Der Rüstschein

Rüstscheine sind Hilfsinstrumente innerhalb der Warenwirtschaft. Wenn bei einem Händler oder einer anderen Firma mit Lagerwirtschaft eine bestimmte Ware oder eine Warenkombination bestellt bzw. angefordert wird, werden die Bestellungen der Kunden oder von internen Abteilungen an das Zentrallager übermittelt. Rüstscheine enthalten Angaben über Inhalt und Handling der im Lager zu kommissionierenden Lieferung. Das Materialmanagement innerhalb des Zentrallagers wird den Rüstschein drucken und direkt oder über Postsysteme an zuständige Lagermitarbeiter übergeben. Die Lagermitarbeiter werden mithilfe des Rüstscheins die gesamte Lieferung für den Kunden oder die interne Abteilung zusammenstellen, die Ware falls notwendig etikettieren und danach für die Auslieferung per Post oder Spedition vorbereiten, interne Transportwege bereitstellen oder an spezielle Verpackungs- und Versandabteilungen wie beispielsweise an Onlinehändler übergeben.

Detaillierte Angaben im Rüstschein

Für einen störungsfreien Prozessfluss müssen Rüstscheine eine Reihe von Angaben enthalten:

• Sachbearbeiter
• Lieferort
• Lieferdaten (Debitorenkonto, Kundennummer, Adresse)
• Liefertermine (falls vorhanden)
• Referenzen (z.B. der Bestellweg oder Bestellschein-Nr.)
• Ware mit Artikelnummer
• genaue Bestellmenge
• Angaben zum Platz im Lager (Halle, Regalnummer)
• Belegnummer und Belegdatum

Falls abweichend von der Bestellung bestimmte Waren nicht am Lager vorrätig sind, können sie nicht beigepackt werden. Dies wird auf dem Schein vom Lagermitarbeiter vermerkt und später vor Erstellung des Lieferscheines durch die zuständige Abteilung nach Rückmeldung durch das Lager aufgenommen. Entsprechend kann der Lieferschein erst dann ausgestellt werden, wenn die Ware intern kommissioniert und der Rüstschein abschliessend bearbeitet wurde. Im Prozess muss, oft mithilfe einer Software, sichergestellt werden, dass alle Prozessschritte korrekt ausgeführt werden. Auch wenn der gesamte Vorgang einfach erscheint, ist es tatsächlich nicht einfach, den gesamten Prozess vom Bestellungseingang über die Erstellung des Rüstscheines, die Kommissionierung, Erstellung von Packlisten, die Überstellung zur Versandabteilung und die Erstellung des Lieferscheines exakt zu organisieren und Fehler auszuschliessen. Zum Beispiel darf keinesfalls versäumt werden, auf Rüstscheinen vermerkte Änderungen in den Lieferschein zu übertragen. Aus den so bearbeiteten Rüstscheinen kann eine gesonderte Packliste erstellt oder der Schein als Kopie dem Versand übergeben werden. Packlisten und Rüstscheine können sich insoweit unterscheiden, als dass auf der Packliste zusätzlich die Anzahl verschiedener zu packender Pakete vermerkt ist, denn je nach Lieferung und Lieferterminen mag es unterschiedlich sein, mit wie vielen Paketen die bestellte Ware übersandt wird. Rüstscheine und Lieferscheine dürfen keine unterschiedlichen oder widersprüchlichen Angaben enthalten. Im Internet ist es möglich, für den korrekten Rüstschein eine Vorlage herunterladen.

Steuerung der Rüstscheine durch Informationstechnologie

Am Markt gibt es einfache, aber auch sehr umfassende Lagerwirtschaftsprogramme. Innerhalb der Lager- und Materialwirtschaftsprogramme und dort in der Auftragsbearbeitung sind Masken zur Erfassung der Daten vorgesehen. Der Rüstschein und eventuell notwendige Warenetiketten können entweder zentral ausgedruckt und in Papierform an das Zentrallager überstellt oder dort ausgedruckt werden. Wie einfach das zum Beispiel bei bexio, der Business Software für KMU und Selbstständige funktioniert, erklären wir in unserem Hilfebeitrag.

Im papierlosen Lager werden Rüstscheine durch funkgesteuerte Scanner ersetzt und alle Daten werden papierlos weitergegeben, was zu einer erheblichen Prozessvereinfachung führen kann. Eventuell müssen die Waren mit Barcodeetiketten versehen werden, in diesem Fall ist im Scanner ein Druckmodul enthalten. Am Prozessende muss nur der Lieferschein physisch ausgedruckt werden. In besonders komfortablen Programmen, die zur Anwendung in grossen Lagern bestimmt sind, können die Rüstscheine dem Lageristen auch die optimalen Wege zum Abschluss der Kommissionierung vorgeben. In grossen Lagern kann es ausserdem sinnvoll sein, ähnliche Warenzusammenstellungen für mehrere Kunden automatisch zu identifizieren und Rüstscheine für ähnliche Lieferungen zu kombinieren. Für jede Bestellung wird dann im lagerinternen Transportgerät ein gesondertes Behältnis bereitgestellt. So können erhebliche Prozesskostenminderungen realisiert werden. Die Programme überwachen auch die Übereinstimmung von Bestellscheinen, Rüstscheinen, Packlisten und Lieferscheinen. Es kann ebenfalls überwacht werden, ob alle Rüstscheine termingerecht bearbeitet wurden.

Rechtliche Rahmenbedingungen von Rüstscheinen

Für die Gestaltung des Rüstscheines bestehen keinerlei rechtliche Vorschriften. Dies ist ganz der unternehmerischen Entscheidung überlassen. Anders ist es beim Lieferschein, wo es rechtliche Bestimmungen gibt.

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