Fakturierung – alle Infos rund um die Rechnungsstellung

Mit korrekt gestellten Rechnungen schaffen Sie eine Grundlage für die finanzielle Stabilität Ihres Unternehmens. Beim Fakturieren geht es nicht nur um eine schlichte Auflistung von Positionen und Preisen. Welche weiteren Aspekte relevant sind, welche Pflichtangaben Sie machen müssen und wie bexio Sie bei der Fakturierung unterstützen kann, lesen Sie hier.

Welche Arten der Fakturierung gibt es?

Es gibt zwei gängige Arten der Fakturierung. Welche davon für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist, hängt von verschiedenen Parametern ab. In beiden Fällen hilft Ihnen bexio dabei, den Überblick zu bewahren und zeitsparend und effektiv zu fakturieren.

Vorfakturierung

In einem dynamischen Geschäftsumfeld kann die Vorfakturierung für KMU sinnvoll sein: Sie stabilisieren hiermit Ihre Zahlungseingänge und geben Ihren Kunden eine klare Vorstellung von den zu erwartenden Kosten. Bei der Vorfakturierung erstellen Sie die Rechnung, bevor eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung vollständig erbracht wird. Sie werden von Ihren Kunden bzw. Kreditoren bezahlt, bevor Sie eine Leistung erbringen – zum Beispiel in Form von Anzahlungen, Vorauszahlungen oder Abschlagszahlungen.

Gerade für KMU, die nicht über die finanziellen Reserven grösserer Unternehmen verfügen, kann die Vorfakturierung eine sinnvolle Methode sein. Besonders vorteilhaft ist sie bei Grossaufträgen oder langfristigen Projekten. Sie schaffen hiermit nicht nur finanzielle Stabilität für Ihr Unternehmen, sondern demonstrieren auch Vertrauen in die Qualität Ihrer eigenen Produkte und Dienstleistungen.

Nachfakturierung

Die Nachfakturierung hingegen findet nach der Erbringung einer Dienstleistung oder Lieferung eines Produktes statt. Bei diesem Modell ist der Kunde Ihr Debitor: Sie schliessen zunächst den Geschäftsvorgang ab, bevor Sie fakturieren. Bei projektorientierten Dienstleistungen oder bei Produkten mit variablen Kosten ist die Nachfakturierung sinnvoll, da der genaue Betrag erst am Ende des Prozesses bekannt ist.

Zudem stärkt diese Art der nachgelagerten Rechnungsstellung das Vertrauensverhältnis zu Ihren Kunden. Allerdings erfordert sie eine gut organisierte Finanzplanung, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen ausreichend liquide ist, während Sie auf die Zahlungseingänge warten.

Für welche Unternehmen ist die Fakturierung vorgeschrieben?

Grundsätzlich sind alle schweizerischen Wirtschaftsunternehmen und Dienstleister zur Fakturierung verpflichtet, wenn sie mit Geschäftspartnern Transaktionen durchführen. Die Rechnungsstellung dient einerseits der Dokumentation und Abrechnung, andererseits auch der Transparenz gegenüber Kunden. Spezifische Vorschriften und Pflichten zur Fakturierung sind durch das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) geregelt.

Es gibt jedoch Ausnahmen und Vereinfachungen:

• Kleinunternehmen: Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als CHF 100'000 pro Jahr sind in der Regel von der Mehrwertsteuerpflicht befreit. Sie können sich jedoch freiwillig dafür entscheiden, MWST zu entrichten.
• Sachliche Steuerbefreiungen: Bestimmte Leistungen sind von der MWST befreit (z. B. Gesundheits- und Bildungsdienstleistungen). Unternehmen, die solche Leistungen erbringen, sind nicht zur Ausweisung der MWST verpflichtet.
• Pauschalbesteuerte Landwirte: Für diese Gruppe gelten vereinfachte Vorschriften zur Fakturierung und Ausweisung der MWST.

Fristen für die Fakturierung

Es gelten bestimmte gesetzliche Vorgaben hinsichtlich Zahlungs- und Aufbewahrungsfristen von Faktura. Diese Punkte sollten Sie beachten:

Zahlungsfristen

• Allgemeine Regelung: Wenn nichts anderes vereinbart wird, sind Forderungen aus Lieferungen von Waren und Dienstleistungen gemäss dem Schweizerischen Obligationenrecht (OR) innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung zu bezahlen.
• Individuelle Regelung: Üblicherweise werden Zahlungsfristen vertraglich vereinbart. Diese können je nach Branche und Geschäftsbeziehung variieren. Sowohl kürzere als auch längere Fristen als die gesetzlichen 30 Tage sind möglich. Achten Sie darauf, Zahlungsfristen vertraglich festzulegen und hierfür die Zustimmung Ihrer Geschäftspartner einzuholen. Sind beide Parteien einverstanden, lässt sich dadurch der Versand von Zahlungserinnerungen vermeiden.

Aufbewahrungsfristen

• Faktura: Gemäss dem Schweizerischen Obligationenrecht Art. 958f müssen Sie Geschäftsbücher sowie die Buchhaltungsbelege und Geschäftskorrespondenz 10 Jahre lang aufbewahren.
• Mehrwertsteuer: Für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen in der Schweiz gilt ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für alle relevanten Dokumente, die für die Steuerberechnung relevant sind. Das betrifft auch die Faktura.

Die Einhaltung der Fristen kann unter anderem für steuerliche Prüfungen oder mögliche zivilrechtliche Streitigkeiten relevant sein.

Folgen fehlerhafter Fakturierung

Eine fehlerhafte Fakturierung kann verschiedene Konsequenzen nach sich ziehen – rechtliche, finanzielle oder geschäftliche. Einige Beispiele:

• Mehrwertsteuerliche Konsequenzen: Ist die Mehrwertsteuer falsch ausgewiesen, kann das zu Nachzahlungen, Zinsen und Strafen durch die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) führen. Bei gravierenden Fehlern oder wiederholten Verstössen werden Unternehmen oft einer intensiveren Prüfung unterzogen.
• Zivilrechtliche Konsequenzen: Eine fehlerhafte Fakturierung kann zivilrechtliche Streitigkeiten nach sich ziehen. Beispiel: Ein falscher Betrag wird in Rechnung gestellt – das kann zu gerichtlichen Auseinandersetzungen zwischen Unternehmen und Kunden führen.
• Reputationsverlust: Stellt Ihr Unternehmen wiederholt fehlerhafte Rechnungen aus, mindert das Ihre Glaubwürdigkeit gegenüber Geschäftspartnern. Das beeinträchtigt Ihre geschäftlichen Beziehungen.
• Verzögerte Zahlungen: Fehlerhafte Rechnungen führen in der Regel zu einem verzögerten Zahlungseingang, da Kunden normalerweise eine Korrektur der Rechnung anfordern, bevor sie den Betrag begleichen.
• Verwaltungsaufwand: Müssen fehlerhafte Rechnungen korrigiert werden, steigert sich der administrative Aufwand. Hierdurch entstehen vermeidbare Kosten, etwa dann, wenn externe Berater oder Rechtsbeistände hinzugezogen werden müssen.