ERP steht für Enterprise Resource Planning und hilft Unternehmen dabei, Geschäftsprozesse zu vereinfachen. Wir erklären, was ERP genau bedeutet, was ein ERP-System so kann und wie Sie in Ihrem Unternehmen von einer ERP-Software profitieren können.
Was ist ERP (Enterprise Resource Planning)? Und was ist ein ERP-System?
Was bedeutet ERP?
ERP (Abkürzung für Enterprise Resource Planning) ist, vereinfacht ausgedrückt, die strategische Planung und Kontrolle von Ressourcen in einem Unternehmen. Zu den wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens gehören Kapital, Produktionsmittel und Mitarbeiter.
Was genau ist ein ERP-System?
Ein ERP-System ist in erster Linie eine Software, die alle Bereiche und Prozesse des Unternehmens abbilden soll. Das System dient als zentrale Datenbank, in der alle für das Unternehmen relevante Informationen gespeichert und gepflegt werden, abteilungs- und ggfs. sogar auch standortübergreifend. Damit soll ein ERP-System insbesondere einen guten Überblick über das gesamte Unternehmen bieten.
ERP-Systeme sind in der Regel modular aufgebaut, sodass möglichst alle Bereiche im Unternehmen abgedeckt werden können – z. B. von der Warenwirtschaft über das Personalwesen bis hin zur Buchhaltung.
Die grössten Vorteile eines ERP-Systems:
- Ermöglicht einen umfassenden Überblick über das Unternehmen.
- Daten müssen nur einmal eingegeben werden und stehen allen Nutzer zur Verfügung – und das standort- und abteilungsübergreifend.
- Vereinfachung oder sogar Automatisierung von sich wiederholenden Arbeitsabläufen.
- Verlässliches Datenmanagement.
Ziele eines ERP-Systems
Da in einer ERP-Software alle Tätigkeitsbereiche, Daten und Prozesse unter einem Dach abgebildet werden können, erhält man einen richtig guten Unternehmensüberblick.
Die wichtigsten Ziele auf einen Blick:
- Geschäftsprozesse können optimiert bzw. vereinfacht werden.
- Effizienterer Einsatz von Ressourcen und dadurch Kostenersparnis.
- Höhere Transparenz und Flexibilität im Unternehmen, um auf Änderungen (z. B. im Markt) reagieren zu können.
- Verbesserte Wettbewerbsfähigkeit durch Optimierungen und Kostenreduktion.
Was kann ein ERP-System?
ERP-Systeme gibt es viele und sie unterscheiden sich in ihrem Funktionsumfang. Welches ERP-System letztendlich für Ihr Unternehmen das richtige ist, ist individuell von Ihren Ansprüchen abhängig. Zu den typischen ERP-Funktionen gehören aber insbesondere die folgenden:
Typische ERP-Funktionen:
- CRM (Customer Relationship Management)
- Warenwirtschaft (Lager, Einkauf, Verkauf etc.)
- Finanz- und Rechnungswesen (Buchhaltung, Aufträge, Angebote und Rechnungen etc.)
- Personalwesen (Lohnbuchhaltung etc.)
- Dokumentenmanagement
Viele ERP-System sind zudem so aufgebaut, dass Module je nach Bedarf hinzugebucht werden können.
Während Sie für alle diese Funktionen natürlich auch einzelne Softwares nutzen können, würden dadurch genau die Vorteile verloren gehen, die ein ERP-System bietet: den Überblick über das gesamte Unternehmen und eine Datenbank, in der alle Informationen zentral gepflegt und verwaltet werden können.
ERP-Funktionen am Beispiel von bexio
bexio ist eine umfassende webbasierte Business-Software, welche die für KMU wichtigsten ERP-Funktionen in einem System bietet:
Angebote, Rechnungen und Aufträge
In bexio können Sie Angebote, Rechnungen und Aufträge erstellen. Die Auftragsbearbeitung ist natürlich mit allen anderen Funktionen in bexio verknüpft. Somit können beispielsweise Kontaktdaten mit einem Klick in das Dokument eingefügt werden, ebenso wie z. B. Produkte und Dienstleistungen, die in der Produktverwaltung hinterlegt sind. Mehr zum Rechnungsprogramm
Lagerverwaltung
In bexio sind Aufträge und Rechnungen mit der Lagerverwaltung verknüpft, wodurch Lagerbewegungen nach Bestelleingang automatisch erfolgen. Somit sind Ihre Lagerbestände auf dem aktuellen Stand und Sie behalten immer den Überblick. Mit unseren Partner-Integrationen lässt sich auch Ihre E-Commerce-Plattform problemlos mit bexio integrieren. Mehr zur Lagerverwaltung
Zeiterfassung und Projekte
Insbesondere praktisch für Dienstleister! Erstellen Sie einen Auftrag, so können Sie daraus direkt ein Projekt erstellen und einem Mitarbeiter zuweisen. Der Mitarbeiter kann seine für das Projekt aufgewendeten Stunden in bexio oder mithilfe der Mobile App bexio Go erfassen. Ist das Projekt abgeschlossen, so kann aus den erfassten Zeiten anschliessend direkt die Rechnung erstellt und an den Kunden gesendet werden. Mehr zu Zeiterfassung und Projektmanagement.
