Les bons de préparation sont des outils d’aide à la gestion des stocks et marchandises. Quand un article déterminé ou une combinaison d’articles est commandé ou demandé chez un commerçant ou une autre société tenant une gestion des stocks, les commandes des clients ou des départements internes sont transmises au dépôt central. Les bons de préparation mentionnent des données sur le contenu et le traitement de la livraison à préparer au dépôt.
Le personnel de gestion des marchandises au sein du dépôt central va imprimer le bon de préparation et le remettre aux travailleurs compétents du dépôt (magasiniers), directement ou par voie de poste. À l’aide du bon de préparation, les magasiniers vont rassembler et préparer la commande complète pour le client ou le département interne, étiqueter les articles au besoin, puis préparer l’expédition par poste ou par transporteur, déterminer les itinéraires de transport interne ou transmettre le tout aux départements se chargeant spécifiquement des emballages et expéditions, comme par exemple les commerçants en ligne.
Données détaillées dans le bon de préparation
Afin d’assurer une procédure fluide et sans soucis, les bons de préparation doivent détailler une série de données:
- Gestionnaire
- Lieu de livraison
- Données de livraison (compte client, numéro de client, adresse)
- Délais de livraison (si disponibles)
- Références (par exemple, le mode de commande ou le numéro du bon de commande)
- Articles avec leurs numéros d’articles
- Quantités commandées précises
- Données sur l’emplacement de stockage dans le dépôt (bâtiment, numéro d’étagère)
- Numéro de reçu et date de reçu
Dans le cas où certains articles commandés, ne seraient pas en stock au dépôt, ils ne pourront pas être emballés avec le reste de la commande. Ce point est porté en remarque sur le bon par le magasinier, et ensuite enregistré par le département responsable, avant l’établissement du bon de livraison et après retour d’informations du dépôt. En conséquence, le bon de livraison peut être émis indépendamment du bon de préparation, lorsque les marchandises sont préparées et traitées en interne.
Durant la procédure, il faut pouvoir garantir, souvent à l’aide d’un logiciel, que toutes les étapes aient été correctement exécutées. Même si le processus complet paraît simple, il est en réalité assez compliqué d’organiser toute la chaîne d’opérations de manière exacte et en évitant les erreurs. En effet, il faut envisager et coordonner tous les aspects qui concernent la commande; depuis la réception de la commande, en passant par l’établissement du bon de préparation, la préparation de la commande, l’établissement de listes de colisage, le transfert au département expéditions et finalement l’établissement du bon de livraison. Par exemple, on ne peut en aucun cas omettre de reporter des modifications sur le bon de livraison, qui ont été portées en amont sur le bon de préparation.
Un bon de préparation de ce type peut conduire à l’établissement d’une liste spéciale de colisage, et une fois encore, le bon est transmis en copie au département expéditions. Les listes de colisage et les bons de préparation ne peuvent différer que si le nombre de colis différents à emballer est indiqué sur la liste de colisage, car le nombre de colis et les articles commandés qui constituent l’expédition peuvent être différents en fonction de la livraison et des délais de livraison. Les bons de préparation et les bons de livraison ne peuvent pas contenir de données différentes ou contradictoires. Sur Internet, il est possible de télécharger un modèle de bon de préparation correct.
Gestion des bons de préparation via la technologie de l’information
Il existe sur le marché des programmes de gestion des stocks simples mais complets. Les programmes de gestion des stocks, marchandises et matériaux, et de traitement des commandes, contiennent des masques de saisie des données. Le bon de préparation, et les étiquettes des articles, si elles s’avèrent nécessaires, peuvent être imprimés au département ad hoc et ensuite transmis sous format papier au dépôt central, ou directement imprimés au dépôt. Consultez notre outil d’aide pour voir comment cela fonctionne avec bexio, le logiciel d’entreprise pour PME et indépendants, et à quel point c’est simple!
Dans un entrepôt travaillant sans papier, les bons de préparation sont établis via un scanner radio-piloté et toutes les données sont transmises sans papier, ce qui peut simplifier considérablement la procédure. Les articles avec étiquettes à code-barres doivent éventuellement être validés, et dans ce cas, un module d’impression est incorporé dans le scanner. À la fin de la procédure, seul le bon de livraison doit encore être physiquement imprimé. Avec certains programmes très sophistiqués, destinés à être utilisés dans de grands entrepôts, les bons de préparation peuvent aussi spécifier aux magasiniers l’itinéraire optimal pour finaliser une préparation.
D’autre part, dans les grands entrepôts, il peut également être judicieux d’identifier automatiquement des assortiments similaires pour plusieurs clients et de combiner des bons de préparations pour des livraisons similaires. Pour chaque commande, un contenant approprié est préparé sur l’appareil de transport interne de l’entrepôt. Des économies substantielles de coûts de fonctionnement peuvent ainsi être réalisées. Les programmes vérifient la concordance entre les bons de commande, les bons de préparation, les listes de colisage et les bons de livraison. Ils peuvent également vérifier si tous les bons de préparation ont été traités dans les délais.
Conditions légales
Il n’existe pas de prescriptions légales obligatoires pour l’élaboration d’un bon de préparation. La conception de celui-ci est laissée à la discrétion de l’entreprise. Le bon de livraison connaît un traitement différent, car sa présentation doit refléter certaines dispositions légales.
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