Doppelte Buchhaltung einfach erklärt

Die doppelte Buchhaltung (auch «doppelte Buchführung» oder «Doppik» genannt) ist eine Methode der Buchführung, bei der Geschäftsvorfälle zweimal erfasst werden: auf Konto und Gegenkonto. Unternehmen in der Schweiz sind ab einem bestimmten Jahresumsatz zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.

Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?

Man unterscheidet zwischen einfacher und doppelter Buchhaltung:

Einfache Buchhaltung

In der einfachen Buchhaltung, oft auch «Milchbüechlirechnung» genannt, werden alle Einnahmen und Ausgaben nur einmal erfasst und nach Datum sortiert. An dieser Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erkennen Sie lediglich, ob ein Gewinn oder Verlust entstanden ist.

Doppelte Buchhaltung

Bei der doppelten Buchführung erfassen Sie alle Einnahmen und Ausgaben zweimal (daher «doppelte Buchführung»): Sie weisen einerseits aus, auf welchem Konto die Bewegung stattfand (Konto: z. B. auf Ihrem Bankkonto oder in der Kasse), und andererseits, wozu das Geld verwendet wurde (Gegenkonto: z. B. Reisekosten, Büromaterial, Wareneinkaufskosten).

Ist die doppelte Buchhaltung in der Schweiz Pflicht?

In der Schweiz sind u. a. folgende Unternehmen zur doppelten Buchhaltung verpflichtet:

• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Aktiengesellschaften (AG)
• Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz von mindestens CHF 500’000

Ab wann ist ein Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Laut OR Artikel 957 sind Einzelunternehmen und Personengesellschaften erst zur doppelten Buchhaltung verpflichtet, wenn sie im letzten Geschäftsjahr einen Jahresumsatz von mindestens CHF 500’000 erzielt haben.

Obwohl KMU und Selbstständige mit einem Jahresumsatz von weniger als CHF 500’000 nicht zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind, kann es sich dennoch lohnen, die Buchhaltung doppelt zu führen. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, warum!

Was sind die Vorteile der doppelten Buchhaltung?

Aus der einfachen Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) lässt sich nur herauslesen, ob ein Gewinn oder Verlust entstanden ist. Die doppelte Buchhaltung hingegen ist ein wichtiger Indikator für den Erfolg eines Unternehmens. Aus ihr ergeben sich zahlreiche Vorteile:

• Sie erhalten viele zusätzliche Informationen, die für Ihr Unternehmen relevant sind: Z. B. wissen Sie, wie viel Geld Ihr Unternehmen für bestimmte Zwecke ausgegeben hat. Sie kennen den Wert u. a. Ihrer Lagervorräte und können jederzeit abrufen, wie viel Geld Ihrem Unternehmen zur Verfügung steht – auf den Tag genau.
• Aus den Daten der doppelten Buchhaltung lassen sich weitere Erkenntnisse ableiten, mithilfe derer Sie den Erfolg Ihres Unternehmens messen und steigern können, z. B. Cashflow und Liquidität.
• Sie wissen, zu welchem Anteil sich Ihr Unternehmen aus Eigenkapital oder Fremdkapital finanziert.
• Ihre Buchhaltung ist übersichtlich und einfach nachvollziehbar. Dadurch lassen sich unter anderem Probleme mit der Steuerverwaltung vermeiden.
• Sie können Ihre Buchhaltung recht einfach selbst kontrollieren, denn der Kontostand bei Ihrer Bank oder in Ihrer Kasse muss nach dem Buchen mit dem Saldo in Ihrer Buchhaltung übereinstimmen.

Grundlagen der doppelten Buchhaltung: Einführung

Die Grundlage der doppelten Buchhaltung ist die Bilanz. Essenzieller Bestandteil der Bilanz sind die Bestandskonten, die sich in eine Aktivseite (Vermögenswerte) und eine Passivseite (Kapitalwerte) gliedern. Die Bilanz muss immer im Gleichgewicht sein, d. h. auf Aktivseite und Passivseite der Bilanz muss schlussendlich der gleiche Wert stehen.

Soll und Haben

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Geld ausgeben oder Geld einnehmen, müssen diese Geschäftsvorfälle auf die jeweils vorgesehenen Bestandskonten auf der Aktiv- oder der Passivseite der Bilanz gebucht werden. Damit sich die Bilanz im Gleichgewicht befindet, wird ein Geschäftsvorfall hierbei nicht nur auf ein Konto, sondern in gleicher Höhe auf zwei Konten gebucht: Einmal erfassen Sie, wofür das Geld verwendet wird, und einmal, woher das Geld kommt.

Hierbei wird einmal im Soll und einmal im Haben gebucht:

• Auf einem aktiven Bestandskonto erfassen Sie Zugänge im Soll und Abgänge im Haben (das Konto mehrt sich im Soll und mindert sich im Haben). Wenn Sie also beispielsweise Waren einkaufen und bar bezahlen, erhalten Sie einen höheren Warenbestand (Soll), allerdings mindert sich der Wert in Ihrer Kasse (Haben). Beispiele für Bestandskonten auf der Aktivseite sind: Kasse, Fuhrpark, Maschinen und Gebäude.
• Auf einem passiven Bestandskonto ist es genau umgekehrt: Abgänge werden im Soll und Zugänge im Haben gebucht (das Konto mindert sich im Soll und mehrt sich im Haben). Beispiele für Bestandskonten auf der Passivseite sind: Eigenkapital, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen oder Fremdkapital.

Die doppelte Buchhaltung in der Schweiz: Beispiele

Die doppelte Buchhaltung soll anhand folgender vereinfachter Beispiele näher erläutert werden:

Beispiel: Barausgaben für Büromaterial

Sie kaufen Büromaterial in Höhe von CHF 87.50. Sie bezahlen bar.

Folgende Konten sind betroffen:

• Konto Kasse
• Konto Büromaterial

In Ihrem Buchhaltungsprogramm erfassen Sie den Betrag CHF 87.50 und wählen das Konto Kasse im Haben (da es sich um eine Bartransaktion handelt und Sie Geld ausgegeben haben) und das Konto Büromaterial im Soll. Beide Konten befinden sich auf der Aktivseite der Bilanz.

Beispiel: Begleichung von Forderungen

Ein Kunde begleicht eine Rechnung (Forderung) in Höhe von CHF 150.00 per Überweisung.

Sie verbuchen den Betrag CHF 150.00, indem Sie das Konto Bank im Soll wählen (da Sie Geld per Banküberweisung erhalten haben) und das Gegenkonto Forderungen im Haben (da Forderungen beglichen wurden). Beide Konten befinden sich auf der Aktivseite der Bilanz.