Warenwirtschaft und Warenwirtschaftssysteme: Aufgaben und Ziele
Letztes Update 17. Januar, 2024|Geschrieben von bexio-Redaktion
Jedes Unternehmen, das Produkte vertreibt, kann von einer optimierten Warenwirtschaft profitieren. Von der Materialbewegung bis hin zur Umsetzung nachhaltiger Praktiken bietet die Warenwirtschaft vielfältige Ansätze, betriebliche Abläufe zu verbessern und den Unternehmenserfolg zu steigern.
In diesem Beitrag gehen wir den grundlegenden Aufgaben und Zielen der Warenwirtschaft und ihrer unverzichtbaren Rolle bei der Optimierung von Prozessen auf den Grund. Ausserdem klären wir, welche verschiedenen Arten von Warenwirtschaftssystemen es für Unternehmen gibt und welche Vorteile ein Warenwirtschaftssystem für Ihr KMU haben kann.
Was ist Warenwirtschaft?
Die Warenwirtschaft (auch «Materialwirtschaft») umfasst Prozesse, die mit der Planung, Verwaltung und Steuerung der Materialbewegungen in einem Unternehmen zusammenhängen. Das grundlegende Ziel der Materialwirtschaft ist, dass sämtliche benötigten Waren zur richtigen Zeit in der richtigen Menge am richtigen Ort sind, und dafür möglichst geringe Kosten entstehen. Es wird also ein möglichst wirtschaftlicher Umgang mit allen materiellen Gütern angestrebt.
Die Warenwirtschaft umfasst verschiedene Aufgaben, die in Zusammenhang mit der Erfassung, Verwaltung, Planung und Steuerung von Waren und Gütern innerhalb eines Unternehmens, aber auch zwischen dem Unternehmen und Kunden oder Lieferanten stehen.
Die Aufgaben der Warenwirtschaft sind eng miteinander verbunden. Nur wenn sämtliche Aufgaben durchgeführt werden, können Bestände optimiert, Kosten gesenkt, Kundenbedürfnisse erfüllt und letztendlich die betriebliche Effizienz und der Erfolg gesteigert werden. Wichtig dafür ist eine enge Zusammenarbeit mit der Disposition und der Logistik.
Zu den wichtigsten Teilaufgaben der Warenwirtschaft zählen:
Wareneinkauf
Der Wareneinkauf umfasst:
Auswahl und Einkauf von Produkten: Erstellung von Einkaufslisten anhand des tatsächlichen Bedarfs an benötigten Waren unter Berücksichtigung vergangener Verkaufszahlen und dem Bestand im Warenlager.
Auswahl von Lieferanten: Vergleich von Preisen, Lieferzeiten, Verlässlichkeit und Qualität der Produkte.
Auftragsbearbeitung: Bearbeitung von Kundenaufträgen und Zusammenstellung der bestellten Waren.
Versandvorbereitung: Verpackung der Waren für den Versand. Sicherstellung, dass die Waren während des Transports geschützt sind.
Versand: Organisation des sicheren Transports der bestellten Waren an die Kunden.
Warenvertrieb
Der Warenvertrieb umfasst:
Vertriebsplanung: Planung von Vertriebsstrategien und -aktivitäten zur Steigerung der Warenverkäufe.
Pflege von Kundenbeziehungen: Erstellung von Angeboten und Kundenbetreuung.
Lagerverwaltung
Die Lagerverwaltung umfasst:
Bestandsführung: Verwaltung und Überwachung des Lagerbestands, um Über- und Unterbestände zu vermeiden und dadurch eine optimale Verfügbarkeit der Waren sicherzustellen.
Inventur: Regelmässige Bestandsaufnahmen, um den tatsächlichen Bestand von Waren mit den Daten im Warenwirtschaftssystem abzugleichen und gegebenenfalls zu korrigieren.
Organisation des Lagers: Herstellung von Ordnung im Lagersystem. Nur so kann eine effiziente Lagerhaltung gewährleistet und der Zugang zu den Waren erleichtert werden.
Dokumentation und Datenmanagement
Datenerfassung: Erfassung und Speicherung von Daten über Warenbestände, Warenbewegungen, Einkäufe und Verkäufe.
Erstellung von Berichten: Berichts- und Analysenerstellung, um Trends zu erkennen und die Leistung zu überwachen. Auf dieser Basis können im Anschluss Entscheidungen getroffen werden.
Dokumentenverwaltung: Verwaltung und Archivierung von Dokumenten wie Lieferscheine, Rechnungen und weitere geschäftsrelevante Unterlagen.
