Bei einer Gutschrift handelt es sich um eine besondere Rechnung. Im Gegensatz zur herkömmlichen Rechnung wird die Gutschrift nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger (also in der Regel dem Kunden) ausgestellt. Daher wird die Gutschrift auch als umgekehrte Rechnung bezeichnet.
Die Gutschrift
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Beispiele: Wann werden Gutschriften verwendet?
Gutschriften finden u. a. in den folgenden Situationen Verwendung:
Rechnungskorrektur
Häufig werden Gutschriften verwendet, um eine Rechnung zu korrigieren. In so einem Fall wird von einer kaufmännischen Gutschrift gesprochen. Diese wird vom Leistungserbringer statt vom Leistungsempfänger ausgestellt, weshalb es empfehlenswert ist, auf dem Dokument die Bezeichnung «Rechnungskorrektur» oder «Stornorechnung» statt «Gutschrift» zu verwenden.
Ein Beispiel: Frau Schmidt bestellt 10 Umzugskartons bei einer Umzugsfirma für den Umzug ihres Büros. Mit der Lieferung der 10 Kartons erhält sie eine Rechnung, auf der die Liefermenge sowie der Betrag auf der Rechnung falsch ausgewiesen sind: Statt 10 Kartons sind auf der Rechnung 12 Kartons gelistet und der Preis stimmt nicht. Frau Schmidt fällt der Fehler erst auf, nachdem sie die Rechnung bereits verbucht hat. Sie bittet die Umzugsfirma um eine Korrektur. Die Firma schickt Frau Schmidt daraufhin eine Stornorechnung mit negativem Rechnungsbetrag. Damit wird die alte Rechnung ungültig und der Betrag wird in der Buchhaltung ausgeglichen. Anschliessend stellt die Umzugsfirma eine neue Rechnung mit den korrekten Daten an Frau Schmidt aus.
Mangelhafte Ware
Gutschriften können auch erstellt werden, wenn mangelhafte Ware geliefert wurde und dem Kunden aufgrund dessen ein Teil des Betrags erstattet werden soll. In diesem Fall handelt es sich, wie im vorherigen Beispiel, um eine kaufmännische Gutschrift, die vom Leistungserbringer ausgestellt wird. Daher empfiehlt sich in diesem Fall auch die Bezeichnung «Rechnungskorrektur» oder «Stornorechnung».
Ein Beispiel: Frau Ackermann kauft einen neuen Schreibtisch für ihr Büro in einem Möbelgeschäft. Nach Kauf der Ware stellt sie fest, dass der Schreibtisch einige sichtbare Kratzer aufweist. Das Möbelgeschäft schickt Frau Ackermann daraufhin eine Rechnungskorrektur und erstattet ihr den Betrag über CHF 150 wegen mangelhafter Ware.
Der Kunde hat zu viel bezahlt
Gutschriften werden beispielsweise erstellt, wenn ein Kunde für ein Produkt oder eine Leistung zu viel bezahlt hat.
Ein Beispiel: Eine Webdesign-Agentur erhält einen Auftrag von Herrn Meier, der seine Website auf Vordermann bringen möchte. Nach erfolgreichem Abschluss der Leistung, stellt die Agentur eine Rechnung über CHF 800 an Herrn Meier. Herr Meier begleicht die Rechnung, allerdings versehentlich mit einem höheren Betrag von CHF 900. Die Agentur erstattet Herrn Meier den zuviel gezahlten Betrag von CHF 100 in Form eines Gutscheins, der beim nächsten Kauf bei der Agentur eingelöst werden kann.
Rechnungsersatz
In einigen Fällen lohnt es sich auch auf Gutschriften als Ersatz für Rechnungen zurückzugreifen. Ein Vorteil: Der Kunde übernimmt die Kostenkontrolle.
Ein Beispiel: Herr Thomas ist Freiberufler und übersetzt regelmässig Texte für eine grosse Übersetzungsagentur. Da er eine fixe Anzahl Stunden pro Monat arbeitet, hat Herr Thomas mit der Übersetzungsagentur vereinbart, dass diese die Rechnungslast trägt. Die Übersetzungsagentur stellt nun in den vereinbarten Zeitabständen Gutschriften an Herrn Thomas aus. Die Gutschriften ersetzen damit die Rechnung.
Rabatte und Skonti
Rabatte oder Skonti sind ebenfalls Arten von Gutschriften. Hinter Rabatten steckt meistens die Idee, Kunden zum Kauf zu motivieren.
Ein Beispiel: Ein Online-Shop bietet folgende Aktion an: Wenn Kunden bis Ende des Monats im Online-Shop einkaufen, erhalten sie CHF 5 Rabatt auf den nächsten Einkauf. Die CHF 5 werden dem Kunden auf sein Konto gutgeschrieben, sodass dieser beim nächsten Einkauf davon profitieren kann.
Erfahren Sie mehr hierzu in unserem Blogbeitrag «Rabatt und Skonto – die Unterschiede einfach erklärt».
Wie sieht eine Gutschrift aus?
Damit eine Gutschrift als gültige Rechnung anerkannt wird, müssen auf ihr alle, für Rechnungen gesetzlich vorgeschriebenen, Pflichtangaben enthalten sein:
- Name, Adresse und Mehrwertsteuernummer des Leistungserbringers
- Rechnungsadresse: Name und Adresse des Leistungsempfängers (erst ab einem Rechnungsbetrag von CHF 400 Pflicht)
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum und, falls dieses nicht dem Rechnungsdatum entspricht, das Leistungsdatum
- Menge und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistungen
- Anzuwendender Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag
- Entgelt
Folgende weitere Angaben, sollten auf der Gutschrift nicht fehlen:
- Rechnungsnummer der Rechnung, auf die sich die Gutschrift bezieht
- Grund der Gutschrift
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Wie erstelle ich eine Gutschrift?
Vereinzelte Gutschriften können Sie beispielsweise mit Microsoft Word oder Excel erstellen. Erstellen Sie viele Rechnungen und Gutschriften, so lohnt sich allerdings schnell der Einsatz eines Rechnungsprogramms. Ein gutes Rechnungsprogramm kann zu einer enormen Zeitersparnis bei der Auftragsbearbeitung führen, da viele Arbeitsschritte vereinfacht oder sogar ganz automatisiert werden können.
Mit unserer Software bexio, beispielsweise, können Sie Gutschriften mit wenigen Klicks erstellen und direkt mit offenen Rechnungen verbuchen. Alternativ können Sie auch eine Gutschrift automatisiert aus einer vorhandenen Rechnung erstellen. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie auch in unserem Support-Beitrag.
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