Buchhaltung
Die Buchhaltung in bexio ist mit allen relevanten Bereichen der Software verknüpft, wodurch sich zahlreiche Arbeitsschritte vereinfachen oder automatisieren lassen. So werden beispielsweise in bexio erstellte Rechnungen (Debitoren) einfach automatisch verbucht. Mehr zum Buchhaltungsprogramm.
Lohnabrechnungen können mit einem Klick für alle Mitarbeiter generiert werden. Dank E-Banking-Schnittstelle kann auch die Auszahlung der Löhne direkt veranlasst werden. Mehr zur Lohnbuchhaltung.
CRM
Das CRM (kurz für Customer Relationship Management) in bexio ist mit allen Funktionen und Bereichen der Software verknüpft, wodurch sich viele Arbeitsabläufe vereinfachen oder sogar automatisieren lassen. In der Detailansicht eines Kontakts sehen Sie neben den Adressdaten alles wichtige auf einen Blick: relevante Dokumente, wie Offerten, Aufträge oder Rechnungen, Projekte und erfasste Zeiten, Notizen und mehr. Mehr zur CRM-Software.
Erweiterbar durch Integrationen
bexio arbeitet mit über 60 Partnern zusammen, die sich in das System integrieren lassen. Wenn beispielsweise Ihr Unternehmen wächst und Sie künftig weitere Funktionen benötigen sollten, dann lässt sich bexio auf diese Weise flexibel erweitern. Wenn Sie also z. B. Kontakte zwischen Ihrer Newsletter-Software Swiss Newsletter automatisch synchronisieren möchten, so ist dies dank unserer Integration problemlos möglich. Alle Integrationen ansehen.
Wer profitiert von einem ERP-System?
Das hängt ganz individuell von den Ansprüchen des Unternehmens ab. Grundsätzlich gilt, dass ERP-Systeme nicht nur für grosse Unternehmen gedacht sind, sondern auch für kleinere Unternehmen sinnvoll sein können.
Während Grosskonzerne in der Schweiz schon lange auf ERP-Systeme setzen, nutzen bisher nur eines von fünf KMU ein ERP-System, obwohl es mittlerweile auch ERP-Software gibt, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten sind.
Insbesondere Unternehmen, die Produkte verkaufen, können deutlich früher von einem ERP-System profitieren als Dienstleister. Denn effiziente Prozesse, wie beispielsweise für die Auftragsverwaltung und Lagerverwaltung, sind essentiell und werden benötigt, damit das Unternehmen wirtschaftlich ist.
Spätestens dann, wenn Prozesse komplexer werden, also beispielsweise wenn die manuelle Übertragung von der Lagersoftware in die Buchhaltungsoftware sehr zeitaufwendig wird, macht es definitiv Sinn ein ERP-System einzusetzen. Der Import/Export von Excel-Dateien von der einen in die andere Software wird überflüssig, wodurch der Datenabgleich vereinfacht und verlässlicher wird. Im Idealfall kann der Arbeitsschritt sogar (weitestgehend) automatisiert werden.
Häufig gestellte Fragen zu ERP
Was ist der Unterschied zwischen ERP und CRM?
Sowohl ERP (Enterprise Resource Planning) als auch CRM (Customer Relationship Management) zielen darauf ab, Unternehmensprozesse zu vereinfachen. Ein CRM-System fokussiert sich jedoch hauptsächlich auf Kundendaten und wird primär von Sales-, Kundensupport- und Marketingteams genutzt. Ein ERP-System hingegen legt den Fokus auf Finanzkennzahlen und die Verwaltung sowie Optimierung von internen Ressourcen, um Kosten zu senken. In der Realität überschneiden sich in vielen Softwares aber die Funktionen, so bietet z. B. auch bexio sowohl Funktionalitäten einer CRM-Software als auch einer ERP-Software.
Lohnt sich ein ERP-System für mein Unternehmen?
Das hängt ganz von den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Spätestens aber wenn Sie viele individuelle Softwares verwenden und merken, dass der Datenabgleich kompliziert oder sehr zeitaufwendig wird, macht der Einsatz eines ERP-Systems sicherlich Sinn. Mit Voraussicht geplant, kann aber sogar ein Startup von einem ERP-System profitieren: Prozesse können nämlich von Grund auf optimal aufgebaut und somit das Fundament für ein effizientes Wachstum gelegt werden. Grundsätzlich ist es so, dass Produktionsunternehmen zumeist deutlich früher von einem ERP-System profitieren als Dienstleister.
Welche ERP-Funktionen benötige ich in meinem Unternehmen?
Jedes Unternehmen hat individuelle Bedürfnisse. Am besten machen Sie zunächst eine Analyse der Ist-Situation in Ihrem Unternehmen: Welche Anforderungen haben Sie aktuell, die das System abdecken müsste? Denn besonders ärgerlich wird es, wenn das neue System bestehende Anforderungen nicht erfüllen kann. Sind Sie beispielsweise in der Produktionsbranche, so benötigen Sie sicherlich eine ERP-Software, die zumindest Warenwirtschaft, Auftragsverwaltung und Buchhaltung bietet. Anschliessend können Sie entscheiden, ob es weitere Funktionen gibt, die Sie künftig nutzen möchten. Prüfen Sie, ob das ERP-System Ihrer Wahl diese Funktion bietet oder es sich z. B. mittels einer Integration um diese erweitern lässt.
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