Beispiel: Das Unternehmen «WildTrail» verkauft Outdoor-Ausrüstung im Onlineshop sowie in zwei Filialen. Die Warenwirtschaft umfasst dabei folgende Bereiche:
Wareneinkauf: WildTrail bezieht die Outdoor-Ausrüstung von verschiedenen Lieferanten und Herstellern. Dabei werden nicht nur die Preise berücksichtigt, sondern auch saisonale Trends und Kundenpräferenzen.
Wareneingang: Die gelieferte Outdoor-Ausrüstung wird an das zentrale Lager geliefert. Nun werden die Lieferungen überprüft, um sicherzugehen, dass die richtigen Produkte in der richtigen Menge geliefert wurden und die erwartete Qualität aufweisen.
Warenlager: Die eingegangene Outdoor-Ausrüstung wird zunächst im zentralen Lager im richtigen Bereich gelagert. Die Lagerbestände werden elektronisch erfasst und verwaltet. Von hier aus werden die beiden Filialen mit den benötigten Produkten versorgt und die Online-Bestellungen bearbeitet.
Warenvertrieb: Anhand der Verkaufsdaten und vergangener Verkaufszahlen wird die benötigte Ausrüstung für jede Filiale ermittelt. Diese wird entsprechend an die jeweilige Filiale geliefert, um den Kundenbedarf zu decken, ohne dass ein Überbestand generiert wird. Gleichzeitig wird an Verkaufsstrategien gefeilt, um den Verkauf in den Filialen und im Onlineshop zu steigern.
Warenausgang: Die Outdoor-Ausrüstung wird aus dem zentralen Lager von WildTrails je nach Bedarf oder Bestellungen an die Filialen und die Kunden versandt. Der Versand erfolgt entweder durch eigene Lieferfahrzeuge oder über externe Versanddienste. Dies erfordert eine genaue Logistikplanung, um sicherzustellen, dass die richtigen Produkte in der richtigen Menge rechtzeitig und unbeschädigt ankommen.
Dokumentation: Um sämtliche Prozesse der Warenwirtschaft verfolgen, analysieren und stetig verbessern zu können, wird alles dokumentiert.
Welche Ziele verfolgt die Warenwirtschaft?
Die Warenwirtschaft verfolgt drei Hauptziele:
Materielle Liquidität
Ein Unternehmen sollte stets materiell liquide sein. Das bedeutet, dass
das richtige Produkt
zur richtigen Zeit
in der richtigen Menge
und der richtigen Qualität
mit sämtlichen benötigten Informationen
am richtigen Ort sein soll,
und das zu einem möglichst geringen Preis.
Werden diese Punkte optimiert, werden Kundenbedürfnisse befriedigt und das Wachstum und Erfolg des Unternehmens gefördert.
Optimierung der Lagerhaltung
Zwar sollte das Ziel eines Unternehmens unbedingt sein, dass sämtliche Waren stets verfügbar und unmittelbar lieferbar sind. Gleichzeitig ist es genauso wichtig, dass das im Lager befindliche, in Form von Waren gebundene, Kapital möglichst gering gehalten wird.
Beispiel: Das Unternehmen WildTrail hat in seinem Lager 5’000 Zelte gelagert. Durch Onlinebestellungen und Filialverkauf werden im Monat allerdings nur 400 Zelte verkauft. Hinzu kommt, dass der Winter ansteht und in den kalten Monaten aus Erfahrung aus vergangenen Jahren nur noch durchschnittlich 50 Zelte verkauft werden. Die Nachfrage ist also nicht proportional zum Lagerbestand, sondern deutlich geringer.
Um das gebundene Kapital zu verringern und die Lagerkosten zu senken, ist es sinnvoll, dieses Lager abzubauen und zunächst keine neuen Zelte mehr zu bestellen. Dennoch sollte darauf geachtet werden, dass der Bestand an Zelten nicht zu gering wird. Es ist daher ratsam, einen Lagerbestand von einigen hundert Zelten als kleinen Puffer zu behalten, um mögliche Lieferengpässe zu vermeiden.
Die Warenwirtschaft verfolgt also das Ziel, die Warenströme so zu analysieren, dass Optimierungsmöglichkeiten erkannt und Kosten gespart werden können.
Nachhaltigkeit
Dem Aspekt der Nachhaltigkeit kommt bei vielen Unternehmen eine wachsende Bedeutung zu. Der Grund dafür sind zum einen verschärfte Regularien unter anderem in Bezug auf verwendete Materialien und deren Umweltbelastung, Emissionen sowie Rezyklierbarkeit. Und zum anderen geht der Trend bei Konsumenten zu einem wachsenden Umweltbewusstsein. Immer mehr Personen achten beim Kauf von Waren darauf, ob das Unternehmen umweltbewusst und nachhaltig agiert.
