Auch wenn Sie Ihre Zeit lieber mit Ihrem Kerngeschäft verbringen – Buchhaltung muss sein. Insbesondere die Erfolgsrechnung (oder auch Gewinn- oder Verlustrechnung) ist nicht nur ein notwendiges Übel, sondern hilft Ihnen dabei, Ihr Unternehmen erfolgreicher zu machen. Sie zeigt Ihnen, ob Ihr Unternehmen einen Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet hat. Wie Sie eine Erfolgsrechnung erstellen und wie sie im Detail aufgebaut ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die mehrstufige Erfolgsrechnung einfach erklärt
Was ist eine Erfolgsrechnung?
Die Erfolgsrechnung stellt dem Aufwand den Ertrag gegenüber. Die Differenz (Saldo) aus dieser Gegenüberstellung zeigt, ob Ihr Unternehmen einen Gewinn oder Verlust erzielt hat. Aus der Erfolgsrechnung ergibt sich somit, wie erfolgreich Ihr Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum (i. d. R. einem Geschäftsjahr) war.
Warum müssen Sie eine Erfolgsrechnung erstellen?
In der Schweiz ist gemäss Obligationenrecht Art. 958 OR gesetzlich festgelegt, dass jedes Unternehmen mit einem jährlichen Umsatz über CHF 100'000 zum Jahresabschluss eine mehrstufige Erfolgsrechnung für das entsprechende Geschäftsjahr vorlegen muss. Sie ist grundlegend für die korrekte Berechnung und Abführung von Steuern und trägt dazu bei, Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Zusammen mit der Bilanz und dem Anhang gewährleistet sie, «dass sich Dritte ein zuverlässiges Urteil bilden können» (Art. 958 Abs. 1 OR).
Darüber hinaus profitiert Ihr Unternehmen auf vielfältige Weise von sauber geführten Erfolgsrechnungen. Vor allem bieten sie einen detaillierten Überblick über sämtliche Erträge und Aufwendungen im Laufe eines gesamten Geschäftsjahres. Das hilft Ihnen bei der Bewertung Ihrer finanziellen Performance: Wo haben sich Aufwände gegenüber dem Vorjahr erhöht, in welchen Zeiträumen waren die Erträge besonders hoch, wo gibt es Optimierungspotenzial, um in Zukunft konkurrenzfähig zu bleiben?
Die Erfolgsrechnung dient also als wichtiges Instrument für das Controlling sowie die Geschäftsleitung. Sie gibt die entscheidenden Anhaltspunkte für die fortlaufende Planung und Budgetierung Ihres Unternehmens, etwa hinsichtlich der Herstellungs- oder Personalkosten sowie der erzielten Marge. Zusammengefasst: Auf Basis der Erfolgsrechnung können Sie fundierte Entscheidungen über Investitionen, Kostensenkungen oder Wachstumsstrategien treffen.
Nicht zuletzt fördert eine transparente und genaue Erfolgsrechnung das Vertrauen von Investoren, Kreditgebern und Geschäftspartnern in die Stabilität und Zuverlässigkeit Ihres Unternehmens. Für Kreditanträge bei Banken beispielsweise ist eine ordentliche Erfolgsrechnung zwingend erforderlich.
Einstufige oder mehrstufige Erfolgsrechnung?
Es wird zwischen der einstufigen Erfolgsrechnung und den mehrstufigen Erfolgsrechnungen unterschieden:
Die einstufige Erfolgsrechnung vermittelt lediglich die Einnahmen, Ausgaben und den Unternehmensgewinn. Damit lässt sich aus ihr schnell und einfach die finanzielle Entwicklung eines Unternehmens ablesen.
Hier ein Beispiel für eine einstufige Erfolgsrechnung:
Die mehrstufige Erfolgsrechnung hingegen folgt einem mehrstufigen Prozess zur Berechnung des Unternehmensgewinns, in dem die operativen von den nicht operativen Erträgen und Aufwendungen getrennt werden. Aus der mehrstufigen Erfolgsrechnung lässt sich also unter anderem herauslesen, wie effizient ein Unternehmen aus seiner Hauptgeschäftstätigkeit einen Gewinn erzielt. Somit bietet die mehrstufige Erfolgsrechnung einen besonders guten Einblick in die finanzielle Lage des Unternehmens.
Nachfolgend erklären wir die mehrstufige Erfolgsrechnung, insbesondere die zwei- und dreistufigen Erfolgsrechnungen, im Detail.
Die mehrstufige Erfolgsrechnung erklärt
Die mehrstufige Erfolgsrechnung wird auf der Basis des Kontenrahmens erarbeitet und zeigt, wie solide ein Betrieb dasteht: Die Zwischenergebnisse der mehrstufigen Erfolgsrechnung, wie beispielsweise der Brutto- oder Betriebsgewinn, geben Aufschluss über die Profitabilität und Finanzierung des Betriebs.
