Sie wollten schon immer hinter die Kulissen der Produktentwicklung schauen? Unser CPO Claudio Beltrametti gibt Ihnen interessante Einblicke. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die intelligente Belegauslese für unseren Einkaufsbereich vor. Bisher konnten Sie von der Auslese von QR-Rechnungen profitieren. Ab sofort können Sie Quittungen und Belege ohne QR-Code nicht nur einscannen, sondern auch automatisch verarbeiten – schnell und effizient in unserer App «bexio Go».
Teil 3: Belege intelligent auslesen leicht gemacht – die smarte Ergänzung für den Einkauf
Juni 2023
Von Claudio Beltrametti, CPO bexio
Bisher war es mit bexio und der App «bexio Go» möglich, QR-Rechnungen automatisch auszulesen und Lieferantenrechnungen mit den korrekten Inhalten zu erstellen. Diese Funktion wurde nun durch «Scan2Go» ergänzt: Eine intelligente Belegauslese, mit der Sie auch Quittungen ohne QR-Code automatisch verarbeiten können.
Schon gewusst? Die Position des CPO ( Chief Product Officer) ist von grosser, strategischer Bedeutung innerhalb von bexio. Er ist verantwortlich für das Produkt, also für die Business-Software bexio. Unser CPO gestaltet und justiert mit seinem Team unter den immer komplexer werdenden Anforderungen im Rahmen der Digitalisierung und der wechselnden Rahmenbedingungen den Ausbau und die Weiterentwicklung unserer Business-Software.
Was ist der bexio-Einkaufsbereich?
Unser Einkaufsbereich ist das zentrale Tool für effizientes Ausgabenmanagement: Hier können Sie schnell und professionell Ihre Ausgaben verarbeiten. Für maximale Effizienz und die Vermeidung von Fehlerquellen ist dabei die saubere Verarbeitung von Quittungen, Belegen und QR-Rechnungen besonders relevant. In diesem Rahmen nimmt unsere App bexio Go eine wichtige Rolle ein, da Sie mit dem Smartphone Ihre Belege und QR-Rechnungen ganz einfach, unkompliziert und ortsunabhängig einscannen sowie weiterverarbeiten können.
Welche Funktionen gab es bisher zur automatischen Verarbeitung von Ausgaben?
Bisher war es möglich, QR-Rechnungen in der bexio-Webapplikation hochzuladen, automatisch auszulesen und daraus Lieferantenrechnungen mit den korrekten Inhalten zu erstellen. Zudem konnten Quittungen ohne QR mit der App eingescannt und an den bexio-Posteingang geschickt werden. In der Folge war eine manuelle Weiterverarbeitung nötig. Mit der intelligenten Belegauslese «Scan2Go» können nun Quittungen und Belege ohne QR-Code automatisch ausgelesen werden – direkt in der mobile App «bexio Go».
Wie funktioniert die intelligente Verarbeitung von Belegen?
In der Buchhaltung herrscht der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Deshalb ist es besonders wichtig, Belege möglichst zeitnah zu verarbeiten – denn so gehen keine Belege verloren. Für uns hatte daher die mobile Verarbeitung von Belegen hohe Priorität. Belege und Quittungen ohne QR-Code können direkt in unserer mobile App «bexio Go» ausgelesen werden. Wählen Sie dabei zwischen einer Aufwendung oder Lieferantenrechnung.* Unsere neue, intelligente Belegauslese «Scan2Go»schlägt dann automatisch Informationen wie Datum, Betrag und Steuersatz vor. Nachdem Sie die Informationen kontrolliert haben, können Sie die Buchung freigeben. Wenn Sie z. B. an einer Tankstelle einen Beleg erhalten, scannen Sie diesen direkt in bexio Go ein und erstellen eine Aufwendung.
*Ausgaben können als Aufwendungen oder Lieferantenrechnungen verbucht werden. Der Unterschied: Aufwendungen sind Ausgaben, die direkt bezahlt worden sind, wie z. B. ein Kassenbeleg. Lieferantenrechnungen sind Ausgaben, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt bezahlen.
Warum ist die Belegauslese «intelligent»?
Das System im Hintergrund «lernt» von vorherigen Aufwendungen und Lieferantenrechnungen. Es wird so mit der Zeit immer besser und vereinfacht unseren Kunden die manuelle Eingabe von relevanten Buchungsinformationen.
Ich habe nur wenige Ausgaben. Sollte ich den Einkaufsbereich trotzdem nutzen?
Ich rate Ihnen auf jeden Fall dazu. Warum? Durch die optimierten Workflows und Eingabemasken für viele Kunden ist es am einfachsten und übersichtlichsten, im Einkaufsbereich alle Ausgaben zu erfassen. Am wichtigsten ist, dass Sie keine Ausgaben vergessen. Verarbeiten Sie also zeitnah alle Belege, auch wenn es sich jeweils nur um kleine Beträge handelt.
Gibt es noch einen Tipp zur effizienten Nutzung des Einkaufs?
Für die bestmögliche Nutzung ist es ratsam, Ihr E-Banking an bexio anzubinden. So werden Zahlungsaufträge aus Lieferantenrechnungen automatisch ins bexio-Banking-Modul übernommen. Von dort wird die Zahlung sicher an Ihr E-Banking übermittelt werden. Nach Freigabe der Zahlung wird diese von der Bank ausgeführt.
Nicht vergessen: Alle Produkt-News zu bexio finden Sie wie gewohnt in unseren Update-News.
Der nächste Bericht aus der Produktentwicklung wird sich um das Thema «Lohnbuchhaltung» drehen. Bleiben Sie dran!
