ZUGFeRD – Rechnungsaustausch
im digitalen Zeitalter

Viele Milliarden Rechnungen werden europaweit jedes Jahr erstellt und anschliessend an ihre Adressaten versandt. Dass der Postweg nicht der eleganteste Weg ist, diese Rechnungen zu verschicken, darin dürften sich alle Beteiligten einig sein. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), eine Unterorganisation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. (AWV), wurde im Jahr 2010 in Deutschland ins Leben gerufen, um die Nutzung der elektronischen Rechnungsausstellung voranzutreiben. Bei der Erfüllung ihrer Aufgabe wird die AWV aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestags vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie gefördert. FeRD bietet Unternehmen, Behörden und Verbrauchern seit Juni 2014 mit ZUGFeRD einen Standard an, welcher unter technischen, wirtschaftlichen und rechtlichen Gesichtspunkten erarbeitet wurde und es den Rechnungstellern und -empfängern ermöglicht, den Rechnungsaustausch auf elektronischem Weg kostengünstig und effizient abzuwickeln.

Was sind ZUGFeRD-Rechnungen?

ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Rechnungen, welche unter Nutzung dieses Standards erstellt werden, vereinen die Vorteile von Papierrechnung und EDI-Verfahren. Diese Form der elektronischen Rechnung besteht einerseits aus einem sichtbaren Rechnungsbild, das heisst einer PDF/A-3-Datei, aus welcher alle Rechnungsdaten für den Empfänger ersichtlich sind, genau wie dies bei einer Papierrechnung der Fall ist. Das PDF/A-Format ist ein für die Langzeitspeicherung entwickelter internationaler Standard, der 2005 als ISO-Norm veröffentlicht wurde und für jedermann einsehbar ist. Zusätzlich ermöglicht dieser von FeRD entwickelte Standard für E-Rechnungen die Einbettung aller Rechnungsinformationen in der Form einer XML-Datei. Dank dieser, der PDF/A-Datei beigefügten, strukturierten Daten kann die Rechnung beim Empfänger vollautomatisch eingelesen und ausgewertet werden, wie dies bei EDI-Verfahren möglich ist. Letztendlich liegt die Entscheidung, ob die in strukturierter Form mitgelieferten Daten wirklich verwendet werden sollen, beim Empfänger. Rechnungsaussteller können diese Form der Rechnung auf verschiedenen Wegen deren Empfängern zukommen lassen. Dieser Standard kann beispielsweise beim Electronic-Banking für Privatkunden eingesetzt werden. Die Rechnungen werden den Bankkunden dabei direkt als Zahlungsaufträge angezeigt, welche bereits alle Rechnungsdaten enthalten. Der Kunde kann die Ausführung dieser Rechnungen per Mausklick auslösen. Eine weitere Möglichkeit besteht zum Beispiel im Versand via E-Mail.

ZUGFeRD-Format im Vergleich mit anderen Arten des Rechnungsaustausches

Bei ZUGFeRD-Rechnungen müssen die Empfänger die erhaltenen Rechnungen dank ihres maschinenlesbaren Formates nicht mehr von Hand in ihre internen Systeme einlesen. Rechnungsaussteller profitieren von einer Zeitersparnis bei der Rechnungsübermittlung, welche zusammen mit der einfachen Bezahlungsmethode für die Kunden zu schnelleren Zahlungseingängen führen und dadurch die Liquidität des betreffenden Unternehmens erhöhen kann. Zudem können elektronische Rechnungen mit sehr kleinem finanziellen Aufwand zentral und platzsparend gespeichert werden. Rechnungen, welche in elektronischer Form aufbewahrt werden, können bei Bedarf schnell und einfach aufgerufen werden. Dies verbessert unter anderem auch die unternehmensinterne Weiterverarbeitung der Rechnungen durch verschiedene Abteilungen. In der Folge können für Rechnungssteller und -empfänger die Arbeitslast und die Kosten im Zusammenhang mit der Rechnungsverarbeitung enorm reduziert werden. Nebst der Reduktion des administrativen Aufwands und der Kosten bestehen weitere Vorteile dieser Art der Rechnungsübermittlung in ihrer Umweltfreundlichkeit sowie in der Erhöhung der Übertragungssicherheit – Rechnungen können nicht mehr, wie beim Postversand, unterwegs verloren gehen.

Das ZUGFeRD-Format soll bestehende EDI-Verfahren in denjenigen Bereichen ergänzen, in welchen sie nicht zum Einsatz kommen können. Das heisst, wenn nicht aufgrund von Abreden zwischen Geschäftspartnern Daten nach EDI-Standards ausgetauscht werden. Ein Beispiel dafür ist der Fall, dass einer der Geschäftspartner ein kleines oder mittleres Unternehmen darstellt, bei welchem keine EDI-Standards eingesetzt werden. In diesen Bereichen bieten ZUGFeRD-Rechnungen Vorteile gegenüber EDI-Verfahren, denn sie setzen keine vorgängigen Absprachen voraus und sind auch ausserhalb regelmässiger Geschäftsbeziehungen für Beziehungen mit geringem Datenvolumen oder für Einmalkäufe geeignet.