Zu den mehrstufigen Erfolgsrechnungen zählen unter anderem die zwei- und dreistufigen Erfolgsrechnungen, die in Berichts- oder Kontenform dargestellt werden können.
Zur Form der mehrstufigen Erfolgsrechnung
Damit ein Jahresabschluss von den Wirtschaftsprüfern anerkannt wird, sind für die mehrstufige Erfolgsrechnung klare Vorgaben einzuhalten.
Sie verwenden keine bewährte Buchhaltungssoftware und erstellen Ihre Erfolgsrechnung manuell? Dann achten Sie unbedingt auf eine geeignete Form, sodass es zu keinerlei Missverständnissen hinsichtlich der Interpretation der Ergebnisse und Gewinne kommt:
Damit alle Berechnungen erkennbar sind, müssen die entsprechenden Kennzahlen ordnungsgemäss ermittelt werden. Dazu sind die Zwischenpositionen deutlich zu markieren, beispielsweise mit einem Doppelstrich oder einer Farbe, welche die einzelnen Posten hervorhebt und einfach sichtbar macht.
Besonders bei externen Prüfungen, zum Beispiel einer jährlichen Bilanzprüfung, ist ein hohes Mass an Ordnung von grosser Bedeutung, damit es nicht zu Nachprüfungen vom Finanzamt kommt.
Die zweistufige Erfolgsrechnung
Eine zweistufige Erfolgsrechnung besteht aus einem Betriebsbereich und einem neutralen Bereich. Die Bereiche fassen die Aufwendungen und Erträge zusammen und präsentieren am Schluss den Unternehmensgewinn. Auf der linken Seite werden ausschliesslich die Aufwendungen und auf der rechten die Erträge berücksichtigt.
Beispiel für eine zweistufige Erfolgsrechnung:
Stufe 1: Zum Betriebsbereich zählen unter anderem die Verkaufserlöse, der Einsatz von Rohstoffen sowie der Zinsaufwand des Unternehmens. Auch die Positionen, Abschreibungen, Löhne und Gehälter gehören dazu. Abgeschlossen wird der erste Teil der zweistufigen Erfolgsrechnung mit der Darstellung des Betriebsgewinns.
Stufe 2: Daran schliesst nun der neutrale Bereich an. Als Erstes wird zum/vom Betriebsgewinn der Liegenschaftsertrag und der Liegenschaftsaufwand addiert/subtrahiert. Als letzte Position werden die direkten Steuern abgezogen. Der neutrale Bereich endet mit dem Unternehmensgewinn.
Die dreistufige Erfolgsrechnung
Diese Ermittlung des Erfolgs setzt sich aus insgesamt drei Stufen zusammen: Ebenso wie die zweistufige Berechnung besteht die dreistufige Erfolgsrechnung aus einem Betriebsbereich, einem neutralen Bereich und zusätzlich aus einem Handelsbereich.
Beispiel für eine dreistufige Erfolgsrechnung:
Stufe 1: Der Handelsbereich beinhaltet den Warenertrag und -aufwand, woraus sich der Bruttogewinn errechnet.
Stufe 2: Daran schliesst sich der Betriebsbereich an, bei dem nun vom Ergebnis unter anderem der Personalaufwand und die Abschreibungen abgezogen werden. Am Ende des zweiten Bereichs steht der Betriebsgewinn oder -verlust.
Stufe 3: Nun folgt der neutrale Bereich, der wiederum den Immobilienaufwand und -ertrag sowie den Wertschriftenaufwand und -ertrag berücksichtigt. Wurden schlussendlich alle Positionen addiert und subtrahiert, erhält man den finalen Unternehmensgewinn oder -verlust.
Unterschied zwischen Bilanz und Erfolgsrechnung
Mit Hilfe der doppelten Buchhaltung können Sie sowohl eine Bilanz als auch eine Erfolgsrechnung erstellen. Sie sind die Hauptbestandteile des Jahresabschlusses eines Unternehmens. Doch was ist der Unterschied? Bilanz und Erfolgsrechnung einfach erklärt:
Bilanz
In der Bilanz sehen Sie, woher Ihr Geld stammt und wo Sie es angelegt haben. Dafür werden die Aktiven und Passiven gegenübergestellt. Die Bilanz ist stichtagsbezogen: Sie zeigt Ihnen das Vermögen Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Datum. Damit eignet sie sich besonders gut, um z. B. Auskunft über Ihre aktuelle Vermögenslage zu erhalten.
Erfolgsrechnung
Anders die Erfolgsrechnung, kurz ER: Dank ihr erkennen Sie, ob Sie in einem bestimmten Zeitraum Gewinne oder Verluste erzielt haben, indem Sie Ihre Erträge Ihren Aufwendungen gegenüberstellen. Ist die rechte Seite (Ertrag) höher als die linke Seite (Aufwände), haben Sie in der betrachteten Periode einen Gewinn erzielt; umgekehrt einen Verlust. Aufgrund dessen spricht man bei der Erfolgsrechnung häufig auch von der Gewinn- und Verlustrechnung.
