Anlagenbuchhaltung einfach erklärt

Viele Unternehmen besitzen in der Regel Wertgegenstände, also Dinge, die für lange Zeit zur Verfügung stehen und die für die Ausführung des Geschäfts benötigt werden. Dazu zählen beispielsweise Firmenwagen und Maschinen, aber auch Gebäude und Laptops. Für eine korrekt geführte Buchhaltung ist es wichtig, diese Vermögensgegenstände mithilfe der Anlagenbuchhaltung steuerlich und in der Bilanz zu berücksichtigen.

Anlagenbuchhaltung: Welche Vermögensgegenstände werden erfasst und verwaltet?

Die Aufgaben der Anlagenbuchführung sind die Erfassung und Verwaltung langfristiger Vermögensgegenstände, die dazu bestimmt sind, über einen längeren Zeitraum im Unternehmen genutzt zu werden. Zu diesem Anlagevermögen zählen unter anderem:

• Maschinen und Anlagen: Produktionsmaschinen, Computerhardware, Werkzeuge und sämtliche technische Geräte, die für die Erbringung der Dienstleistung oder der Produktion des Unternehmens verwendet werden.
• Fahrzeuge: Alle Fahrzeuge, die für geschäftliche Zwecke genutzt werden, also zum Beispiel Lastwagen, Lieferwagen und Firmenwagen.
• Immobilien: Sämtliche Immobilien, die das Unternehmen besitzt und für geschäftliche Zwecke verwendet, wie zum Beispiel Lagerhallen, Bürokomplexe, Gebäude und Grundstücke.
• Betriebs- und Geschäftsausstattung: Gegenstände, die zur Unterstützung der Geschäftsprozesse verwendet werden, wie Büroeinrichtungen, Möbel und Drucker.
• Immaterielle Vermögensgegenstände: Immaterielle Güter wie Markenrechte, Patente, Lizenzen, Software und geistiges Eigentum. Also alles, was keinen physischen Bestand hat, aber einen finanziellen Wert für das Unternehmen besitzt.

Welche Aufgaben übernimmt die Anlagenbuchhaltung?

Die Anlagenbuchhaltung übernimmt zahlreiche, für die Unternehmensführung wichtige, Aufgaben, wie:

Bestandserfassung der Wirtschaftsgüter

Ein wichtiger Aufgabenbereich der Anlagenbuchhaltung ist die Bestandserfassung der Wirtschaftsgüter. In ihr werden sämtliche Vermögensgegenstände, die sich im Besitz des Unternehmens befinden, dokumentiert.

Dadurch liefert die Anlagenbuchhaltung jederzeit einen genauen Überblick darüber, welche und wie viele Wirtschaftsgüter vorhanden sind und welchen Wert sie derzeit noch haben.

Grundlage für Inventur

Die Übersicht über sämtliche Wirtschaftsgüter spielt unter anderem für die Inventur eine wichtige Rolle. So wird bei der Anlagenbuchhaltung bei der Anschaffung von jedem neuen Wirtschaftsgut eine eigene Anlagenkartei erstellt, die die Grundlage für die Inventur bildet.

In dieser Anlagenkartei werden unter anderem folgende Werte notiert:

• Datum der Anschaffung
• Anschaffungskosten
• Nebenkosten
• Nutzungsdauer
• Wertverluste
• Reparaturen
• Abschreibungen

Es ist wichtig, jede Wertveränderung in der Anlagenkartei zu dokumentieren.

Erkenntnisse für die Unternehmensplanung

Weil Sie dank der Anlagenbuchhaltung einen guten Überblick über das Anlagevermögen erhalten, spielt sie auch eine wichtige Rolle in der Unternehmensplanung.

Sie gibt eine Momentaufnahme über sämtliches Anlagevermögen in Ihrem Unternehmen: Über die Art, die Menge und die wertmässige Zusammensetzung, aber auch über Veränderungen im vergangenen Geschäftsjahr durch Zu- und Abgänge. Sie erkennen zudem, ob es noch wirtschaftlich ist, Wirtschaftsgüter zu reparieren, oder ob sie lieber ersetzt werden sollten.

