Spesen und Spesenabrechnungen sind ein mühsames Thema, vor dem man sich am liebsten drücken würde. Das kennen Sie sicher auch, oder? Egal, ob für Sie als Unternehmer in der Schweiz oder als Leitfaden für Ihre Mitarbeiter – wir zeigen Ihnen Tipps, wie die Spesenabrechnung Ihnen kein Kopfzerbrechen mehr bereitet.
In diesem Beitrag
- Was sind Spesen?
- Gesetzliche Regelung von Spesen in der Schweiz
- So erstellen Sie eine Spesenabrechnung
- Steuerliche Beurteilung von Spesen
- Alles über das Spesenreglement
- Vorlage Spesenabrechnung zum Download
Was sind Spesen?
Als Spesenvergütungen gelten vom Arbeitgeber ausgerichtete Entschädigungen für Auslagen, die dem Arbeitnehmer im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit, z. B. auf Geschäftsreisen, entstanden sind. Wenn z.B. der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber geschäftlich verreisen muss, dann werden die Kosten für die Verpflegung, die Anreise und allenfalls die Übernachtung vom Arbeitgeber übernommen.
Als Selbstständigerwerbender können diese Kosten bei den Steuern angegeben werden. Arbeitnehmer bekommen die Spesen als Auslagenersatz steuerfrei vom Arbeitgeber zurück erstattet.
Arten von Spesen
Reisekosten
Transportkosten
Verpflegungskosten
Zusätzlich Kosten, die zur Reise gehören
Vorlage zur Spesenabrechnung zum Download
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Gesetzliche Regelung von Spesen in der Schweiz
Die Abrechnung der Spesen sind gesetzlich im OR Art. 327a Abs. 1 und folgende geregelt. Demnach muss der Arbeitgebende einem Arbeitnehmenden alle Aufwendungen ersetzen, die dieser in seinem Interesse getätigt hat.
Es gibt aber auch Pauschalspesen. Diese sind im OR unter Art. 327a Abs. 2 geregelt. Hier wird nicht jede einzelne Quittung abgerechnet sondern der Mitarbeiter erhält einen Pauschalbetrag für seine Auslagen. Grundsätzlich gehören Verpflegungs-, Kilometer-, Übernachtungs- und Transportspesen zu den Pauschalspesen. Pauschale Spesenvergütungen müssen in etwas den effektiven Auslagen entsprechen.
Zu den am häufigsten verwendeten Pauschalen, den Kilometerpauschalen, gibt der Touring Club der Schweiz (TCS) jährlich angepasste Berechnungstabellen heraus. So kann man die effektiven Kosten abhängig von Fahrzeug und Kanton berechnen lassen.
«Zu den am häufigsten verwendeten Pauschalen zählt die Kilometerpauschale.»
Anerkannte Auslagen / Spesen
Ein Beispiel von einer möglichen Auslage wäre ein geschäftlich begründeter Einsatz des Privathandys oder Laptop und dies muss vom Arbeitgeber entsprechend vergütet werden.
Wird für die Arbeit spezielle Berufskleidung gefordert, muss der Arbeitgeber diese entweder zur Verfügung stellen oder die Kosten übernehmen. Werden diese Arbeitskleider jedoch auch in der Freizeit getragen, so kann der Arbeitgeber eine finanzielle Beteiligung fordern.
Findet ein Transport zu einem Einsatz ausserhalb des vertraglichen Arbeitsortes oder ist eine auswärtige Verpflegung/Übernachtung notwendig, so werden diese meist über die effektiven Spesen geregelt. So werden die Ausgaben gegen den entsprechenden Beleg zurückerstattet.
Unser Tipp: Regeln Sie als Arbeitgeber die Spesen in einem klar ausformulierten Spesenreglement und setzten Sie Ihre Mitarbeiter darüber in Kenntnis. Aus steuerlicher Sicht ist ein Spesenreglement von Vorteil und dadurch wird die Lohnadministration wesentlich vereinfacht.
Spesenabrechnung erstellen
Bei der Spesenabrechnung selbst kann das Unternehmen entscheiden, ob es eine «effektive Spesenabrechnung» oder eine «Pauschalspesenabrechnung» bevorzugt.
