Strukturiertes Arbeiten fällt Ihnen schwer und Sie arbeiten meistens an zig unterschiedlichen Aufgaben gleichzeitig? Seien Sie ehrlich – funktioniert das wirklich? Wir alle kennen den Stress, den unsere To-do-Listen hervorrufen können. Vor allem dann, wenn die Liste immer länger statt kürzer wird. Doch keine Sorge, denn genau für dieses Problem gibt es Abhilfe. Es haben sich über die Jahre viele unterschiedliche Methoden etabliert, die einem helfen, die eigene Zeit optimaler einzusetzen und dabei seine Produktivität hochzuhalten. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die Zeitmanagement-Methode «Timeboxing» vor, gehen auf die Vor- und Nachteile ein und erklären, worauf Sie beim Einsatz dieser Methode achten sollten.
In diesem Beitrag
Was ist Timeboxing?
ℹ️ Timeboxing ist eine Methode zur optimalen Einteilung seiner verfügbaren Zeit. Hierbei werden variable Zeitabschnitte fest blockiert, in denen bestimmte Aktivitäten oder Aufgaben erledigt werden. Dank dieser fixen «Timeboxen» wird garantiert, dass die Aufgaben abgeschlossen werden und keine Ablenkungen stören oder unterbrechen.
Was ist der Unterschied zwischen weichen und harten Timebox-Fristen?
Bei der Zeitmanagement-Methode Timeboxing unterscheidet man zwischen Timeboxen mit harten oder weichen Fristen.
Im Vergleich zu weichen Timeboxing-Fristen muss die gesetzte Zeit bei harten Timeboxing-Fristen streng eingehalten werden. Die Zeitspanne, die für eine Aufgabe angesetzt wurde, darf nicht verändert werden. Wenn die Tätigkeit nicht in der angegebenen Zeit erledigt wird, können negative Konsequenzen folgen. Ein Beispiel hierfür ist, dass andere Aufgaben nicht fristgerecht gestartet werden können.
Da harte Fristen bei der Timeboxing-Methode nicht verhandelbar sind, kann dies den Druck erhöhen, die Aufgabe in der festgelegten Zeit zu erledigen.
Nicht vergessen: Arbeiten Sie nur schwer unter Druck und stresst Sie das zusätzlich, sollten Sie auf harte Fristen verzichten. Egal, welche Methode des Zeitmanagements Sie anwenden möchten, sie sollte zu Ihnen passen.
Eine Timebox ist der festgelegte Zeitabschnitt, der für das Erledigen einer bestimmten Aufgabe reserviert ist.
Timeboxing: Beispiele
Das wohl einfachste Beispiel für Timeboxing ist der Stundenplan von Schülern. Es werden fixe Zeiteinheiten definiert, in denen man sich mit unterschiedlichen Themen beschäftigt.
Zum Beispiel wird von 9 Uhr bis 10 Uhr Mathematik gelehrt, im Anschluss Englisch und so weiter. Hier wird bereits das Prinzip des Timeboxing angewandt, ohne dass es jedem vermutlich bewusst ist.
Schauen wir uns nun ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag an:
In unserem Beispiel arbeitet die Firma Schnell AG an einem neuen Projekt. Hierfür wurden Aufgaben an unterschiedliche Teams delegiert. Für ein regelmässiges Update aller Beteiligten gibt es einmal pro Woche ein gemeinsames Meeting.
Dieses Meeting ist für eine Stunde angesetzt. Damit das Meeting effizient abgehalten und alle nötigen To-dos angesprochen werden können, werden folgende Timeboxen für das Meeting festgesetzt.
Zeit | Task |
Projektupdate Gruppe A | 5 Minuten |
Projektupdate Gruppe B | 5 Minuten |
Projektupdate Gruppe C | 5 Minuten |
Budgetupdate | 15 Minuten |
Probleme, Hindernisse & Fragen | 20 Minuten |
Planung für die nächste Woche | 10 Minuten |
Mit diesen festgesetzten Zeitabschnitten können sich die einzelnen Gruppen bereits vorab effektiv vorbereiten, um ihr Update in der Zeitspanne von fünf Minuten zu geben. Zusätzlich ist garantiert, dass es Raum für Fragen, Probleme und Hindernisse gibt. Dabei wird aber nicht mehr Zeit mit dem Meeting verschwendet als nötig und nach dieser Stunde können die Teams wieder an ihre Arbeit gehen.
Das Prinzip des Timeboxing eignet sich nicht nur für die Struktur eines einzelnen Meetings, sondern kann ebenso gut für die Planung der eigenen Woche genutzt werden. Im folgenden zeigen wir ein Beispiel, wie man mit Timeboxen seinen (Arbeits-)Alltag planen und so seine Zeit strukturiert einsetzen kann.