Abb.: Nachhaltigkeit wird für viele Unternehmen immer wichtiger.
Aus diesem Grund ist das dritte Hauptziel der Warenwirtschaft die Nachhaltigkeit. Unternehmen mit einem umweltfreundlichen Image können sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und langfristig erfolgreicher sein.
Eine Steigerung der Nachhaltigkeit ist beispielsweise durch folgende Strategien möglich:
Einkauf oder Produktion von nachhaltigeren Produkten, beispielsweise durch die Verwendung von umweltfreundlichen Materialien.
Verzicht auf Plastikverpackungen und stattdessen Verwendung von recyclebaren Verpackungen wie biologisch abbaubaren Materialien oder recyceltes Papier.
Umsteigen auf umweltfreundliche Transport- und Versandmethoden. Das gelingt beispielsweise durch Routenoptimierung, wie auch durch das Umsteigen von herkömmlichen LKWs und Lieferwagen auf Elektrofahrzeuge, die Bahn oder, falls möglich, Fahrräder.
Einsatz von erneuerbaren Energien bei der Produktion, im Lager und in Filialen sowie die Umstellung auf energieeffiziente Beleuchtung.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Um die Warenwirtschaft möglichst effizient organisieren zu können, ist es ratsam, ein Warenwirtschaftssystem (auch «WWS» oder «WaWi-System») zu nutzen. Dabei handelt es sich um eine Software, die dabei hilft, den Warenfluss in einem Unternehmen zu steuern. Die Umsetzung sämtlicher Aufgaben, die die Warenwirtschaft beinhaltet, können durch ein Warenwirtschaftssystem vereinfacht werden.
Vorteile eines Warenwirtschaftssystems
Warenwirtschaftssysteme haben zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die Waren vertreiben. Vor allem bei der Verwaltung von Lagerbeständen und den Verkaufsprozessen ist ein WWS für viele nicht mehr wegzudenken.
Zu den Vorteilen eines Warenwirtschaftssystems zählen unter anderem:
Optimierung von Prozessen: Ein WWS kann zahlreiche Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren. Dies beginnt bei der Bearbeitung von Bestellungen über die Verwaltung des Lagers bis hin zur Rechnungsstellung.
Bestandsoptimierung: Mit einem Warenwirtschaftssystem lassen sich die Lagerbestände in Echtzeit genau verfolgen. Dadurch können Engpässe wie auch Überbestände vermieden und der Bestand so optimal wie möglich geführt werden.
Vermeidung von Fehlern: Durch die Automatisierung von Prozessen werden menschliche Fehler minimiert.
Bessere Geschäftsentscheidungen: Die Geschäftsführung erhält durch die Erfassung und Analyse sämtlicher Daten detaillierte Einblicke in wichtige Kennzahlen wie aktuelle Verkaufstrends. Dadurch können fundierte Geschäftsentscheidungen einfacher getroffen werden.
Zeiteinsparung: Laufen die Prozesse automatisiert über ein System ab, lässt sich im Vergleich zum manuellen Handeln viel Zeit einsparen. Routineaufgaben, wie das Erstellen von Rechnungen und Aufträgen, können mit nur wenigen Klicks erledigt werden.
Geldeinsparung: Je weniger Arbeitszeit benötigt wird, desto mehr Geld kann eingespart werden. Hinzu kommen die Einsparungen, die durch die Optimierung sämtlicher Prozesse möglich sind.
Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit: Durch die effizientere Verwaltung von Geschäftsprozessen und Warenbeständen und somit einer Verbesserung der Betriebsabläufe kann die Wettbewerbsfähigkeit gesteigert werden.
Höhere Kundenzufriedenheit: Ein WWS kann dazu beitragen, dass Kundenbestellungen schneller bearbeitet und die Zeit, die zwischen der Bestellung und dem Erhalt der Ware vergeht, verkürzt werden. Dies trägt zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei.
Die verschiedenen Arten des Warenwirtschaftssystems
Man unterscheidet zwischen verschiedenen Arten von Warenwirtschaftssystemen. Die Wahl des richtigen WWS hängt von der Grösse des Unternehmens, den benötigten Funktionen wie auch der Branche ab. Sämtliche Optionen bieten ihre eigenen Vor- und Nachteile.
Am einfachsten fällt die Entscheidung für und gegen Warenwirtschaftssysteme, wenn man sie in verschiedene Kategorien unterteilt betrachtet:
Ausrichtung der Branche
Branchenneutrale Systeme
Branchenspezifische Systeme
Standard-Warenwirtschaftssysteme, die in verschiedenen Branchen eingesetzt werden können und grundlegende Funktionen zur Bestandsverwaltung, Auftragsabwicklung und Buchführung bieten.
