Was kann als Spesen abgerechnet werden?
Zu den Spesen zählen Kosten, die für einen Arbeitnehmenden im Rahmen der Ausübung der Arbeit oder während einer Dienst- oder Geschäftsreise anfallen. Von einer Geschäftsreise ist immer dann die Rede, wenn der Arbeitnehmende beruflich ausserhalb des üblichen Arbeitsortes unterwegs ist – die An- und Rückfahrt vom Wohn- zum Arbeitsort gilt daher nicht als Geschäftsreise.
Wichtig ist auch zu beachten, dass die Kosten in direktem Zusammenhang mit den geschäftlichen Verpflichtungen stehen müssen. Ausgaben für Freizeitaktivitäten während der Geschäftsreise zählen beispielsweise nicht zu den Spesen und werden entsprechend nicht zurückvergütet.
1. Reisekosten
Kosten, um im Rahmen der Dienstreise zum Ziel und wieder zurückzukommen, sowie sämtliche Kosten für Transport, die während der Dienstreise anfallen.
- Fahrtkosten: Kosten für öffentliche Verkehrsmittel, Taxifahrten, Mietwagen oder die Nutzung eines privaten Fahrzeugs (Abrechnung nach Kilometerpauschale).
- Parkgebühren: Gebühren für Parkhäuser oder Parkplätze während der Reise.
- Flugkosten: Kosten für Flugtickets im Rahmen der Geschäftsreise.
2. Übernachtungskosten
Kosten für Übernachtungen, die im Rahmen von Geschäftsreisen notwendig sind, fallen ebenfalls unter die Spesen. Üblicherweise handelt es sich hierbei um die Kosten für Hotelaufenthalte.
3. Verpflegungskosten
Mahlzeiten, die während der Dienstreise eingenommen werden, müssen vom Arbeitgebenden übernommen werden. Die Abrechnung erfolgt entweder exakt über die eingereichten Belege, oder im Rahmen der Pauschale des Verpflegungsmehraufwands.
4. Reisenebenkosten
Es können noch weitere im Zusammenhang mit der Geschäftsreise stehende Kosten als Spesen abgerechnet werden – dazu zählen beispielsweise Kosten für das Internet und Telefonate mit Geschäftspartnern, für Wäsche- und Reinigungsdienste oder für ein Visum.
5. Bewirtungskosten
Geschäftliche Bewirtungskosten für Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten können ebenfalls über die Spesenabrechnung geltend gemacht werden. Laden Sie also Geschäftspartner oder Lieferanten zu einem Geschäftsessen ein, können Sie die Kosten hierfür über die Spesenabrechnung zurückbekommen.
6. Arbeitsmaterialien
Ausgaben für Materialien oder Werkzeuge, die beruflich benötigt werden, können als Spesen geltend gemacht werden. Dazu zählen beispielsweise:
- Büromaterialien (z. B. Schreibwaren, Druckerpapier)
- Fachbücher
- Software
Sämtliche anfallende Spesen werden in der Spesenabrechnung zusammengefasst, um die Ausgaben beim Arbeitgebenden geltend machen und eine Rückzahlung anzufordern. Damit Ausgaben erstattet werden können, müssen sämtliche Belege, Rechnungen und Quittungen als Nachweis aufbewahrt werden. Ein Spesenreglement kann als Leitfaden für Mitarbeitende dienen und klare Anweisungen dazu geben, welche Kosten erstattet werden können.
Da während einer Geschäftsreise zahlreiche Kosten anfallen können, empfiehlt es sich, bereits während der Reise alle Ausgaben zu dokumentieren. So vermeiden Sie, den Überblick zu verlieren. Am besten nehmen Sie daher die Vorlage für die Spesenabrechnung direkt mit auf die Geschäftsreise und füllen die Posten direkt vor Ort aus.
