FIFO – Das First In First Out Prinzip

Für eine erfolgreiche Lagerhaltung muss die richtige Lagerstrategie gewählt werden. Denn je nach Branche kann es einen grossen Unterschied machen, in welcher Reihenfolge die vorrätigen Waren aus den Regalen entnommen werden. Auch im Rechnungswesen im Rahmen der Bestandsbewertung spielt die Lagerstrategie eine Rolle. Ein beliebtes Verfahren ist FIFO, also das First In First Out Prinzip.

In diesem Beitrag erfahren Sie, in welchen Unternehmen sich der Einsatz des FIFO-Prinzips empfiehlt und lernen anhand von praktischen Beispielen den Unterschied zwischen dem periodischen und permanenten First In First Out Verfahren kennen. Zuletzt werden Ihnen alternative Lagerstrategien vorgestellt.

Wo wird FIFO eingesetzt?

FIFO kommt vor allem in den folgenden Branchen zum Einsatz:

• Lebensmittelbranche: Da Lebensmittel ein Mindesthaltbarkeitsdatum haben, empfiehlt sich der Einsatz des FIFO-Prinzips. So kann die höchstmögliche Frische der Lebensmittel gewährleistet sowie ein Verderben der Waren soweit möglich vermieden werden.
• Pharmaindustrie: Medikamente haben Verfallsdaten, weshalb auch hier die Verwendung des FIFO-Verfahrens ratsam ist. Dadurch kann die Sicherheit der Produkte gewährleistet werden.
• Modeindustrie: In der Modeindustrie kommt teils das FIFO-Verfahren zum Einsatz. Da viele Modeartikel Trends folgen und dadurch schnell veralten, kann es Sinn machen, immer zuerst die ältesten Kollektionen – teils auch im Rahmen von grossen Rabattaktionen – zu verkaufen, bevor sie zu unverkaufbaren Ladenhütern werden.

Wie funktioniert FIFO?

Das FIFO-Verfahren gehört zu den Verbrauchsfolgeverfahren in der Warenwirtschaft und basiert auf dem Prinzip, dass die zuerst eingelagerten Waren (First In) das Lager auch zuerst wieder verlassen (First Out). Damit das FIFO-Prinzip erfolgreich angewendet werden kann, ist eine präzise Dokumentation der Reihenfolge, in der Waren ins Lager gelangen, notwendig. Bei einer Bestellung oder einem Auftrag werden zuerst die ältesten Bestände, also die mit der längsten Lagerzugehörigkeit, entnommen, während später eingetroffene Waren im Lager verbleiben.

FIFO dient zudem als Bewertungsvereinfachungsverfahren und hilft Unternehmen, ihren Lagerbestand und damit ihre Vermögensgegenstände zu bewerten. Da am Ende eines Geschäftsjahres das sich im Lager befindende Umlaufvermögen für die Bilanz erfasst und bewertet werden muss, erleichtert FIFO diesen Prozess erheblich.

Unternehmen erhalten innerhalb eines Geschäftsjahres oft mehrere Lieferungen desselben Produkts. Aufgrund von Schwankungen variieren die Preise häufig bei den verschiedenen Lieferungen – und hierbei bietet FIFO eine praktische Lösung. Nach dem FIFO-Prinzip verbleiben zum Jahresende nur die Waren im Lager, die aus den neuesten Lieferungen stammen, da ältere Bestände bereits verbraucht wurden.

Um den Lagerbestand anhand des FIFO-Verfahrens bewerten zu können, sind also zwei Schritte erforderlich:

1. Ermittlung der Stückzahl des Endbestands.
2. Analyse der Lieferungen, aus denen der Endbestand stammt, einschliesslich der jeweiligen Preise.

Periodisches vs. permanentes FIFO-Verfahren

Der Unterschied zwischen dem periodischen und permanenten FIFO-Verfahren liegt in der Art und Weise, wie die Bestandsbewertung vonstatten geht.

Welche Vorteile hat das FIFO-Verfahren?

Das FIFO-Verfahren hat vor allem für Branchen mit verderblichen oder kurzlebigen Produkten einige Vorteile.

• Frische und Qualitätssicherung: Da die ältesten Bestände zuerst verwendet werden, können Verderb- und Qualitätsverluste minimiert werden.
• Transparenz und Einfachheit: Der Warenfluss ist logisch und leicht verständlich, da er der natürlichen Reihenfolge entspricht. Die klare, einfache Struktur erleichtert die Inventur sowie Rückrufaktionen und minimiert Fehlbestände oder Überschüsse.
• Geringe Lagerhaltungszeit und Verringerung der Kosten: Da Waren beim FIFO-Prinzip eine möglichst geringe Zeit im Lager verbleiben, den Lagerbereich also vergleichsweise schnell durchlaufen, verringern sich die Lagerhaltungskosten. Lagerhüter gibt es nicht oder nur vergleichsweise wenige, da der Bestand konstant erneuert wird.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Besonders bei schnell verderblichen Gütern hilft FIFO, Ablauffristen und somit die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten.
• Vermeidung von Obsoleszenz: Ältere Produkte verbleiben nicht lange Zeit im Lager, sodass sie weder verfallen noch veralten und dadurch unverkäuflich werden. Dies ermöglicht es, den Lagerbestand stets aktuell zu halten und Platz für neue Produkte zu schaffen.
• Minimierung von Verlusten: Weil ältere Bestände zuerst verkauft werden, wird das Risiko von Verfall und damit einhergehende finanzielle Verluste reduziert.
• Kundenzufriedenheit: Bei einer gut gewählten Lagerumschlagstrategie erhalten Kunden stets Waren mit möglichst langer Haltbarkeit, anstelle von Produkten, die bald verfallen. Dies trägt zu einer grösseren Kundenzufriedenheit bei.