Effektive Spesenabrechnung
Bei der effektiven Spesenabrechnung wird, wie der Name schon sagt, effektiv jede Ausgabe abgerechnet. Die Vergütung passiert anhand von Belegen oder in Form von Einzelfallpauschalen, z. B. CHF 30 pro auswärtiges Abendessen. Hierzu muss der Mitarbeiter alle Quittungen aufheben und bis Ende des Monats ein Spesenformular ausfüllen, damit er die Auslage zusammen mit dem Lohn erhält. Sind die Ausgaben im Ausland angefallen, müssen zusätzlich noch die Währung sowie der Währungskurs ergänzt werden, da die Spesenbelege immer in CHF verbucht werden müssen.
Als nicht Bestandteil des Bruttolohnes und somit nicht Deklarationspflichtig sind nachfolgende Pauschalen, die jedoch eine tatsächliche Reisetätigkeit voraussetzen:
Hauptmahlzeit (Mittag- /Abendessen) von max. CHF 30.-
Autospesen (Privatauto) von max. 70 Rappen pro Kilometer
Kleinspesen in Form einer Tagespauschale von CHF 20.-
Vorlage einer Spesenabrechnung zum Download
Hier klickenInhalte eines Spesenformulars
Datum
Personaldaten (Name, Adresse, PLZ, IBAN des Mitarbeiters)
Betreff (Grund für die anfallenden Spesen)
Betrag (Wert in CHF)
Währungskurs und Währung, falls die Rechnung nicht in CHF beglichen wurde
KM-Zahl, falls das private Fahrzeug genutzt wurde
MWST-Code
Pauschalspesenabrechnung
Bei der Pauschalspesenabrechnung wird anders als bei der effektiven Spesenabrechnung nicht nach Quittung separat abgerechnet, sondern der Mitarbeiter erhält monatlich mit dem Lohn einen Pauschalbetrag und muss in etwa den effektiven Auslagen entsprechen. Die Spesenvergütung gilt für einen bestimmten Zeitabschnitt, zum Beispiel für monatliche Auto- oder Repräsentationsspesen.
Der Vorteil hierbei liegt für das Unternehmen darin, dass sich der administrative Aufwand gegenüber einer effektiven Spesenabrechnung stark vereinfacht.
Die pauschalen Spesenvergütungen müssen ungefähr die effektiven Ausgaben decken. Wird im Arbeitsvertrag eine pauschale Spesenvergütung vereinbart, dürfen Ausgaben bis zu 50 Franken pro Einzelausgabe nicht zurückerstattet werden, da diese durch die Pauschale gedeckt sind. Bei der pauschalen Spesenvergütung empfiehlt sich ein durch die kantonale Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement einzusetzen. Bei den Arbeitnehmenden muss Im Lohnausweis unter Ziffer 15 darauf hingewiesen werden. Andere Pauschalspesen, die nicht durch ein kantonales Spesenreglement genehmigt wurden und nicht den effektiven Auslagen entsprechen, sind im Bruttolohn einzurechnen.
Hinweis: Wenn man sich für die Abrechnung von Pauschalspesen entscheidet, dann ist es ratsam das Spesenreglement von der Steuerverwaltung genehmigen zu lassen. Pauschalspesen müssen dann im Lohnausweis betragsmäßig ausgewiesen werden.
Steuerliche Beurteilung von Spesen
Alle effektiven Spesenvergütungen, die bei einem Arbeitnehmer angefallen sind (inkl. Spesenauslagen, welche über Unternehmenskreditkarten bezahlt werden), müssen steuerlich deklariert werden.
Keine Deklarationspflicht (nicht Bestandteil des Bruttolohnes) von Spesenauslagen besteht, wenn folgende Vorgaben eingehalten werden. (Hinweis: Für die Anwendung der nachfolgenden Pauschalen ist eine tatsächliche Reisetätigkeit Voraussetzung.)
Übernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet
Die Höhe der effektiven Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen entspricht in der Regel einem Wert von maximal CHF 35.- bzw. die Pauschale für eine Hauptmahlzeit
beträgt maximal CHF 30.-Kundeneinladungen und ähnliches werden ordnungsgemäss gegen Originalquittung abgerechnet
Die Benutzung öffentlicher Transportmittel (Bahn, Flugzeug usw.) erfolgt gegen Beleg
Für die geschäftliche Benutzung des Privatfahrzeuges werden maximal 70 Rappen pro
Kilometer vergütetKleinspesen werden, soweit möglich, gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale
von maximal CHF 20.- vergütet
Pauschale Spesenvergütungen sind bei allen Arbeitnehmern im Lohnausweis betragsmässig anzugeben. Das gilt auch bei Vorliegen eines genehmigten Spesenreglements. Pauschale Spesenvergütungen müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen.
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Genehmigtes Spesenreglement
Arbeitgeber, die eine von den in den effektiven Spesenvergütungen und ohne Deklarationspflicht aufgeführten Vorschriften abweichende Spesenregelung haben, können bei der Steuerbehörde des Sitzkantons ein Gesuch um Genehmigung des Spesenreglements stellen. Die Genehmigung durch den Sitzkanton umfasst sowohl die Festsetzung der effektiven als auch der pauschalen Spesenvergütungen. Bei der steuerlichen Veranlagung des Arbeitnehmers wird lediglich überprüft, ob die Höhe der ausbezahlten mit der Höhe der bewilligten Pauschalspesen übereinstimmt. Vom Sitzkanton genehmigte Spesenreglemente werden grundsätzlich von allen Kantonen anerkannt.
Im Spesenreglement regeln Sie als Unternehmer die Bedingungen für Spesen für beide Seiten – die des Unternehmens und die des Mitarbeiters. Dieses Reglement regelt die Bedingungen für zu erstattende Spesen. Hier kann das Unternehmen beispielsweise festlegen, ob Mitarbeiter dazu verpflichtet sind, die Ausgaben möglichst tief zu halten. Die Spesenabrechnung wird damit vereinfacht.
Hinweis: Wenn Ausgaben in der Spesenabrechnung aufgeführt werden, die nicht zwingend notwendig waren, kann der Mitarbeiter dazu verpflichtet sein, diese Kosten selbst zu tragen. Wie Sie als Unternehmen hiermit vorgehen möchten, entscheiden Sie selbst und legen dies im Spesenreglement entsprechend fest.
Spesenabrechnung in der Lohnabrechnung
Bei der monatlichen Lohnadministration sind die angefallenen Spesen abzurechnen und mit dem Lohn dem Mitarbeitenden zu überweisen. Dazu müssen Sie im Lohnprogramm, je nach Spesenart, die entsprechende Lohnart einsetzen. Dadurch wird sichergestellt, dass im Lohnausweis die abgerechneten Spesen durch die korrekte Ziffer ausgewiesen werden. Die einzelnen Ziffern werden in der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises zum Ausfüllen des Lohnausweises erklärt:
Lohnart | Beschreibung | Ziffer |
6000 | Spesen Reise, Auto, Übernachtung | 13.1.1 |
6020 | Effektive Spesen Expatriates | 13.1.2 |
6030 | Übrige effektive Spesen | 13.1.2 |
6040 | Pauschalspesen Repräsentation | 13.2.1 |
6050 | Pauschalspesen Auto | 13.2.2 |
6070 | Übrige Pauschalspesen | 13.2.3 |
Im Lohnausweis wird dies entsprechend bei diesen Ziffern ausgewiesen:
Sind Spesen AHV-pflichtig?
Erwerbstätige Personen in der Schweiz müssen von Ihrem Lohn Beiträge an die AHV, IV und EO leisten. Der Lohn, von dem die Beiträge ausgerechnet werden, wird als massgebender Lohn bezeichnet. Zum massgebenden Lohn gehören alle ausbezahlten Löhne für die von arbeitnehmenden Personen geleistete Arbeit. Da es sich bei Spesen um den Ersatz von Auslagen handelt, werden diese nicht über die AHV abgerechnet und sind somit auch nicht AHV-pflichtig.
Sich wiederholende Lohnarten
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