Spezialisierte Lösungen, die auf die Anforderungen bestimmter Branchen zugeschnitten sind. Sie bieten spezialisierte Funktionen für beispielsweise den Einzelhandel, den Grosshandel, die Fertigung und den eCommerce.
Software
Standardsoftware
Individualsoftware
Entwickelt und vertrieben für eine breite Zielgruppe. Durch die Vorfertigung ist keine Individualisierung an die eigenen Bedürfnisse möglich, allerdings zeigt sich dies auch in einem bedeutend niedrigeren Preis.
Wird extra für jedes Unternehmen aufgebaut und ist somit eine massgeschneiderte Lösung, die sämtliche gewünschte Anforderungen erfüllt. Dies schlägt sich im hohen Preis nieder.
Betriebsmodell
On-Premise-Systeme
Cloud-basierte Systeme
Lokale Installation und Betreibung auf den Servern des Unternehmens. Das bedeutet, dass sämtliche Daten im eigenen Haus bleiben. Allerdings werden eine eigene Hardware und eigenes IT-Personal benötigt, was mit hohen Kosten einhergeht.
Keine lokale Installation nötig, da sie über das Internet gehostet werden. Dies ermöglicht einen Zugriff von überall aus. Es werden weder Hardware noch internes IT-Personal benötigt.
Erfahren Sie mehr über die Unterschiede, Vorteile und Nachteile von On-Premise und Cloud.
Funktionsumfang
Basis-Warenwirtschaftssysteme
ERP-Systeme
Spezialisierte Module
Grundlegende Funktionen wie Bestandsverwaltung, Auftragsabwicklung, Einkauf und Verkauf.
Integration von Warenwirtschaftsfunktionen mit anderen Geschäftsprozessen wie Finanzen, Personalwesen und Produktion, um das Management aller Ressourcen in einem System zu ermöglichen.
Enthalten zusätzliche Funktionen oder Module, die spezifische Anforderungen wie CRM (Customer Relationship Management) oder SCM (Supply Chain Management) abdecken.
Wer benötigt ein Warenwirtschaftssystem?
Führen Sie ein Handelsunternehmen beziehungsweise hängt der Kernbereich Ihres Unternehmens mit Waren zusammen, sollten Sie die Implementierung eines Warenwirtschaftssystems unbedingt in Betracht ziehen.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie lediglich einen Onlineshop betreiben, Filialen haben, über ein eigenes Lager verfügen oder ausschliesslich auf Dropshipping setzen – Warenwirtschaftssysteme unterstützen in der Regel sämtliche Logistikkonzepte und Vertriebswege.
Ein Warenwirtschaftssystem wird also von Unternehmen jeder Grösse und Branche benötigt, wenn es seine Bestandsverwaltung, Beschaffungsprozesse, Lagerhaltung, Vertrieb und Abrechnung optimieren will. Es wird von Einzelhändlern, Grosshändlern, Herstellern und Dienstleistungsunternehmen eingesetzt, um effizientere Abläufe zu gewährleisten, Fehler zu minimieren und die Gesamtleistung des Unternehmens zu verbessern.
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Häufig gestellte Fragen zur Warenwirtschaft
Was ist der Unterschied zwischen ERP- und Warenwirtschaftssystemen?
Beim Warenwirtschaftssystem (WWS) handelt es sich um einen Teilbereich des Enterprise Resource Planning (ERP). Denn ERP ist ein System, das sich um die Planung und Steuerung sämtlicher Ressourcen eines Unternehmens, wie Waren, aber auch Personalwesen, Finanzbuchhaltung, Vertrieb, Marketing und Controlling kümmert. Ein WWS übernimmt genau genommen nur die Verwaltung von Waren.
Welche Warenbewegungen gibt es?
Es wird zwischen internen und externen Warenbewegungen unterschieden. Interne Warenbewegungen sind Umlagerungen oder Transfers von Waren innerhalb des Unternehmens zwischen verschiedenen Lagerstandorten, Abteilungen oder Produktionsstufen. Externe Warenbewegungen hingegen beziehen sich auf den Ein- und Ausgang von Waren zwischen dem Unternehmen und externen Partnern wie Lieferanten, Kunden oder Distributionszentren.
Warum werden Warenwirtschaftssysteme eingesetzt?
Warenwirtschaftssysteme werden eingesetzt, um Unternehmen bei der Verwaltung und Steuerung von Warenbeständen, Bestellungen, Lieferungen, Lagerung und Verkaufsprozessen zu unterstützen. Sie optimieren die Effizienz, helfen Fehler zu minimieren und ermöglichen eine bessere Planung von Beständen. Dies führt zu einer verbesserten Geschäftsführung und Rentabilität.
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