Die Projektverwaltung ist regelmässig eine durchaus komplizierte Aufgabe. Projekte bauen meist auf verschiedenste vorhandene Strukturen auf, bilden aber insgesamt eine neue Struktur, die ausserhalb der Linienorganisation ein Eigenleben führt. Projekte sind zeitlich, räumlich und inhaltlich begrenzte Aufgaben, für die bisher keine feste Linienorganisation besteht. Dennoch müssen solche Projekte häufig schnell und effizient erledigt werden. Beispiele für solche Projekte sind die Einführung einer neuen Software in Unternehmen, die Durchführung einer Ausschreibung oder die Errichtung eines Baus. Mitarbeiter aus verschiedenen Organisationseinheiten oder sogar Firmen müssen zusammengeführt und koordiniert werden, ohne dass dafür bisher eine Routine bestünde. Termine müssen vereinbart und überwacht werden, weil meist Gewerke voneinander abhängen und Verzögerungen in einem Gewerk zu sehr hohen Folgekosten führen können, da andere Gewerke nicht fortgesetzt werden können.
Ressourcen wie Arbeitskraft, Geld und Materialien müssen geplant und die Einhaltung des Projektbudgets überwacht werden. Die Projektverwaltung oder auch das Projektmanagement hat an der Spitze meist einen Projektleiter, der für die Planung und Durchführung des Projektes zuständig ist. Der Projektleiter verfügt je nach Grösse und Komplexität des Projekts über Mitarbeiter, die ihn in der Koordinationsfunktion unterstützen. Wichtigstes Instrument ist der Projektplan, der auf einer Zeitleiste alle vorgesehenen Termine, den sich daraus ergebenden Ressourcenbedarf und das Budget verzeichnet. Die gesamte Projektverwaltung wird nur funktionieren, wenn es gleichzeitig ein präzises System der Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Datenerfassung hinsichtlich Leistungen, Kosten und Ressourcen gibt.
Elektronische Projektverwaltung für ein einfacheres Projektmanagement
Selbst kleinere Projekte werden heute mit elektronischen Projektsteuerungsprogrammen, wie zum Beispiel bexio, durchgeführt. Bei grösseren Projekten sind solche Programme unverzichtbar. In den Programmen werden alle notwendigen Projektdaten wie Termine, Stückkosten, erforderliche Manpower, Kosten, Leistungen, Einkäufe etc. erfasst, auf der Zeitlinie zugeordnet und je nach gewünschter Aussage ausgewertet. Es gibt dafür kleinere und kostengünstige Programme und für Grossprojekte höchst komplexe Software. Stark etabliert hat sich die Nutzung von Programmen in der Cloud. Hier liegen Software und Daten auf einem zentralen Server und können von allen Projektbeteiligten jederzeit abgerufen werden.
Tipps zum Projektmanagement
Damit Sie Ihre Projekte einfach managen können, geben wir ein paar Tipps für eine reibungslose Durchführung:
Anforderungen an die Projektleitung
Der Erfolg von Projekten, gemessen an der Einhaltung von Kosten- und Terminplänen, hängt sehr stark von der Projektleitung ab, die die nicht bestehende Linienorganisation ersetzen muss. Der Job eines Projektleiters ist deshalb von enorm hoher Verantwortung. Der Projektleiter muss hohe analytische Fähigkeiten haben, damit er die Schwachstellen im Projekt erkennen kann, bevor es zu Störungen kommt. Gleichzeitig muss er über hohe kommunikative Fähigkeiten verfügen, weil er mit unterschiedlichsten Mitarbeitern aus verschiedenen Firmen kommunizieren und dabei exakte Informationserfassung sicherstellen muss. Die Projektleitung ist eine schwierigere und komplexere Aufgabe als das Management so mancher Linieneinheit.
Projektmeilensteine
Projektmeilensteine sind ein wichtiges Instrument einer strategischen Projektplanung. In Meilensteinen werden Zwischenziele festgelegt, deren Erreichung notwendig ist, um das Projektgesamtziel zu erreichen. Mithilfe einer klaren Übersicht kann in komplexen Projekten vorgeplant werden, was zu geschehen hat, wenn solche Meilensteine nicht rechtzeitig erreicht werden. Treten hier Terminüberschreitungen auf, wird die kostengünstige Option gezogen und es wird gleichzeitig ermittelt, welche Folgen die Verzögerung für kommende Meilensteine hat.