Was sollte ich beim Erstellen der Timeboxen beachten?
Damit die Methode des Timeboxing erfolgreich ist, sollten Sie folgende Punkte beachten:
Tätigkeiten sinnvoll sortieren
Bevor Sie anfangen, Ihre Aufgaben oder Projekte in Zeitblöcke («Timebox») einzuteilen, verschaffen Sie sich einen Überblick über alle Aufgaben. Entscheiden Sie, für welche Tätigkeiten weiche Fristen möglich sind und wo Sie harte Fristen festhalten sollten.
Zeitaufwand realistisch planen
Im nächsten Schritt bestimmen Sie die Zeitfenster, die Sie voraussichtlich für das Erledigen der Tätigkeiten benötigen. Bleiben Sie hierbei realistisch. Planen Sie weder zu viel noch zu wenig Zeit ein, um bestmöglich von der Methode profitieren zu können. Wenn Sie zu viel Zeit für eine Aufgabe ansetzen, kann es sein, dass Sie den Fokus verlieren. Bei zu wenig Zeit dagegen kann Stress aufkommen und Ihre Produktivität leidet darunter. Bleiben Sie daher so realistisch wie möglich.
Flexibilität bewahren
Trotz der festgesetzten Zeitblöcke sollten Sie ebenfalls Flexibilität mitbringen. Das bedeutet, dass Sie auf unvorhergesehene Ereignisse oder neue Herausforderungen eingehen können sollten. Manchmal kann es notwendig sein, die Zeitbox anzupassen oder die Prioritäten zu ändern.
Multitasking ist ein No-Go
Lassen Sie sich nicht ablenken, wenn Sie gerade eine Aufgabe in einer festgelegten «Timebox» erledigen. Ablenkungen können den ganzen Prozess stören, Stress verursachen und dazu führen, dass Sie Ihre Tätigkeiten nicht abschliessen können. Vermeiden Sie also Ablenkungen, wie E-Mail-Anfragen, Telefonanrufe und Ähnliches.
Kommunikation schafft Freiraum
Um Ablenkungen zu reduzieren, ist es auch empfehlenswert, zu kommunizieren, wenn Sie sich in einer «Timebox» befinden. Dies ist beispielsweise von Vorteil, wenn Sie in einem Team arbeiten. So wissen Ihre Kollegen Bescheid und Sie werden bei Ihrer Tätigkeit nicht unterbrochen.
Übrigens…
Das Prinzip des Timeboxing ist nicht nur für den Arbeitsplatz sinnvoll, sondern kann auch für private Aufgaben hilfreich sein.
Unterschätzen Sie Pausen nicht
Um Ihre Zeit effizient einzuteilen und Ihre Produktivität steigern zu können, sind Pausen ebenso wichtig wie das Erledigen der einzelnen Timeboxen. Nur mit ausreichenden Auszeiten können Sie Ihren Fokus behalten und neue Kraft tanken, um konzentriert weiterzuarbeiten. Planen Sie also neben den Timeboxen mit Aufgaben auch welche ein, in denen Sie sich eine Pause gönnen und erholen.
Lieben Sie es bunt?
Wenn Sie ein kreativer Mensch sind, nutzen Sie die Vielfalt der Farben für Ihre Timeboxen. Sie werden sehen, dass Sie beim Planen und Erstellen der Zeitblöcke Spass haben werden, wenn Sie diese in unterschiedlichen Farben einteilen.
So könnten Sie beispielsweise alle Timeboxen mit harten Fristen in einer bestimmten Farbe (zum Beispiel mit der Signalfarbe rot) versehen und alle Pausen in einer anderen Farbe.
Sehen Sie das Prinzip des Timeboxing nicht als ein lästiges Muss an, sondern versuchen Sie spielerisch und mit Freude an Ihre Aufgaben heranzugehen.
Welche Vorteile hat Timeboxing?
Grundsätzlich lässt sich sagen, dass Sie mithilfe der Timeboxing-Methode Ihre Aufgaben und Projekte übersichtlich und strukturiert angehen und gleichzeitig Ihre Produktivität steigern können.
Effizientes Zeitmanagement: Dank der Planung mit Timeboxen teilen Sie Ihre verfügbare Zeit optimal ein und verlieren somit nicht den Überblick über Ihre Aufgaben.
Fristgerechtes Erledigen: Die Timeboxen helfen Ihnen, die Deadlines der jeweiligen Tätigkeiten fristgerecht einzuhalten.
Projektübersicht: Dadurch, dass Sie sich vor dem Planen der einzelnen Timeboxen mit den Projekten auseinandersetzen, erhalten Sie eine viel bessere Übersicht über alle offenen To-dos.
