Un devis établi et envoyé rapidement entraîne souvent la confirmation d'une commande. Il est donc essentiel de rendre ce processus aussi simple et efficace que possible.
Etablir un devis en seulement 3 étapes grâce à bexio
Créez votre devis en quelques étapes avec bexio, la solution basée sur le cloud pour les petites entreprises, les start-ups et les indépendants suisses.
1ère étape (facultative): Personnalisez le modèle de devis
Personnalisez votre modèle de devis en fonction de vos besoins dans votre compte bexio:
1. Indiquez quelles informations doivent figurer dans l'en-tête et le pied de page ou personnalisez votre modèle. Choisissez par exemple un type et une taille de police, téléchargez votre logo ou modifiez la mise en page.
2. Votre modèle de devis personnalisé est prêt. Vous pouvez l'utiliser pour répondre à vos prochaines demandes!
2e étape: Remplissez le modèle en quelques clics
Le modèle est pré-rempli automatiquement par bexio. Une fois les informations de vos contacts enregistrées dans le gestionnaire de clients, il ne vous reste plus qu'à les importer dans votre devis. Les postes produits peuvent être saisis manuellement ou importés automatiquement à l'aide de la saisie du temps de travail ou de la gestion des produits.
3e étape: Envoyez vos devis en ligne ou par la poste
Envoyez vos devis par e-mail en toute simplicité depuis votre compte bexio ou imprimez-les avant de les signer et de les envoyer par la poste.
À quoi ressemble un devis (+ exemple)?
Un devis (ou une estimation) a la même structure qu'une offre.
Les informations suivantes doivent impérativement figurer sur vos devis:
- Nom et adresse du prestataire
- Nom et adresse du client
- Date d'émission
- Durée de validité
- Prix, frais et quantités
- Indication relative à la nature non contraignante de l'estimation de prix
Remarque: À la différence des offres, dans lesquelles le prix indiqué est fiable et ne peut faire l'objet d'une augmentation dans la facture finale sans le consentement express du client, les devis peuvent ne présenter que de simples estimations, voire n’indiquer aucun prix.
Lisez la suite pour en savoir plus à ce sujet…
A quoi faut-il être attentif lors de l'établissement d'un devis?
On fait la distinction entre les devis contraignants et les devis non contraignants. Un devis contraignant est tout simplement une offre, tandis qu'un devis non contraignant est une estimation commerciale. Les offres comme les devis non contraignants sont gratuits.
Quelle est la différence entre un devis non contraignant et une offre?
La différence fondamentale entre une offre et un devis non contraignant est le type juridique: le prix indiqué sur une offre est juridiquement contraignant. Cette valeur contraignante s'applique également si les coûts nécessités par la fourniture de la commande s'avèrent plus (ou moins) élevés que prévu.
Si vous n'êtes pas en mesure d’évaluer avec précision les coûts de la prestation, un devis non contraignant est plus approprié. Ce dernier ne doit pas forcément indiquer de prix. S'il en mentionne un, il s'agit d'un prix indicatif:
Dans le cas d'un devis calculé de façon approximative, les prix indicatifs constituent généralement un point de départ ou une référence jusqu'à la fixation des prix définitifs.
Si aucun prix n'a été convenu au préalable, le montant réel des dépenses peut être facturé par la suite.
Dans les deux cas, il convient de mentionner sur le devis qu'il s'agit d'une estimation non contraignante. Pensez par conséquent à inclure des indications comme «Prix indicatif» ou «Le prix facturé tiendra compte du temps de travail nécessaire» afin d'épargner aux clients de mauvaises surprises une fois la prestation fournie.
Dépassement et écarts de prix sur la facture
La possibilité d'indiquer un prix indicatif ne signifie pas que vous pouvez présenter un prix très bas sur votre devis non contraignant de façon arbitraire ou dans le but de rendre votre proposition plus attrayante.
Le montant de la facture une fois la prestation fournie ne doit pas dépasser le montant du devis de façon excessive. Dans la plupart des secteurs, un surcoût de 10% au maximum est généralement toléré. En cas de dépassement excessif, le client a le droit de résilier le contrat conformément à l'article 375 du Code des obligations.
Assurez-vous par ailleurs de pouvoir justifier un dépassement éventuel à vos clients. Dans le cas de travaux de construction, par exemple, si le coût de matériaux s'est avéré plus élevé que prévu initialement, conservez tous les documents attestant de cet écart.
Exemples de textes et formulations courantes
N'oubliez pas de souligner que les prix indiqués dans le devis peuvent différer du montant de la facture finale. Les formulations suivantes pourront vous être utiles:
«Ce devis est sans engagement de votre part. Veuillez noter que les prix indiqués peuvent, le cas échéant, faire l'objet d'une minoration ou d'une augmentation en cas de travail ou de dépenses supplémentaires.»
«Le coût des matériaux et le temps de travail sont indiqués à titre indicatif. Le montant de la facture finale sera calculé en fonction du temps de travail et des frais réels».
«Remarque: ce devis est sans engagement de votre part.»
Avec bexio, le traitement des commandes s'effectue quasiment automatiquement
bexio est un logiciel de comptabilité basé sur le cloud parfaitement adapté aux besoins des petites entreprises, des indépendants et des start-ups suisses.
Avec bexio, le traitement des commandes est entièrement sous contrôle. Les offres et les devis sont générés en un tour de main. Créez une facture à partir d'une offre en quelques clics. Automatisez l'envoi des rappels de paiement en toute simplicité.
Les utilisateurs de bexio sont payés 26% plus rapidement en moyenne. Et grâce à l'interface e-banking avec les plus grandes banques suisses, le rapprochement des paiements entrants avec vos factures ouvertes s'effectue automatiquement.
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