Le succès de votre entreprise se reflète en partie dans l'approche professionnelle que vous adoptez vis-à-vis de vos débiteurs. Cet article vous expliquera ce qu'est un débiteur et comment la comptabilité des débiteurs vous aide à identifier les factures impayées et les retards de paiement, ainsi qu'à gérer efficacement vos liquidités.
Tout comprendre aux débiteurs et à leur comptabilité
Qui sont les débiteurs?
Les débiteurs sont des personnes ou des entités qui doivent de l'argent à une autre. De ce point de vue, tout client ayant une facture impayée est un débiteur, dans la mesure où il vous doit de l'argent pour des prestations fournies. Les factures payées en espèces ou à l'avance ne font pas partie de cette catégorie.
Quelle est la différence entre les créanciers et les débiteurs?
Les créanciers vous fournissent des prestations que vous devez régler (dettes). Inversement, les débiteurs sont des personnes ou des entités qui vous doivent de l'argent pour des prestations que vous leur avez fournies (créances).
Qu'est-ce que la comptabilité des débiteurs?
La comptabilité des débiteurs fait partie de la comptabilité financière d'une entreprise et relève de la gestion des créances. La comptabilité des débiteurs est également appelée comptabilité auxiliaire. Elle permet de voir quelles factures de vos clients pour des prestations ou des livraisons n'ont pas encore été réglées et englobe également les notes de crédit.
Quels sont les avantages d'une comptabilité des débiteurs?
En principe, la comptabilité des débiteurs est facultative. Toutefois, si votre entreprise doit tenir une comptabilité en partie double (s’il s’agit d’une SA ou d'une Sàrl, par exemple), la tenue d'une comptabilité des débiteurs (ou comptabilité auxiliaire) est une obligation.
La comptabilité des débiteurs vous permet de suivre les créances et les encaissements et d'envoyer des rappels de paiement et des relances de manière ciblée. Elle fournit en outre des informations sur la disposition à payer, la solvabilité ou le sérieux des clients.
Qu'est-ce qu'un compte client?
Certains clients passent des commandes dix fois par an, d'autres une seule fois ou toutes les trois semaines. Quoi qu'il en soit, il est recommandé de créer un compte client pour chacun d'entre eux. Ainsi, vous pourrez savoir quelles livraisons ou prestations n'ont pas encore été payées et par qui.
Pourquoi une gestion des débiteurs dans votre PME?
La gestion des débiteurs, également appelée gestion des créances, vous permet de garder un œil sur les factures impayées. Si des factures ne sont pas payées, cela aura des répercussions sur vos liquidités. Plus vous surveillez efficacement les factures impayées au sein de l'entreprise, plus vous vous assurez des liquidités. De fait, les problèmes de liquidités sont encore l'une des raisons les plus fréquentes pour lesquelles les entreprises font faillite.
Comment la gestion des débiteurs permet de protéger vos liquidités
Quel que soit votre domaine d'activité – fabrication d'outils, installation de stores ou coaching – si vos produits ou services ne sont pas payés ou le sont avec retard, cela peut être très ennuyeux pour votre entreprise. Les factures impayées doivent être amorties dans la comptabilité financière malgré les rappels de paiement, afin que votre bénéfice ne diminue pas et que vos chiffres soient corrects.
En soi, un retard de paiement isolé n'est pas forcément catastrophique. Mais même si le client finit par payer au bout du compte, le retard a un impact négatif très concret sur vos liquidités: mes moyens disponibles à court terme se raréfient, votre capacité d'action est limitée et la planification des investissements devient plus difficile.
Si vous contrôlez régulièrement vos entrées de paiement, vous pouvez réagir plus rapidement au comportement de paiement de vos clients et mieux distinguer les bons et les mauvais payeurs. Dans le pire des cas, vous pourrez décider ne plus livrer les clients qui ne paient pas.
La gestion des débiteurs vous permet d'économiser du temps et de l'argent tout en restant zen
Il est bien sûr possible de prendre des notes pour savoir quel client n'a pas encore payé, mais cela peut vite engendrer une situation chaotique et vous risquez d'oublier les factures impayées. Dès lors, votre comptabilité ne sera plus correcte. En effet, chaque marchandise que vous livrez ou service que vous fournissez déclenche une facture dont le montant est comptabilisé dans la comptabilité. Pour que cette écriture soit équilibrée et que vous puissiez faire état du bénéfice réel, votre comptabilité a besoin du paiement du débiteur. Si le paiement n'intervient pas dans les délais impartis, vous devez envoyer des rappels ou, en dernier recours, engager des poursuites.