Fokussiertes Arbeiten: Während Sie an einer Timebox arbeiten, sollten Sie Ablenkungen und Störungen weitestgehend vermeiden. So sorgen Sie für sicheren Fokus auf die aktuelle Aufgabe.
Steigerung der Produktivität und Stressreduktion: Dank der Timeboxing-Methode reduzieren Sie Stress und Ablenkungen und strukturieren Ihre Aufgaben – damit steigern Sie automatisch Ihre Produktivität und keine Tätigkeit geht vergessen.
Welche Nachteile hat Timeboxing?
Kein Überprüfen – kein Erfolg: Damit Sie nachhaltig erfolgreich mit dieser Zeitmanagement-Methode arbeiten, ist es sinnvoll, Ihre einzelnen Timeboxen regelmässig zu überprüfen und gegebenenfalls zu optimieren. Haben Sie zu viel Zeit angesetzt? Oder zu wenig? Waren die Ablenkungen noch zu gross? Wie könnten Sie dies ändern? Betrachten Sie das Vorgehen kritisch, um Schwachstellen identifizieren zu können.
Nicht geeignet für alle Tätigkeiten und jeden Persönlichkeitstyp: Die Timeboxing-Methode ist nicht pauschal für alle Aufgaben einsetzbar. Wenn Sie beispielsweise Workshops planen oder andere kreative Arbeiten, können Timeboxen unter Umständen Stress und Druck erzeugen.
Zusammenarbeit prüfen: Falls Sie diese Methode im Team anwenden, sollten vorab alle zustimmen. Wenn nicht deutlich kommuniziert wird, dass jemand während einer «Timebox» nicht gestört werden möchte oder wenn andere Teammitglieder schneller oder langsamer an Aufgaben arbeiten, kann dies zu Unstimmigkeiten und möglichen Unruhen im Team sorgen.
Unzureichende Flexibilität: Auch wenn der Fokus für die jeweilige Tätigkeit wichtig ist, sollten Sie sich nicht zu sehr darauf versteifen. Unter Umständen können wichtige Prioritäten kurzfristig dazu kommen. Hier sollten Sie ausreichend flexibel sein, um entsprechend darauf reagieren zu können.
Vor- und Nachteile von Timeboxing
Berücksichtigen Sie, dass Sie vor Anwendung der Timeboxing-Methode die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten auf ihre Tauglichkeit überprüfen. Bei regelmässiger Kontrolle und Analyse von erledigten Timeboxen können Sie so in vollem Umfang von den Vorteilen des Timeboxing profitieren.
Welche anderen Zeitmanagement-Methoden gibt es?
Neben der Methode des Timeboxing gibt es noch weitere bewährte Möglichkeiten, mit denen sich das eigene Zeitmanagement optimieren lässt.
Die Pomodoro-Technik ist vom Timeboxing-Prinzip abgeleitet. Hierbei nutzt man fixe 25 Minuten lange Zeitabschnitte, in denen man seine Aufgaben erledigt. Wichtig ist, dass man nach jeder Zeiteinheit eine Pause von fünf Minuten einlegt. | |
Beim Eisenhower Prinzip geht es um die Priorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Damit lassen sich Aufgaben kategorisieren und zum Beispiel delegieren oder zeitlich auf einen anderen Zeitpunkt einplanen. | |
Das Pareto Prinzip ist auch bekannt als die 80/20-Regel. Es sagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent Einsatz erreicht werden können. Das bedeutet, dass Sie bereits mit kleiner Anstrengung einen grossen Output erzielen können. | |
Mit der ABC-Analyse lassen sich Tätigkeiten nach ihrer Wichtigkeit und Erfolgswahrscheinlichkeit kategorisieren. So können Sie sich auf die A-Aufgaben konzentrieren, die Ihnen den meisten Mehrwert liefern. |
Warum gibt es so viele Methoden zur Optimierung seiner Zeit?
Wir alle kennen es – egal, ob man selbstständig oder in einem Angestelltenverhältnis ist: Die täglichen Aufgaben nehmen mehr und mehr zu.
Rechnungen bezahlen, den Wocheneinkauf erledigen, die Kinder in die Kita bringen, das neue Projekt starten, den Rückruf tätigen, neue Lieferanten suchen, Marketingstrategien überlegen und und und, um nur einige Beispiele zu nennen.
Die Folgen liegen auf der Hand:
Aufgaben werden mehr und mehr aufgeschoben (Stichwort: Prokratination).
Der Druck erhöht sich und löst damit ungesunden Stress aus.
Geordnetes und strukturiertes Arbeiten wird gestört und damit nimmt die Produktivität ab.
Aus diesen Gründen gibt es mehrere Möglichkeiten, die helfen, seine Zeit optimal einzuteilen, um damit Aufgaben konzentriert und fokussiert zu erledigen.
