Jedes buchhaltungspflichtige Unternehmen pflegt ein Buchungsjournal. Doch worauf kommt es bei der Journalführung an? Was muss eingetragen werden, und welche rechtlichen Vorschriften gelten? Dieser Beitrag gibt Aufschluss.
Buchungsjournal und Journalführung einfach erklärt
Was ist ein Buchungsjournal?
Das Buchungsjournal verzeichnet die Buchungsvorgänge eines Unternehmens: Alle verbuchten Geschäftsvorfälle werden chronologisch erfasst und nach Geschäftsjahren gegliedert. Den Geschäftsvorfällen werden Belege wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und Kontoauszüge zugeordnet. Das Buchungsjournal wird auch als das «Grundbuch der Buchführung» bezeichnet.
Wofür brauchen Sie das Buchungsjournal?
Jedes buchhaltungspflichtige Unternehmen muss eine ordnungsgemässe Buchführung vornehmen. Dafür braucht es verschiedene Komponenten wie das Grundbuch (auch Journal oder Buchungsjournal genannt), das Hauptbuch und diverse Nebenbücher. Die Aufgabe des Buchungsjournals besteht im Wesentlichen aus der erstmaligen Erfassung von sämtlichen Rechnungsbelegen. Diese werden mit einem Datum, einem Buchungstext sowie einer Belegnummer versehen. Damit die Bilanz eines Unternehmens erfolgreich erstellt werden kann, müssen diese im Grundbuch bzw. Buchungsjournal aufgezeichneten Daten zum Jahresabschluss in das Hauptbuch überführt werden.
Wie funktioniert die Journalführung?
Zu Beginn eines Geschäftsjahres eröffnen Sie das Buchungsjournal auf Basis der Eröffnungsbilanz: Durch Eröffnungsbuchungen übernehmen Sie die Bilanzwerte zum letzten Tag des Vorjahres nach Verrechnung von Gewinn und Verlust. An diesem Status quo setzen dann die laufenden Journalbuchungen an. Sie verzeichnen chronologisch Zuflüsse und Abflüsse entsprechend den Grundsätzen der doppelten Buchhaltung.
Grundlegender Ablauf der Journalführung
Die tabellarische Journalführung beginnt auf der linken Seite eines (elektronischen) Dokuments mit demBuchungsdatum eines Belegs. Rechts neben dem Buchungsdatum stehen die Referenznummer des Buchungsbelegs, das Soll- und Habenkonto, eine kurze Beschreibung sowie der Betrag.
Im folgenden sehen Sie ein Beispiel eines elektronischen Journals aus der Software bexio.
Belege für die Journalführung
Zu den Ausgangsdaten zählen neben den klassischen Kassenbelegen auch Kontoauszüge sowie Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Als Unternehmer sind Sie dazu verpflichtet, jeden relevanten Beleg aufzubewahren. Falls es zu einer Steuerprüfung kommt, muss die verantwortliche Person in der Lage sein, den Ermittlern die angeforderten Datensätze sofort bereitzustellen.
Rechtliche Rahmenvorschriften zur Journalführung
Das Grundbuch bzw. Journal oder Buchungsjournal ist nach bestimmten Vorgaben zu führen, damit die Angaben sachgerecht in das Hauptbuch übertragbar sind. Die Grundlage für eine ordentliche Journalführung bildet das fachgerechte Aufbewahren von Rechnungsbelegen: «Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können.» So ist es im Grundsatz für die ordnungsgemässe Aufbewahrung der Schweizer Geschäftsbücherverordnung, kurz GeBüV, festgehalten. Artikel 958f des Obligationenrechts gibt zudem vor, dass Geschäftsbücher und Buchungsbelege über einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren sind.