Die folgende Grafik veranschaulicht den Unterschied zwischen Erfolgsrechnung und Bilanz:
Wie Sie eine Erfolgsrechnung erstellen
Verwenden Sie ein Buchhaltungsprogramm, wird die Erfolgsrechnung in der Regel automatisch für Sie erstellt. bexio beispielsweise erstellt sogar eine 5-stufige Erfolgsrechnung, die weitaus mehr Erkenntnisse liefert als z. B. eine 2-stufige Erfolgsrechnung. Aus ihr lassen sich wichtige Kennzahlen ablesen, z. B. Bruttogewinn, EBITDA (Gewinn vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen) und EBIT (Gewinn vor Zinsen und Steuern).
Muster einer mit bexio erstellten Erfolgsrechnung als PDF herunterladen.
Mit bexio können Sie sich zudem per jedem beliebigen Stichtag mit nur einem Mausklick eine Erfolgsrechnung ausweisen lassen und direkt als PDF herunterladen. Sowohl die Bilanz als auch die Erfolgsrechnung sind Abschlussrechnungen, die meist erst am Ende eines Geschäftsjahres erstellt werden. In der Praxis sind aber auch Zwischenabschlüsse unter dem Jahr sinnvoll: So können Sie rasch abschätzen, ob Ihr Unternehmen im Rahmen des festgelegten Budgets agiert.
Häufig gestellt Fragen rund um die Erfolgsrechnung
Was ist die Staffelform der Erfolgsrechnung?
Die Staffelform stellt die Erfolgsrechnung als einfach nachvollziehbare, fortlaufende Liste dar. Sie kommt bevorzugt im internen Berichtswesen und bei KMU zum Einsatz und zeigt auf, wie sich die einzelnen Ertrags- und Aufwandspositionen auf das Gesamtergebnis auswirken. Alle Posten werden nacheinander aufgeführt – erst die Umsatzerlöse, dann die Aufwandsarten. Auf dem Weg zum Nettoergebnis gliedern Zwischensummen für Bruttogewinn, Betriebsergebnis und Ergebnis vor Steuern die Übersicht.
Was ist die Berichtsform der Erfolgsrechnung?
Die Berichtsform, auch Kontenform genannt, präsentiert Erträge und Aufwendungen in zwei getrennten Spalten – eine für die Erträge und eine für die Aufwendungen. Die direkte Gegenüberstellung macht die Herkunft und die Verwendung der Mittel klar ersichtlich. Diese detaillierte Aufschlüsselung der verschiedenen Ertrags- und Aufwandsarten kommt oft im externen Berichtswesen und bei grösseren Unternehmen zum Einsatz, da sie eine tiefere Analyse der Finanzdaten erlaubt.
Staffel- oder Berichtsform: Wie soll ich die Erfolgsrechnung erstellen?
Einzelunternehmen und Personengesellschaften dürfen zwischen beiden Formen wählen. Grössere Unternehmen bzw. Kapitalgesellschaften müssen die Berichtsform verwenden. Die Staffelform ist einfacher und geradliniger. Die Berichtsform bietet eine klare Trennung der verschiedenen Einnahmen- und Ausgabenarten sowie mehr Details für tiefer gehende Analysen. Für interne Zwecke und ein schnelles Verständnis eignet sich die Staffelform, während die Berichtsform vorteilhafter für externe Stakeholder wie Investoren und Kreditgeber ist.
Was ist die siebenstufige Erfolgsrechnung?
Die siebenstufige Erfolgsrechnung ist eine detaillierte, strukturierte Form der Gewinn- und Verlustrechnung, dargestellt in der Staffelform. Sie unterteilt die Erfolgsrechnung in sieben Hauptstufen, um ein detailliertes Verständnis der finanziellen Leistung eines Unternehmens zu ermöglichen. Die sieben Stufen sind:
- Umsatzerlöse: Alle Einnahmen aus dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen vor Abzügen.
- Waren- oder Materialeinsatz: Direkte Kosten der verkauften Waren oder der zur Erbringung von Dienstleistungen benötigten Materialien.
- Personalaufwand: Alle Kosten, die mit der Beschäftigung von Personal zusammenhängen.
- Sonstige betriebliche Aufwendungen: Alle weiteren Aufwendungen, die für den Betrieb anfallen (Miete, Versicherungen, Verwaltungskosten usw.).
- Betriebsergebnis (EBIT): Gewinn oder Verlust aus dem operativen Geschäft, bevor Zinsen und Steuern berücksichtigt werden.
- Finanzergebnis: Erträge und Aufwendungen aus Finanzaktivitäten wie Zinsen, Dividenden und ähnliche Posten.
- Ergebnis vor Steuern: Gewinn oder Verlust vor Steuern – fasst das operative Geschäft und das Finanzergebnis zusammen.
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