Les dépenses et les frais en toute simplicité

Les remboursements de frais sont des indemnités versées par l'employeur pour les dépenses engagées par l'employé dans le cadre de son activité professionnelle, par exemple lors de voyages d'affaires. Si un employé doit se déplacer pour son employeur, par exemple, les frais de repas, de déplacement et, le cas échéant, d'hébergement sont pris en charge par l'employeur.

Les indépendants peuvent déclarer leurs frais aux impôts. Les salariés se font rembourser les frais engagés par leur employeur sans avoir à payer d'impôts.

Voici les principaux types de frais:

• Frais de déplacement: billets de train ou d'avion, frais de carburant, etc.

• Frais de repas: repas d'affaires ou forfaits journaliers, par ex.

• Frais d'hébergement: notes d'hôtels, par ex.

• Petites dépenses d'exploitation: matériel de bureau, tickets de parking, etc.
  En règle générale, ces dépenses doivent être justifiées par des documents.

Une comptabilisation correcte des notes de frais garantit:

• Un remboursement rapide et complet des dépenses professionnelles engagées par les collaborateurs.

• Le respect par l'entreprise de la législation, sachant que des décomptes peu rigoureux peuvent entraîner des problèmes avec les autorités fiscales.

• Une réduction de la charge administrative grâce à la mise en place de processus clairs.

Une note de frais complète doit comporter les éléments suivants:

• Nom du collaborateur

• Date et nature de la dépense

• Montant et monnaie

• Objet de la dépense (réunion, déplacement professionnel, etc.)

• Pièce justificative originale à titre de preuve

Le logiciel bexio permet aux entreprises de digitaliser l'ensemble du processus de gestion des frais. Les collaborateurs ont la possibilité d'importer et de classer directement les justificatifs, et le système met automatiquement à jour la comptabilité. Résultat: un gain de temps et une réduction de la charge administrative.