Kassenbuch führen?

Was ist ein Kassenbuch? Wer muss eines führen und was muss darin stehen? Und wo ist das Kassenbuch in der Buchhaltung einzuordnen?

Auf den Punkt gebracht: Gerade bei Klein- und Kleinstunternehmen ist das Kassenbuch Bestandteil der Einnahmen- und Ausgaben-Rechnung. Doch was steckt im Detail dahinter? Beim Begriff Kassenbuch stellt sich bereits die erste Frage: Heisst es Kassen- oder Kassabuch? Bei einer Google-Suche steht das Verhältnis klar zugunsten des Kassenbuchs und auch in Wirtschaftslexiken findet sich nur noch der Begriff Kassenbuch. Aber juristisch werden die beiden Begriffe synonym verwendet. Der Einfachheit halber setzen wir im Beitrag auf den Ausdruck Kassenbuch.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Antwort auf diese Frage liefert das Obligationenrecht: In Artikel 957 Abs. 1 ist festgehalten, dass Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Umsatzerlös von über CHF 500 000 im Jahr sowie generell juristische Personen der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung unterliegen.

Doch was bedeutet dieser Artikel nun für die vielen Klein- und Kleinstunternehmen mit einem Umsatzerlös von weniger als CHF 500 000? Für sie besteht die Möglichkeit einer erleichterten Buchhaltung: Diese Unternehmen können sich auf das Führen einer reinen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (mit einem Kassenbuch bzw. Milchbüchlein) und der Vermögenslage beschränken.

Trotz dieser erleichterten Buchhaltung empfiehlt der grösste Schweizer Verband für Rechnungslegung, Controlling und Rechnungswesen veb.ch eine an den Anforderungen des Geschäfts orientierte minimale doppelte Buchhaltung. Denn bereits kleine Unternehmen mit einem tieferen Jahresumsatz haben so stets einen Überblick über ihre Finanzen. Denn Buchhaltung muss nicht kompliziert und teuer sein: Mit der Business Software von bexio können es sich auch Kleinunternehmen leisten und nebenbei zum Beispiel auch Kontakte verwalten und einfach Rechnungen schreiben.

In welcher Form muss ein Kassenbuch geführt werden?

Auch bei einer Buchhaltung über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchhaltung (GoB) sinngemäss nach OR Art. 957a Abs. 2: Die Einnahmen und Ausgaben sollen fortlaufend, lückenlos und zeitnah aufgezeichnet und durch «Kassastürze» (sprich Festhalten des Kassabestandes) regelmässig kontrolliert werden. Damit ist auch festgelegt, wie häufig ein Kassenbuch nachzuführen ist: Es darf nicht nur einmal im Jahr aufgrund der Belege nachgeführt werden.

Darüber hinaus weist die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), gestützt auf OR Art. 958f Absatz 4, auf die Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) hin: Sämtliche Geschäftsbücher und Buchungsbelege - also auch das Kassenbuch - müssen so geführt bzw. erfasst und aufbewahrt werden, dass Inhalte nicht abgeändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Ausserdem muss berücksichtigt werden, dass die Belege während zehn Jahren aufzubewahren sind und auch lesbar sein müssen; speziell bei Thermodruck-Quittungen immer wieder eine Herausforderung. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1).

Was muss im Kassenbuch stehen?

Um den Anforderungen an die vereinfachte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (mit einem Kassenbuch) zu genügen, müssen anhand des Eingangsbelegs folgende Punkte im Kassenbuch erfasst werden: