtig: Nachdem eine Transaktion im Journal erfasst wurde, wird sie zusätzlich in die entsprechenden Konten im Hauptbuch übertragen.
Hauptbuch
Das Hauptbuch ist seiner Definition nach das zentrale Buch in der Buchhaltung. In ihm sind alle Konten versammelt, in denen Sie Geschäftsfälle verzeichnen. Es gibt keine universell gültige Definition davon, was ein Hauptbuch alles beinhalten muss. Welche Konten sich in einem Hauptbuch finden, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen und hängt von den jeweiligen Geschäftsfällen ab. Bei Unternehmen A kann etwa das Konto «Fuhrpark» sehr umfangreich sein, bei Unternehmen B ist es gar nicht vorhanden, weil es nicht über Firmenwagen verfügt.
In Ihrem Hauptbuch zeichnen Sie die Veränderungen all Ihrer Konten auf. Jedes Konto repräsentiert eine bestimmte Art von Vermögenswert (wie Bargeld, Forderungen, Anlagen), Verbindlichkeit (wie Darlehen, Lieferantenverbindlichkeiten), Eigenkapital, Einnahme oder Ausgabe.
Nebenbücher
Nebenbücher ergänzen das Hauptbuch und ermöglichen eine detailliertere Verfolgung bestimmter Transaktionen. Sie zeichnen Informationen über spezifische Arten von Geschäftsfällen auf, die dann in den Konten im Hauptbuch zusammengefasst werden.
Haben Sie beispielsweise ein Nebenbuch für Kundenforderungen, dann zeichnen Sie in diesem Buch jede einzelne Transaktion auf, bei der Debitoren Ihnen Geld schulden (zum Beispiel nach einem Verkauf auf Rechnung). Dieses Nebenbuch mündet schliesslich in das Konto «Forderungen» im Hauptbuch. Für Ihre Lieferantenverbindlichkeiten, bei denen Sie selbst also Ihren Kreditoren Geld schulden, führen Sie ein weiteres Nebenbuch, in dem Sie aufzeichnen, was Sie wem wann zahlen müssen.
Der Zusammenhang zwischen Hauptbuch und Nebenbuch anschaulich erklärt
Das Hauptbuch und die Nebenbücher ergänzen sich und zeichnen zusammen ein umfassendes Bild der Unternehmensfinanzen.
Stellen Sie sich Ihr Hauptbuch als einen Stadtplan vor. Jedes Konto im Hauptbuch (Bargeld, Anlagen, Verbindlichkeiten, Einkommen usw.) ist eine Strasse auf diesem Plan. Sie sehen, wo sich jede Strasse im Vergleich zu den anderen befindet, aber Sie sehen nicht im Detail, was «auf der Strasse passiert».
Hier kommen die Nebenbücher ins Spiel. Jedes Nebenbuch ist wie eine Nahansicht einer jeden Strasse. In diesen Nahansichten sehen Sie jedes Haus, jeden Gehweg sowie jedes Auto, das gerade irgendwohin fährt oder im Stau steht. In Bezug auf die Finanzbuchhaltung bedeutet dies, dass jedes Nebenbuch detaillierte Informationen über eine bestimmte Art von Transaktion bereitstellt.
Zusammen bieten das Hauptbuch und die Nebenbücher sowohl eine «Vogelperspektive» als auch eine «Nahansicht» auf Ihre Finanzen. Sie tragen dazu bei, dass Sie die Gesamtsituation Ihres Unternehmens verstehen und managen können.
Wie wird das Hauptbuch geführt?
Die Führung des Hauptbuchs ist ein fortlaufender Prozess, der aus mehreren Schritten besteht. Das lässt sich am besten anhand eines konkreten Beispiels erläutern.
Sie betreiben ein kleines Café und kaufen neue Kaffeemaschinen im Wert von CHF 5’000. Diese Transaktion erfassen Sie so:
Sie verbuchen die Transaktion im Grundbuch. Sie vermerken, dass Sie CHF 5’000 ausgegeben und dafür BGA (Betriebs- und Geschäftsausstattung) im Wert von CHF 5’000 erhalten haben. Da das Grundbuch alle Geschäftsfälle als laufende Buchungen (also in chronologischer Reihenfolge) verzeichnet, tragen Sie diese nacheinander in Form einer nummerierten Liste ein:
Als Nächstes übertragen Sie die Transaktion ins Hauptbuch. Betroffen sind zwei Konten: das Konto «BGA» sowie das Konto «Bank». BGA erhöhen Sie um CHF 5’000, da Sie neue Geschäftsausstattung («Aktiven») für Ihr Café in diesem Wert gekauft haben. Gleichzeitig verringern Sie das Konto «Bank» um CHF 5’000, da Sie diese Summe («Passiven») ausgegeben haben.
Die Konten im Hauptbuch stellen sich in Form sogenannter T-Konten dar, weil sie auch hier mit einer Soll- sowie einer Habenseite aufbereitet werden. Die tabellarische T-Form sieht aus wie folgt:
Die beiden Einträge versehen Sie jeweils mit der Buchungsnummer, die der Geschäftsfall im Grundbuch erhalten hat – in diesem Beispiel «1». Zudem notieren Sie, welches andere Konto bei einer Buchung jeweils angesprochen wird. Im Falle der Buchung im Konto «BGA» notieren Sie also, dass diese Buchung auch das Konto «Bank» anspricht, denn die gekaufte BGA wird mit Geld von der Bank bezahlt.