Dies gibt Ihnen eine gute Basis, um Neuanschaffungen zu überdenken.

Basis für Verhandlungen

Egal ob Verhandlungen mit Kreditinstituten oder mit potentiellen Käufern anstehen, die Anlagenbuchhaltung spielt auch hier eine wichtige Rolle. Schliesslich ist der momentane Wert des Anlagenvermögens ein wichtiger Faktor für den Wert Ihres Unternehmens.

Berechnung der Abschreibung

Ausserdem werden im Rahmen der Anlagenbuchführung die Abschreibungsbeträge der Wirtschaftsgüter ermittelt.

Die Anlagenbuchführung kann bei Entscheidungen, die beispielsweise die Inanspruchnahme von Sonderabschreibungen oder den Wechsel zwischen linearer und degressiver Abschreibung betreffen, helfen.

Besonders für Kleinunternehmer ist die Anlagenbuchführung sinnvoll, da sie die Abschreibungsbeträge für ihre Einnahmen-Ausgaben-Rechnung übernehmen können.

Wie werden Vermögenswerte abgeschrieben?

Sämtliche Wertgegenstände im Besitz Ihres Unternehmens verlieren im Laufe der Zeit an Wert. Ähnlich dem Privat-PKW, den Sie zuhause haben, und der mit jedem gefahrenen Kilometer ebenfalls an Wert verliert. Um den jährlichen Wertverlust möglichst genau in der Buchhaltung abbilden zu können, nutzt man Abschreibungen.

Wertgegenstände, die einen gewissen Wert überschreiten, werden nicht auf einmal, sondern über mehrere Jahre verteilt abgeschrieben. Dabei spielen vor allem die Anschaffungskosten, wie auch die erwartete Nutzungsdauer des jeweiligen Gegenstandes eine Rolle.

Um nun den Wertverlust von Vermögenswerten genau bestimmen zu können, gibt es verschiedene Abschreibungsarten. In der Regel entscheidet man sich zwischen der linearen und der degressiven Abschreibung:

Lineare Abschreibung

Hierbei handelt es sich um die einfachste Abschreibungsmethode, da bei der linearen Abschreibung der Wertverlust jedes Jahr gleichmässig abgeschrieben wird. Der Abschreibungsbetrag bleibt also über den gesamten Abschreibungszeitraum gleich.

Die Formel hierfür ist Abschreibungsbetrag = Anschaffungskosten / Nutzungsdauer in Jahren

Beispiel: Eine Maschine kostet CHF 20'000 und soll voraussichtlich für fünf Jahre genutzt werden. Der Abschreibungsbetrag ist also CHF 20‘000 / 5 = CHF 4‘000. Laut der linearen Abschreibung sinkt der Wert der Maschine also jedes Jahr um CHF 4‘000:

Degressive Abschreibung

Anders als bei der linearen Abschreibung ist bei der degressiven Abschreibung der Abschreibungsbetrag nicht jedes Jahr gleich hoch, sondern verläuft degressiv, also sinkend.

Der Abschreibungsbetrag wird prozentual zum Neupreis beziehungsweise prozentual vom Restbuchwert des Jahres zuvor berechnet. Diese Berechnung beruht auf der Tatsache, dass Wirtschaftsgüter in der Regel in den ersten Jahren schneller an Wert verlieren.

Dabei wird zwischen zwei Methoden unterschieden:

a) Geometrisch-degressive Methode: Der Wert verringert sich jedes Jahr um einen bestimmten Prozentsatz, der immer vom aktuellen Buchwert anstatt vom Ursprungswert abgezogen wird. Dies führt dazu, dass nach Ablauf der Nutzungsdauer noch ein Restwertbuchwert übrig bleibt, der im Folgejahr komplett abgeschrieben wird.

