Qu’est-ce qu’un livre de caisse?
Dans les livres de caisse, toutes les entrées d’argent vers la caisse (donc tous les paiements en liquide) et toutes les sorties de caisse (donc les prélèvements en liquide) sont enregistrés par ordre chronologique. Ces enregistrements constituent le livre de caisse. Il faut inscrire et préciser les éléments suivants:
- La transaction ou le texte de comptabilisation (donc le mode de paiement ou de prélèvement, de qui ou à qui)
- Le numéro de la pièce justificative correspondante (quittance)
- Le taux correspondant de l’impôt sur le chiffre d’affaires en pourcents (s’il est disponible)
- Le montant de l’impôt sur le chiffre d’affaires
- Le montant du paiement total ou du prélèvement total de la transaction
- La date de l’opération
- Le solde de caisse quotidien.
Ce solde est enregistré dans la comptabilité sous le poste « actifs circulants ». Les livres de caisse doivent être complétés chaque jour. Si plusieurs caisses sont tenues en même temps dans un commerce, un livre de caisse distinct doit être tenu pour chaque caisse individuelle. L’avoir liquide en caisse doit être déposé dans une caisse de commerce ou dans une cassette spécifique.
Le rapport de caisse quotidien – le manuel du livre de caisse
Le rapport de caisse à tenir quotidiennement, ou en tous cas chaque jour où des transactions sont passées, donne une vue d’ensemble actualisée de l’avoir liquide en caisse à la fin de la journée. Le rapport de caisse rassemble, dans les colonnes impôt préalable et montant net ainsi que dans les colonnes de totaux, les écritures de transactions en liquide par catégories (par exemple, achat de marchandises, frais professionnels, prélèvements à finalité privée et autres dépenses). En reprenant le solde du rapport de caisse précédent et le solde des transactions du jour, on obtient l’ajout en espèces à la caisse et, après déduction des éventuels apports privés, les rentrées d’espèces de la journée (nouveau solde du jour).
Le solde théorique en caisse doit être comparé avec le solde réel, les différences éventuelles doivent être vérifiées ou comptabilisées. Les livres de caisse doivent être conservés pendant dix ans. Pour les commerces qui tiennent plusieurs caisses, un seul rapport de caisse est établi, qui récapitule les opérations des diverses caisses auxiliaires et de la caisse principale.
La feuille de caisse mensuelle récapitulative
La feuille de caisse mensuelle à établir enregistre toutes les informations nécessaires pour récapituler les opérations de caisse d’un mois donné. Sur la feuille de caisse, il est également possible, et nécessaire, de décrire précisément la transaction. Dans le livre de caisse, toutes les pièces justificatives portent un numéro, qui se trouve également indiqué sur la feuille de caisse. En outre, un compte de contrepartie (virement interne) est enregistré dans la feuille de caisse, dans lequel l’entrée ou la sortie doit être enregistrée, en conformité avec les règles de la comptabilité en partie double.