Erforderlich ist eine vollständige, fortlaufende und richtige Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Nur dadurch ist im Buchungsjournal chronologisch abzulesen, wann, wie und warum gebucht wurde. Ähnlich wie im Kassenbuch muss der Buchungsverlauf im Grundbuch immer nachvollziehbar bleiben. Falsche Buchungen dürfen nach dem Radierverbot nicht einfach gestrichen oder geändert werden. Fehler sind durch neue Buchungen bzw. Stornierungen zu korrigieren. In Buchhaltungsprogrammen muss das Journal entsprechend geschützt sein. Verlangt wird vom Kaufmann auch, dass das Journal zeitnah geführt wird, damit die tatsächliche buchhalterische Bearbeitung periodengerecht nachgewiesen werden kann.
Journalführung in bexio
Im Gegensatz zur herkömmlichen Führung eines Journals ermöglicht eine elektronische Journalführung die automatische Übertragung der Daten aus dem Grundbuch in das weiterführende Hauptbuch. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für eine sehr geringe Fehlerquote.
Die Ordnung der einzelnen Rechnungsbelege ist von entscheidender Bedeutung. Bei der Online-Buchhaltung in bexio ist der grösste Teil der erforderlichen Protokollierung automatisiert. So werden etwa Ausgangsrechnungen im Rechnungsprogramm fakturiert und von dort im Debitorensachkonto und ggf. im Personenkonto verzeichnet. Dieser Vorgang wird automatisch in das Buchungsjournal übertragen.
Alle Vorgänge sind übersichtlich aufgelistet, ob System- oder manuelle Buchungen. Dazu bietet bexio verschiedene Filter, mit denen Sie das Journal nach eigenen Ansprüchen ordnen können. Auch ein Export als Excel-Datei steht zur Verfügung. Mit der Mobile-App bexio Go können Sie auch unterwegs sämtliche Belege einscannen, hochladen und mit wenigen Klicks verbuchen. So bleibt keine Buchung ohne Beleg.
Häufig gestellte Fragen rund um das Buchungsjournal
Was ist der Unterschied zwischen Buchungsjournal und Hauptbuch?
Das Buchungsjournal (auch Journal oder Grundbuch genannt) ist ein chronologisches Verzeichnis aller Geschäftsvorfälle. Es ist sozusagen das Tagebuch der Buchhaltung, in dem alle finanziellen Transaktionen wie Einnahmen und Ausgaben in der Reihenfolge ihres Auftretens erfasst werden. Es dient als Grundlage für die Übertragung der Informationen ins Hauptbuch – jeder Eintrag im Journal wird später in das Hauptbuch übertragen.
Das Hauptbuch ist eine systematische Sammlung aller Konten, die ein Unternehmen führt. Hier werden die aus dem Buchungsjournal übernommenen Geschäftsvorfälle kontenweise sortiert und verbucht. Im Hauptbuch sind alle Konten (wie Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Aufwandskonten) dargestellt, und die Bewegungen auf diesen Konten werden aufgezeichnet.
Das Buchungsjournal ist also die chronologische Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle, während das Hauptbuch eine systematische Darstellung aller Konten und deren Bewegungen bietet. Beide sind essenziell für eine korrekte und vollständige Buchhaltung.
Welche häufigen Fehler sollten bei der Journalführung vermieden werden?
Bei der Führung eines Buchungsjournals können verschiedene Fehler auftreten, die es zu vermeiden gilt, darunter:
- Unvollständige oder fehlerhafte Erfassung von Geschäftsvorfällen
- Nichtbeachtung der chronologischen Reihenfolge
- Nichterfassung von kleineren Beträgen oder Bartransaktionen
- Fehlende Belege oder unzureichende Dokumentation
- Fehlende oder unzureichende Überprüfung und Abstimmung mit dem Hauptbuch
Kann ein Buchungsjournal elektronisch geführt werden?
Ja, ein Buchungsjournal kann definitiv elektronisch geführt werden. Aufgrund der Zeitersparnis und Fehlervermeidung ist eine elektronische Journalführung sogar anzuraten und in vielen Unternehmen bereits die Norm, unabhängig von ihrer Grösse.
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