Wie erfolgreich Ihr Unternehmen ist, zeigt sich auch darin, wie professionell Sie mit Ihren Debitoren umgehen. Was Debitoren sind und wie Ihnen die Debitorenbuchhaltung hilft, offene Rechnungen und späte Zahler zu ermitteln sowie die Liquidität zu überwachen, erfahren Sie in diesem Artikel.
Debitoren und ihre Buchhaltung erklärt
Was sind Debitoren?
Debitoren sind Schuldner, die Ihre offenen Rechnungen zu begleichen haben. So gesehen ist jeder Kunde mit einer offenen Rechnung ein Debitor, weil er Ihnen Geld für erbrachte Leistungen schuldet. In bar oder im Voraus bezahlte Rechnungen zählen nicht dazu.
Was ist der Unterschied zwischen Debitoren und Kreditoren?
Kreditoren, auch Gläubiger, stellen Ihnen Leistungen zur Verfügung, die von Ihnen beglichen werden müssen (Verbindlichkeiten). Im Gegensatz dazu sind Debitoren Schuldner, die Ihnen Geld für von Ihnen erbrachte Leistungen schulden (Forderungen).
Was ist eine Debitorenbuchhaltung?
Die Debitorenbuchhaltung ist Teil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens und gehört zum Forderungsmanagement. Man bezeichnet die Debitorenbuchhaltung auch als Nebenbuch oder Hilfsbuch. Sie zeigt auf, welche Rechnungen Ihre Kunden für Leistungen oder Lieferungen noch nicht beglichen haben. Abgesehen davon verwaltet sie auch Gutschriften.
Welche Vorteile hat eine Debitorenbuchhaltung?
Grundsätzlich ist eine Debitorenbuchhaltung optional. Wenn Ihr Unternehmen jedoch zur doppelten Buchhaltung verpflichtet ist (z. B. AG oder GmbH), gehört das Führen einer Debitorenbuchhaltung, einer sogenannten Hilfsbuchhaltung, dazu.
Mit der Debitorenbuchhaltung können Sie Forderungen und Zahlungseingänge überwachen sowie gezielt Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden. Sie liefert zudem Informationen über die Zahlungsbereitschaft, Zahlungsfähigkeit oder Seriosität von Kunden.
Was ist ein Debitorenkonto?
Gewisse Kunden bestellen zehnmal pro Jahr etwas, andere alle drei Wochen oder nur ein einziges Mal. Es empfiehlt sich dennoch, für jeden Ihrer Kunden ein eigenes Debitorenkonto anzulegen. So ist ersichtlich, welche Lieferungen oder Leistungen von wem noch nicht bezahlt wurden.
Gründe für ein Debitorenmanagement in Ihrem KMU
Das Debitorenmanagement, auch Forderungsmanagement, hilft Ihnen, offene Rechnungen im Blick zu behalten. Werden Rechnungen nicht bezahlt, hat dies Auswirkungen auf Ihre Liquidität. Je effektiver Sie im Unternehmen offene Rechnungen überwachen, desto eher sichern Sie sich Liquidität – Liquiditätsengpässe zählen immer noch zu den häufigsten Gründen, warum Unternehmen scheitern.
So schützt ein Debitorenmanagement Ihre Liquidität
Egal, ob Sie nun Werkzeuge herstellen, Sonnenstoren montieren oder Coachings anbieten: Wenn Ihre Produkte oder Dienstleistungen nicht oder zu spät bezahlt werden, ist das für Sie mehr als ärgerlich. Unbezahlte Rechnungen müssen trotz Mahnungen in der Finanzbuchhaltung abgeschrieben werden, damit sich Ihr Gewinn nicht vermindert und Ihre Zahlen korrekt sind.
Nicht jeder Kunde, der später bezahlt, ist ein schwarzes Schaf. Aber auch wenn ein Kunde mit grosser Wahrscheinlichkeit bezahlen wird, wirkt sich jeder Zahlungsverzug negativ auf Ihre Liquidität aus: Kurzfristig verfügbare Mittel werden knapper, Ihre Handlungsfähigkeit ist eingeschränkt und die Planung von Investitionen wird schwieriger.
Wenn Sie Ihre Zahlungseingänge laufend überprüfen, können Sie schneller auf das Zahlungsverhalten Ihrer Kunden reagieren und schwarze von weissen Schafen besser unterscheiden. Im schlimmsten Fall beliefern Sie Kunden, die nicht zahlen, kein erneutes Mal.
Debitorenmanagement spart Ihnen Zeit, Geld und Nerven
Notizen, welcher Kunde noch nicht bezahlt hat, führen schnell zu Chaos und unbezahlte Rechnungen geraten in Vergessenheit. Das Problem ist dann, dass Ihre Buchhaltung nicht mehr korrekt ist. Denn jede von Ihnen gelieferte Ware oder erbrachte Dienstleistung löst eine Rechnung aus und der Betrag wird in der Buchhaltung verbucht. Damit diese Buchung ausgeglichen ist, und Sie den tatsächlichen Gewinn ausweisen können, braucht Ihre Buchhaltung die Zahlung des Debitors. Bleibt nun die Zahlung innerhalb der gesetzten Frist aus, müssen Sie Mahnungen versenden oder im schlimmsten Falle eine Betreibung einleiten.