Welche Nachteile hat das FIFO-Verfahren?

Das FIFO-Verfahren kann auch einige Nachteile mit sich bringen.

• Höherer Lageraufwand: Da immer die ältesten Produkte entnommen werden müssen, kann dies mit einem höheren Aufwand und somit höheren Kosten bei der Lagerhaltung und der Produktentnahme einhergehen.
• Unrealistische Kostenbewertung bei Inflation: Bei steigenden Preisen werden die älteren, günstigeren Einstandspreise für die Bewertung verwendet, was den Gewinn künstlich erhöhen und somit die Steuerlast steigern kann.
• Komplexität bei hoher Lagerbewegung: In dynamischen Lagern mit vielen Ein- und Ausgängen kann die präzise Verfolgung des FIFO-Prinzips aufwändig sein.
• Höherer Verwaltungsaufwand: Vor allem beim permanenten FIFO-Verfahren müssen Transaktionen genau dokumentiert werden, was Zeit und Ressourcen kostet.

Welche alternativen Lagerstrategien zu FIFO gibt es?

Je nach Branche, Produktart, Lagerkapazitäten und Unternehmensanforderungen kann gegebenenfalls eine alternative Lagerstrategie und ein alternatives Bewertungsvereinfachungsverfahren besser geeignet sein als das FIFO-Verfahren.

LIFO (Last In First Out)

Die zuletzt eingelagerten Waren werden zuerst entnommen – es handelt sich also um das Gegenteil des FIFO-Prinzips.

Das LIFO-Prinzip eignet sich nicht bei verderblichen Waren. Stattdessen kommt es häufig bei Unternehmen, die von der Inflation betroffen sind, zum Einsatz. Denn werden die neuesten Waren als erstes wieder verkauft, kann dies eine Senkung der Steuerlast und somit eine Steigerung des Nettoeinkommens zur Folge haben.

HIFO (Highest In First Out)

Die teuersten Waren verlassen das Lager zuerst. Dies dient dazu, die Kostenstruktur zu optimieren. Am Geschäftsjahresende sind somit nur noch die Bestände mit dem geringsten Anschaffungspreis im Lager.

Dieses Verfahren macht bei stark schwankenden Einkaufspreisen Sinn, welche beispielsweise durch Exportbeschränkungen, steigender Nachfrage oder saisonalen Unterschieden entstehen können. Durch die Anwendung des HIFO-Prinzips können dann in manchen Fällen Steuern gespart werden.

Das HIFO-Verfahren kann allerdings nur bei Gütern angewandt werden, bei denen die Lagerdauer die Qualität nicht beeinflusst.

LOFO (Lowest In First Out)

Die günstigsten Waren werden zuerst entnommen, um Gewinne strategisch zu beeinflussen. Am Geschäftsjahresende sind also nur noch die teuersten Waren im Lager vorhanden. Dieses Verfahren basiert, genauso wie das HIFO-Verfahren, auf schwankenden Einkaufspreisen über das Jahr verteilt.

Auch das LOFO-Verfahren ist nur bei Gütern möglich, die nicht verderben können.

FEFO (First Expired First Out)

Das FEFO-Verfahren verfolgt ein ähnliches Ziel wie das FIFO-Verfahren: Verbliche Güter sollen das Lager möglichst lange vor ihrem Verfallsdatum verlassen. Dies wird beim FEFO-Verfahren noch präziser umgesetzt, da hier immer die Produkte, deren Mindesthaltbarkeitsdatum am kürzesten ist, verkauft werden – und dies nicht immer mit der Reihenfolge des Eintreffens der Waren im Lager übereinstimmt.

Das recht aufwändige FEFO-Verfahren eignet sich vor allem für extrem schnell verderbliche Lebensmittel, wie beispielsweise frisches Fleisch und Fisch, Obst und Gemüse sowie frische Backwaren. Bei Lebensmitteln, die ein etwas längeres Mindesthaltbarkeitsdatum haben, ist üblicherweise das weniger aufwändige FIFO-Verfahren zu bevorzugen.

JIT (Just-in-Time)

Beim JIT-Verfahren werden die Lagerhaltung und die damit verbundenen Kosten minimiert, indem Waren bedarfsgerecht geliefert und verwendet werden. Dieses Verfahren reduziert zwar die Lagerkosten, erfordert dafür aber eine präzise Planung.