Ausgaben und Spesen leicht gemacht

Als Spesenvergütungen gelten vom Arbeitgeber ausgerichtete Entschädigungen für Auslagen, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit, z. B. auf Geschäftsreisen, entstanden sind. Wenn z.B. der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber geschäftlich verreisen muss, dann werden die Kosten für die Verpflegung, die Anreise und allenfalls die Übernachtung vom Arbeitgeber übernommen.

Als Selbstständigerwerbender können diese Kosten bei den Steuern angegeben werden. Arbeitnehmer bekommen die Spesen als Auslagenersatz steuerfrei vom Arbeitgeber zurück erstattet.

Typische Spesenarten umfassen:

• Reisekosten: z. B. Bahn- oder Flugtickets, Benzinkosten.
• Verpflegungskosten: z. B. Geschäftsessen oder Tagespauschalen.
• Unterbringungskosten: z. B. Hotelrechnungen.
• Kleinere Betriebsausgaben: z. B. Büromaterial oder Parktickets.
  In der Regel müssen diese Ausgaben durch Belege nachgewiesen werden.

Eine korrekte Spesenabrechnung stellt sicher, dass:

• Mitarbeitende für geschäftliche Auslagen rechtzeitig und vollständig entschädigt werden.
• Das Unternehmen steuerrechtliche Vorschriften einhält, da unsaubere Abrechnungen zu Problemen mit den Steuerbehörden führen können.
• Der administrative Aufwand minimiert wird, wenn klare Prozesse existieren.

Eine vollständige Spesenabrechnung sollte Folgendes enthalten:

• Name des Mitarbeitenden
• Datum und Art der Ausgabe
• Betrag und Währung
• Zweck der Ausgabe (z. B. Meeting, Geschäftsreise)
• Originalbeleg als Nachweis

Mit der bexio-Software können Unternehmen den gesamten Prozess der Spesenabrechnung digital abwickeln. Mitarbeitende können Belege direkt hochladen und kategorisieren, während das System automatisch die Buchhaltung aktualisiert. Dies spart Zeit und reduziert den administrativen Aufwand.