Une gestion des débiteurs bien gérée permet de ne pas laisser de factures impayées et de savoir à quel moment relancer un client. Vous vous épargnez ainsi de nombreux soucis et économisez de l'argent et un temps précieux que vous pouvez réinvestir dans votre activité ou dans les relations avec les clients.
Si un client ne règle pas sa dette malgré les rappels, il peut être judicieux de transmettre la créance à un tiers: vous avez la possibilité d'engager des poursuites ou de vendre la créance à une société d'affacturage externe. Celle-ci rachète la créance (avec ou sans prise en charge du risque de défaut de paiement) et recouvre le montant dû pour son propre compte. De cette façon, votre entreprise n'est plus exposée au risque de non-paiement, vous augmentez vos liquidités et votre comptabilité est équilibrée.
L'information est la clé d'une gestion des débiteurs efficace
À mesure que votre entreprise se développe, plus le nombre de personnes responsables de différentes tâches augmente. Pour une gestion optimale des débiteurs, une bonne gestion de l'information est essentielle. Cela implique que les collaborateurs responsables de l'expédition des marchandises et de l'établissement des factures disposent des mêmes informations que leurs collègues chargés de la comptabilité.
Si les personnes concernées sont bien informées, il est possible de prendre de meilleures décisions stratégiques pour l'entreprise. Ainsi, le comportement de paiement passé d'un client peut être décisif: si les retards ou les impayés se répètent, vous devrez par exemple envisager de suspendre les livraisons ou de mettre fin à la relation commerciale.
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Questions fréquentes concernant les débiteurs
À quoi correspondent les débits et les crédits dans un compte client?
Un client vous commande des marchandises d'une valeur de CHF 200,00. Tant que la facture n'est pas payée, les CHF 200,00 figurent dans votre comptabilité du côté du débit. Vous inscrivez cette dette sur le compte débiteur du client.
À l'inverse, vos factures fournisseurs non encore payées figurent du côté du crédit de votre comptabilité. Suite à la livraison de nouvelles marchandises, la valeur de votre entreprise a augmenté alors qu'aucune sortie d'argent n'a encore été enregistrée.
Que doit contenir la liste des débiteurs?
La liste des débiteurs comprend toutes les factures ouvertes et les créances envers tous les clients.
Pourquoi un numéro de débiteur est-il nécessaire?
Dans la comptabilité des débiteurs, un compte client est créé pour chaque client avec un numéro distinct permettant son identification. Ainsi, l'entreprise peut attribuer ses créances à des débiteurs spécifiques et identifier les factures impayées.
Qu'est-ce qu'un client créditeur?
Supposons qu'un client ait payé le produit qu'il a commandé, mais qu'il ait remarqué un dommage après la livraison. Suite à sa réclamation, l'entreprise lui délivre un avoir. Cela fait de lui un client créditeur auquel l'entreprise doit de l'argent. Ce montant négatif n'est pas comptabilisé sous «créances résultant de la vente de biens et de prestations de services», mais sous «Autres dettes».
Quand parle-t-on de perte sur débiteur?
Lorsqu'un client ne paie pas sa dette malgré les rappels de paiement, les relances et les poursuites, malgré une opposition ou une négociation devant le tribunal, on parle de perte sur débiteur. Celle-ci doit être amortie dans la comptabilité.
Qu’est-ce que la rotation des débiteurs et comment la calculer?
La rotation des débiteurs montre avec quelle fréquence les dettes actives des débiteurs surviennent dans le chiffre d'affaires total. Plus le chiffre est élevé, mieux c'est: plus les factures sont réglées rapidement, plus la morale de paiement des clients est bonne, de même que la gestion des créances de l'entreprise.
La rotation des débiteurs est calculée comme suit: Volume de vente divisé par les postes débiteurs. Exemple: Chiffre d'affaires 200'000/Postes débiteurs 18'000 = Rotation des débiteurs 11 Une bonne rotation des débiteurs ne devrait pas être inférieure à 8-10.
Qu'entend-on par délai de recouvrement des débiteurs?
Combien de temps faut-il en moyenne pour que les clients règlent les factures ouvertes? Voilà ce qu'indique le délai de recouvrement. Il s'agit donc d'un indicateur important pour la gestion des liquidités. Plus le délai de recouvrement est élevé, plus l'entreprise doit attendre avant d'être payée, ce qui réduit ses liquidités.
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