Ob es um die Erstattung von Reise- oder Verpflegungskosten, Eintrittskarten oder andere geschäftliche Ausgaben geht, ein Spesenreglement bietet den notwendigen Rahmen und dient als hilfreicher Leitfaden für Ihre Mitarbeitenden. Durch ein gut definiertes Spesenreglement können Unsicherheiten und Missverständnisse vermieden, der administrative Aufwand reduziert und die Kosteneffizienz erhöht werden. Es stellt dabei sicher, dass alle Beteiligten die gleichen Informationen und Erwartungen haben, was zu einer fairen und einheitlichen Handhabung der Spesenabrechnungen führt. In diesem Beitrag gehen wir auf die Vorteile eines Spesenreglements genauer ein und geben Ihnen Tipps, wie Sie für Ihr Unternehmen ein solches Dokument erstellen.
ℹ️ Ein Spesenreglement ist ein Dokument oder eine Richtlinie, die von einem Unternehmen erstellt wird, um die Bedingungen und Verfahren für die Abrechnung von Spesen und Ausgaben festzulegen. Es dient als Leitfaden für Mitarbeitende und gibt klare Anweisungen dazu, welche Kosten erstattet werden können, wie diese abzurechnen sind und welche Nachweise dafür erforderlich sind.
Ausgaben, die Mitarbeitende auf Geschäftsreisen ausgeben, werden als Spesen vom Arbeitgebenden erstattet. Wenn z. B. der Arbeitnehmende für den Arbeitgebenden geschäftlich verreisen muss, dann werden die Kosten für die Verpflegung, die Anreise und allenfalls die Übernachtung vom Arbeitgebenden übernommen.
Effektive Spesen | Pauschalspesen |
Tatsächliche, nachgewiesene Ausgaben, die ein Mitarbeitender im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit macht. | Pauschalspesen sind festgelegte Beträge, die unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten erstattet werden. |
Zurückerstattet werden die exakten Beträge. | Mitarbeitende erhalten einen pauschalen Betrag, der ihre Ausgaben decken soll. |
Belege erforderlich. | Keine Belege erforderlich. |
Geschäftliche Spesen sind Beträge, die von Mitarbeitenden im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit ausgegeben und vom Arbeitgebenden erstattet werden.
Beispiele von geschäftlichen Spesen sind Ausgaben für…
… öffentliche Verkehrsmittel (Zugtickets, Taxifahrten, Flugreisen etc.)
… Hotelübernachtungen
… Mahlzeiten
… Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern
… Telefon- oder Internetkosten
… Fachliteratur
… Eintrittskarten für Konferenzen, Seminare oder Events
… Büromaterial
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Klarheit und Transparenz: Ein Spesenreglement legt klar fest, welche Ausgaben erstattet werden und welche nicht. Dies reduziert Unsicherheiten und Missverständnisse.
Kosteneffizienz: Durch festgelegte Richtlinien und Limits können Unternehmen ihre Ausgaben besser kontrollieren und unnötige Kosten vermeiden.
Zeitersparnis: Ein standardisiertes Verfahren zur Spesenabrechnung spart sowohl Mitarbeitenden als auch der Buchhaltung Zeit, da der Prozess klar definiert ist.
Rechtssicherheit: Ein schriftlich festgehaltenes Reglement bietet eine rechtliche Absicherung für beide Seiten und hilft, Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Mitarbeiterzufriedenheit: Klare Regeln und ein gerechter Erstattungsprozess sorgen für Zufriedenheit und Motivation bei den Mitarbeitenden, da sie wissen, was sie erwarten können.
Effizienz: Weniger Papierkram und administrative Tätigkeiten führen zu effizienteren Arbeitsabläufen.
Vorteile Pauschalspesen gegenüber der herkömmlichen Abrechnung
Zeitersparnis: Das Sammeln und Aufbewahren von Belegen fällt weg und die Abrechnung ist schneller erledigt.
Weniger Verwaltungsaufwand: Prüfen von Einzelfällen entfällt, da das Reglement die Richtlinien vorgibt.
Bessere Budgetplanung: Das Unternehmen kann mit fixen Ausgaben pro Monat rechnen, was bei der Liquiditätsplanung hilft.
Wenn Sie ein Spesenreglement für Ihr Unternehmen einführen möchten, hilft es, in einem ersten Schritt die Ziele zu definieren.
Was möchten Sie mit dem Reglement erreichen?
Welche Arten von Spesen sollen abgedeckt werden?
Für wen im Unternehmen ist das Reglement gültig?
Im nächsten Schritt legen Sie die Richtlinien fest.
Listen Sie auf, welche Ausgaben erstattet werden.
Setzen Sie Limits für Ausgabenkategorien.
Legen Sie fest, welche Ausgaben nicht erstattet werden (z. B. alkoholische Getränke bei Geschäftsessen).
Geben Sie hier Ihren Mitarbeitenden alle nötigen Informationen für den Erstattungsprozess. Egal, ob Sie eine App zur Abrechnung nutzen oder eine smarte Debitkarte, die mit Ihrem Geschäftskonto verknüpft ist und für die automatische Verbuchung sorgt – je besser Ihre Mitarbeitenden informiert sind, desto weniger administrativer Aufwand kostet der Erstattungsprozess.
Welche Belege müssen eingereicht werden?
In welchem Format wünschen Sie die Einreichung (Kopie, Original)?
Welche Fristen zur Einreichung gelten?
Gibt es einen Genehmigungsprozess? Wenn ja, wie ist dieser definiert?
So wie sich Ihr Unternehmen verändert, können sich auch die Anforderungen oder Bedingungen im Spesenreglement verändern. Wichtig ist daher, dass Sie Ihr Reglement regelmässig überprüfen und an die aktuellen Umstände Ihres Unternehmens anpassen. Zusätzlich hilft es, Ihre Mitarbeitenden zu schulen, sodass die Spesenabrechnung keine Fragen offen lässt und die Mitarbeitenden umfassend informiert sind.
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