Diese beiden Einträge im Hauptbuch stellen sicher, dass die Buchhaltung ausgeglichen ist. In der Buchhaltung gilt immer, dass die Summe der Vermögenswerte (in diesem Fall die Betriebs- und Geschäftsausstattung und Bankguthaben) gleich der Summe der Verbindlichkeiten und des Eigenkapitals ist. Dieses Prinzip heisst «Doppik» oder doppelte Buchhaltung.
Am Ende eines Geschäftsjahres werden alle Buchungssätze aus dem Grundbuch in die einzelnen Sachkonten des Hauptbuches übertragen. Dann können Sie die Konten «abschliessen». Dazu addieren Sie die wertmässig grössere Seite und notieren die Summe auf der Gegenseite. Den sich ergebenden Saldo jedes Kontos übertragen Sie dann in das SBK (Schlussbilanzkonto). Anschliessend erstellen Sie Ihre Schlussbilanz.
Was bedeutet das Prinzip der Geschlossenheit beim Hauptkonto?
Das Prinzip der formellen und materiellen Geschlossenheit in der Buchhaltung bezieht sich auf den Prozess, in dem alle Konten am Ende einer Buchhaltungsperiode (oft am Ende eines Geschäftsjahres) abgeschlossen bzw. «geschlossen» werden. Dieser Abschluss dient dazu, das Hauptbuch für den Beginn der nächsten Buchhaltungsperiode vorzubereiten.
«Formelle» Geschlossenheit meint die Verpflichtung, dass Soll und Haben jedes Kontos ausgeglichen werden müssen, dass also beim Abschluss des Hauptbuches die Summe der Habenposten gleich der Summe der Sollposten sein muss. «Materielle» Geschlossenheit bedeutet, dass Sie im Hauptbuch alle Geschäftsfälle einer Rechnungsperiode lückenlos erfassen müssen.
Die Schliessung der Konten umfasst drei Schritte:
- Zunächst schliessen Sie alle Umsatz- und Aufwandskonten ab: Sie setzen die Salden dieser Konten auf null, indem Sie eine Ausgleichsbuchung durchführen. Die Differenz zwischen den Umsätzen und den Aufwendungen, also den Gewinn oder Verlust, übertragen Sie dann auf das Eigenkapitalkonto.
- Als Nächstes schliessen Sie Dividenden oder Entnahmen ab, indem Sie den Saldo dieser Konten auch auf das Eigenkapitalkonto übertragen.
- Zuletzt schliessen Sie das Eigenkapitalkonto selbst ab, indem Sie den Saldo auf das neue Geschäftsjahr übertragen. Das neue Geschäftsjahr beginnt dann mit der Eröffnungsbilanz.
Das Prinzip der Geschlossenheit ist ein grundlegender Teil des Jahresabschlusses in der Buchhaltung. Es stellt sicher, dass die Konten am Ende einer Buchhaltungsperiode auf null gesetzt werden und bereit für die Aufnahme von Transaktionen in der nächsten Periode sind. Ausserdem wird durch dieses Prinzip der Gewinn oder Verlust eines Unternehmens korrekt auf das Eigenkapitalkonto übertragen, was ein genaues Bild der finanziellen Lage zeichnet.
Die Führung des Hauptbuchs erfordert also Genauigkeit und Aufmerksamkeit für Details. Stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen korrekt erfasst und klassifiziert werden. Das hilft nicht nur bei der Verwaltung der Finanzen Ihres Unternehmens, sondern ist auch entscheidend für die Einhaltung von Steuervorschriften und für die Vorlage genauer finanzieller Informationen an Investoren, Banken und andere Interessengruppen.
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Häufig gestellte Fragen rund um das Hauptbuch
Wie hängen das Hauptbuch und die Bilanz zusammen?
Die Zahlen in der Bilanz kommen direkt aus den Salden der Konten im Hauptbuch. Die Bilanz ist also eine Art Momentaufnahme der Konten im Hauptbuch zu einem bestimmten Zeitpunkt. So repräsentieren zum Beispiel die Zahlen auf der Aktivseite der Bilanz die Salden der Vermögenskonten im Hauptbuch, und die Zahlen auf der Passivseite stehen für die Salden der Verbindlichkeits- und Eigenkapitalkonten.
Wie viele Konten gibt es in einem Hauptbuch?
Die Anzahl der Konten in einem Hauptbuch kann stark variieren, abhängig von der Grösse und Komplexität des Unternehmens. Es kann nur einige Dutzend, aber auch Tausende von Konten geben. Jedes Unternehmen hat darum ein individuelles Hauptbuch, das seinen spezifischen Bedürfnissen entspricht.
Was ist ein Sammelkonto?
Ein Sammelkonto ist ein Konto im Hauptbuch, das als Übersichtskonto für eine Gruppe von ähnlichen Unterkonten dient. Es kommt vor allem in komplex organisierten Unternehmen zum Einsatz und bietet eine Zusammenfassung der kombinierten Aktivitäten aller Unterkonten. Zum Beispiel kann ein Sammelkonto für «Kundenforderungen» die Salden aller individuellen Kundenkonten enthalten.
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