Mit einem sauber geführten Debitorenmanagement gehen keine offenen Rechnungen mehr verloren und Sie haben jederzeit im Blick, wann es Zeit ist, einen Kunden zu mahnen. Das spart Ihnen wertvolle Zeit, die Sie wieder in Ihr Business oder in Kundenbeziehungen investieren können, Geld und vor allem Nerven.
Wenn selbst Mahnungen den Kunden nicht zur Begleichung seiner Schuld bringen, lohnt sich die Weitergabe der Forderung an Dritte: Sie haben die Möglichkeit, eine Betreibung einzuleiten, oder Sie verkaufen die Forderung an eine externe Factoringfirma. Diese Firma kauft die Verbindlichkeit, mit oder ohne Übernahme des Ausfallrisikos, und treibt den offenen Betrag auf eigene Rechnung ein. Damit riskiert Ihr Unternehmen keinen Zahlungsausfall, Sie erhöhen Ihre Liquidität und Ihre Buchhaltung ist ausgeglichen.
Information ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Debitorenmanagement
Je grösser Ihr Unternehmen ist, desto mehr Personen sind für unterschiedliche Aufgaben verantwortlich. Für ein gutes Debitorenmanagement braucht es daher ein gutes Informationsmanagement. Dazu gehört, dass die Mitarbeitenden, die für den Warenversand und das Ausstellen von Rechnungen verantwortlich sind, über dieselben Informationen verfügen, wie die Mitarbeitenden, die sich um die Buchhaltung kümmern.
Wenn die betroffenen Personen Bescheid wissen, können bessere strategische Entscheidungen für das Business getroffen werden. So kann zum Beispiel das vergangene Zahlungsverhalten eines Kunden entscheidend sein – tritt eine verzögerte oder nicht geleistete Zahlung wiederholt auf, sollten Sie beispielsweise über einen Lieferstopp oder eine Beendigung der Geschäftsbeziehung nachdenken.
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Häufig gestellte Fragen rund um Debitoren
Was beschreibt Soll und Haben im Debitorenkonto?
Ein Kunde bestellt bei Ihnen Ware im Wert von CHF 200.00. Solange die Rechnung nicht bezahlt wird, stehen die CHF 200.00 in Ihrer Buchhaltung auf der Soll-Seite. Sie vermerken diese Schuld auf dem Debitorenkonto des Kunden.
Ihre noch nicht bezahlten Rechnungen von Lieferanten stehen dagegen auf der Haben-Seite Ihrer Buchhaltung. Durch die Lieferung neuer Ware ist der Wert Ihres Unternehmen gestiegen, während noch kein Geldabgang verbucht wurde.
Was gehört in die Debitorenliste?
Da Debitoren Schuldner eines Unternehmens sind, umfasst die Debitorenliste alle offenen Rechnungen, resp. Forderungen gegenüber sämtlichen Kunden.
Wofür braucht es eine Debitorennummer?
In der Debitorenbuchhaltung wird für jeden Kunden ein eigenes Debitorenkonto mit einer eigenen Nummer angelegt, mit der sich der Kunde identifizieren lässt. Damit ordnet das Unternehmen seine Forderungen bestimmten Schuldnern zu und kennt die offenen Rechnungen.
Was sind kreditorische Debitoren?
Angenommen, ein Kunde hat das bestellte Produkt bezahlt, aber nach der Lieferung einen Schaden bemerkt. Nach seiner Reklamation stellt ihm das Unternehmen eine Gutschrift aus. Das macht ihn zu einem kreditorischen Debitor, dem das Unternehmen Geld schuldet. Dieser Negativbetrag wird nicht unter «Forderungen aus Lieferungen und Leistungen» verbucht, sondern unter «Sonstige Verbindlichkeiten».
Wann spricht man von einem Debitorenverlust?
Wenn ein Kunde trotz Zahlungserinnerungen, Mahnungen und der Betreibung, trotz Rechtsvorschlag oder Verhandlung vor Gericht seine Schuld nicht begleicht, spricht man von einem Debitorenverlust. Dieser muss in der Buchhaltung abgeschrieben werden.
Was ist und wie berechnet man einen Debitorenumschlag?
Der Debitorenumschlag informiert darüber, wie oft die offenen Summen der Debitoren im Gesamtumsatz einwirken. Je höher die Zahlt, desto besser: Je zügiger Rechnungen beglichen werden, desto besser ist die Zahlungsmoral der Kunden und das eigene Forderungsmanagement.
Berechnet wird der Debitorenumschlag wie folgt: Umsatzerlös geteilt durch den durchschnittlichen Debitorenbestand. Beispiel: Umsatz 200'000/Debitorenbestand 18'000 = Debitorenumschlag 11. Ein guter Debitorenumschlag sollte die Werte 8-10 nicht unterschreiten.
Was versteht man unter Debitorenlaufzeit?
Wie lange dauert es im Schnitt, bis Kunden offene Rechnungen begleichen? Die Debitorenlaufzeit zeigt es auf. Damit ist sie eine wichtige Kennzahl für das Liquiditätsmanagement. Je grösser die Debitorenlaufzeit, desto länger muss das Unternehmen auf den Zahlungseingang warten, was dessen Liquidität schmälert.
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