Ob Sie Ihren ESR-Einzahlungsschein drucken oder per E-Mail senden –mit einer Software geht’s einfacher und schneller
Generell gibt es verschiedene Möglichkeiten orangene Einzahlungsscheine mit Referenznummern (ESR) zu erstellen:
- Vorgedruckte Einzahlungsscheine, die teilweise ausgefüllt sind und, die Sie z. B. von Ihrer Bank bzw. Postfinance erhalten
- Einzahlungsschein-Vorlagen, die Sie per Hand ausfüllen müssen
- Einzahlungsscheine, die von Ihrer Rechnungssoftware automatisch ausgefüllt werden und die Sie entweder selber drucken und per Post oder einfach online als PDF per E-Mail verschicken.
Die wichtigste Info auf dem Einzahlungsschein: die Referenznummer
Die wohl wichtigste Information auf dem Einzahlungsschein, ob vorgedruckt, Vorlage oder selber gedruckt, ist die Referenznummer.
Die 27-stellige Referenznummer müssen Sie entweder selber ausfüllen bzw. wird von Ihrem Rechnungsprogramm automatisch generiert und auf dem Einzahlungsschein abgebildet.
Sobald Sie die Gutschrift von der Postfinance oder Ihrer Bank erhalten, stehen Ihnen folgende Informationen zur Verfügung:
- Die Referenznummer des Einzahlungsscheins
- Das Datum der Gutschrift
- Der Betrag der Gutschrift
NICHT erhalten Sie den Namen des Einzahlers. Ob vorgedruckt oder selbstgedruckt – der Name des Einzahlers muss anhand der Referenznummer ermitteln werden!
Damit liegt der grösste Vorteil einer Rechnungssoftware direkt auf der Hand – denn mittels einer Software können Namen und Referenznummern, die ansonsten mühsam und zeitaufwendig per Hand mit ihren Unterlagen abgeglichen werden müssten, ganz einfach automatisch ermittelt werden. Damit wissen Sie immer ganz genau welche Rechnungen bereits beglichen wurden und welche noch ausstehen.
Folgende Arbeiten nimmt Ihnen die Rechnungssoftware ab:
Automatische Zuteilung der Referenznummer zum ESR-Einzahlungsschein
Die Referenznummern auf vorgedruckten orangenen Einzahlungsscheinen sind in aufsteigender Reihenfolge sortiert.
Da Sie bei Eingang der Gutschrift von Ihrer Bank lediglich die Referenznummer, nicht aber den Namen des Einzahlers erhalten, ist bei der Nutzung vorgedruckter Einzahlungsscheine enorm wichtig sich die 27-stellige Referenznummer zusammen mit dem Namen manuell, z. B. in einer Excel-Tabelle, zu notieren, um den Überblick zu behalten und eingehende Zahlungen später richtig zuordnen zu können.
Erstellen Sie Ihre Einzahlungsscheine mit einer Software, so entfällt dieser manuelle Schritt: Die Referenznummer wird automatisch erteilt, wodurch auch weitere Abgleichungen komplett automatisch erfolgen und des Weiteren Tipp- oder Flüchtigkeitsfehler vermieden werden können.
Automatische Debitorenkontrolle
Welche Rechnungen wurden bezahlt? Welche Zahlungen stehen noch aus? Mithilfe einer Software werden bei Eingang von Gutschriften die entsprechenden Debitoren automatisch geschlossen, ohne, dass Sie manuell kontrollieren und notieren müssen welche Rechnungen bezahlt wurden und welche nicht.
Keine Mehrarbeit, wenn Mahnungen nötig sind
Werden Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt, so ist es gegebenenfalls nötig Mahnungen mit einem weiteren Einzahlungsschein zu verschicken. Verwenden Sie einen vorgedruckten Einzahlungsschein, so müssen Sie nun zwei verschiedene Referenznummern manuell notieren, um eine einwandfreie Abgleichung zu gewährleisten. Auch hier kann Ihnen eine Software die ansonsten zeitaufwendigere Erstellung der Mahnung und des Einzahlungsschein sowie den anschliessenden Abgleich der Gutschrift mit Ihren offenen Posten abnehmen.