Abschreibungsbetrag = Buchwert des Vorjahres x Abschreibungssatz

Beispiel: Ein Unternehmen kauft eine neue Maschine für CHF 20‘000, deren geplante Nutzungsdauer fünf Jahre beträgt. Bei der Abschreibung wird die geometrisch-degressive Methode mit einem Abschreibungssatz von 40% verwendet:

b) Arithmetisch-degressive Methode: Der Abschreibungsbetrag verringert sich jedes Jahr um den gleichen Betrag («Degressionsbetrag» genannt). Die Differenz zwischen den Abschreibungsbeträgen bleibt also konstant. Diese Abschreibung wird auf Grundlage der angenommenen Nutzungsjahre berechnet.

Degressionsbetrag = (Anschaffungskosten – Restwert) / Summe der geplanten Nutzungsjahre

Beispiel: Ein Unternehmen kauft eine Maschine für CHF 20‘000. Die geplante Nutzungsdauer beträgt vier Jahre, wobei der Restwert der Maschine nach Ablauf dieser vier Jahre auf CHF 8‘000 geschätzt wird.

Der Degressionsbetrag wird also wie folgt berechnet:

Degressionsbetrag = (CHF 20‘000 – CHF 8‘000) / (1+2+3+4) = CHF 1‘200

Nun können mithilfe des ermittelten Degressionsbetrags in einem zweiten Schritt die jährlichen Abschreibungsbeträge ermittelt werden:

Abschreibungsbetrag = Degressionsbetrag x (Nutzdauer – Berechnungsjahr + 1)

In unserem Beispiel wäre das wie folgt:

Gegenüberstellung der Methoden

In der Schweizer Finanzbuchhaltung können die lineare wie auch die degressive Methode verwendet werden.

Die lineare Methode ist zwar einfach anzuwenden, spiegelt allerdings die Realität nicht genau wider, weshalb sie eher für geringwertigere Anlagegüter (wie Drucker und Kleinmöbel) verwendet wird. Denn die daraus resultierenden geringen Abweichungen haben keinen signifikanten Effekt auf die Abschreibungsberechnung.

Die degressive Methode hingegen spiegelt die Realität sehr genau wider, da der tatsächliche Wertverlust eines Vermögenswerts genau berechnet werden kann. Allerdings ist sie komplizierter zu verstehen und zu berechnen. Die degressive Abschreibungsmethode ermöglicht es, in den Anfangsjahren höhere Abschreibungen vorzunehmen, was zu einer Reduzierung der steuerlichen Belastung führt. Dies kann vorteilhaft sein, wenn die Anlage in den ersten Jahren ihres Lebenszyklus einen überproportionalen Wertverlust hat oder wenn das Unternehmen von einer stärkeren Steuerentlastung profitieren möchte.

Beide Methoden haben also ihre Vor- und Nachteile. Um die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Abschreibungsstrategie zu bestimmen, ist es ratsam, dass Sie sich von einem Treuhänder beraten lassen. Denn welche Abschreibungsart die richtige ist, hängt von verschiedenen Faktoren, wie die Art des Wertgegenstands, seine Nutzungsdauer, steuerliche Überlegungen aber auch internen Unternehmensrichtlinien ab.

Was sind die Herausforderungen der Anlagenbuchhaltung?

Bei der Anlagenbuchhaltung gibt es verschiedene Herausforderungen. Achten Sie vor allem auf folgende Punkte:

Einordnung der Vermögenswerte

Die meisten Unternehmen besitzen verschiedene Arten von Anlagegütern, die unter Umständen unterschiedliche Abschreibungsmethoden erfordern. Darum ist es wichtig, jeden Wertgegenstand einzeln einzuordnen und gesondert auf einer Anlagenkartei zu führen.

Richtige Wertermittlung

Um die Anlagenbuchhaltung richtig ausführen zu können, ist eine richtige Wertermittlung der Anlagegüter unerlässlich. Neben der richtigen Eintragung des Anschaffungswertes spielt vor allem die genaue Abschätzung der Nutzungsdauer eine wichtige Rolle. Falsche Angaben können zu Fehlern in der Bilanz führen.

Aktualisierung von Informationen

Die Informationen sämtlicher Wertgegenstände Ihres Unternehmens sollten stets auf dem aktuellen Stand sein. Das bedeutet, dass Sie Informationen zu Reparaturen, Ausfällen oder Verkäufen stets aktualisieren sollten.