Privatanteil Geschäftsfahrzeug: Richtig verbuchen und berechnen

Viele Firmen stellen ihren Mitarbeitenden ein Fahrzeug für berufliche Zwecke zur Verfügung. Dazu gehören beispielsweise Aussendienstfahrten, Kundenbesuche, Transporte oder auch Repräsentationszwecke. Ein Dienstfahrzeug steigert die Mobilität und Flexibilität in einem Unternehmen und kann somit Prozesse optimieren. Allerdings gehen mit einem Fahrzeug, das ebenso privat genutzt werden darf, auch viele Verpflichtungen bzw. Bedingungen einher. So muss der Privatanteil berechnet und auf der Lohnabrechnung aus steuerlichen Gründen des Mitarbeitenden ausgewiesen werden. Worauf Sie achten müssen, wie Sie den Privatanteil genau berechnen und welche Ausnahmen es gibt, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

In diesem Beitrag

• Privatanteil Geschäftsfahrzeug einfach erklärt

• Geschäftsfahrzeug – warum es sich lohnen kann

• Privatanteil Geschäftsfahrzeug – so wird er berechnet

• Privatanteil in der Lohnabrechnung

• Privatanteil auf der Lohnabrechnung – das müssen Sie beachten

• Privatanteil im Lohnausweis

• Gibt es Ausnahmen?

Für wen macht ein Geschäftswagen Sinn?

Häufig stellt eine Firma in der Regel dann ihren Mitarbeitenden einen Geschäftswagen zur Verfügung, wenn jemand vermehrt im Aussendienst tätig ist. Zu den beruflichen Fahrten zählen sämtliche Kundenbesuche, ebenso Besuche von Partnerfirmen, Zulieferern oder weitere Dienstreisen.

Ebenso relevant ist ein Geschäftswagen oftmals für technischen Support, wenn ein Mitarbeiter beim Kunden vor Ort sein muss. Auch für Reinigungsfirmen oder Handwerksbetriebe ist der Einsatz eines Firmenwagens in Regel sinnvoll.

Häufig ist ein Firmenwagen für Führungskräfte oder Manager in höheren Positionen Standard und Teil ihrer Vergütung. Dies ist vor allem bei internationalen Konzernen und grossen Unternehmen der Fall.

Welche Gründe gibt es, einen Geschäftswagen anzubieten?

• Geschäftswagen ausschliesslich für berufliche Fahrten
• Geschäftswagen für berufliche wie private Nutzung
• Geschäftswagen eigens für spezifische Mitarbeitende
• Geschäftswagen als «Poolwagen» für die flexible Nutzung mehrerer Mitarbeitenden oder Abteilungen.

Privatanteil Geschäftsfahrzeug – so wird er berechnet

In den häufigsten Fällen macht es Sinn, dass das Fahrzeug vollständig einem Mitarbeitenden zugeordnet wird und dieser durch die private Nutzung des Geschäftswagens einen geldwerten Vorteil erhält. Dieser muss aus steuerlicher Sicht im Lohnausweis sowie in der Buchhaltung korrekt erfasst werden.

Für die ordentliche Erfassung müssen Sie als Arbeitgebender jedoch zunächst den Privatanteil berechnen. Wir zeigen Ihnen im Folgenden die zwei gängigsten Methoden zur Berechnung.

Berechnungsmethode 1: Pauschale Berechnung

Stellen Sie einem Ihrer Mitarbeitenden ein Fahrzeug für berufliche wie private Nutzung zur Verfügung, müssen Sie den Privatgebrauch als sogenannte Naturalleistung im Lohnausweis deklarieren. Hierfür werden dem Mitarbeitenden pro Monat 0.9% des Kaufpreises des Fahrzeugs (mindestens CHF 150 pro Monat) berechnet – unabhängig von den privat gefahrenen Kilometern.

Beispiel:

Fahrzeugpreis exkl. MWST	Monatliche Pauschale	Jährliche Kosten
CHF 50’000.-	0.009 x 50’000 = CHF 450.-	450 x 12 = CHF 5’400

Dem Mitarbeitenden wird monatlich im Lohnausweis der geldwerte Vorteil von CHF 450.- unter der Ziffer 2.2 ausgewiesen.

Berechnungsmethode 2: Fahrtenbuch

Eine weitere mögliche Variante der Abrechnung ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Der Vorteil ist, dass die Berechnung anhand der tatsächlich gefahrenen Kilometer vorgenommen wird und damit genauer ist. Der Nachteil ist jedoch, dass es mehr Aufwand für den Fahrer bedeutet, das Fahrtenbuch korrekt zu pflegen.

Wird sich für ein Fahrtenbuch entschieden, müssen alle gefahrenen Kilometer (egal, ob beruflich oder privat) genau aufgeführt werden. In das Buch müssen dann Datum, Zeit, Kilometer sowie der Zweck der Fahrt eingetragen werden.

Am Ende eines Kalenderjahres wird dann berechnet, wie viele Kilometer gesamt für den beruflichen und wie viele für den privaten Gebrauch angefallen sind. Zusätzlich werden die Gesamtkosten für das Fahrzeug ermittelt, die Benzin, Versicherung, Wartung etc. umfassen.

Beispiel:

Gefahrene Kilometer gesamt: 25’000 KM

Geschäftlich gefahrene Kilometer: 15’000 KM

Privat gefahrene Kilometer: 10’000 KM

Gesamtkosten: CHF 5.000.-

Privatanteil = 10’000 / 25’000 = 40%

Kosten Privatanteil pro Jahr = 5’000.- x 0.4 = CHF 2’000.-

Kosten Privatanteil pro Monat = CHF 2’000.- / 12 = CHF 167.-

Vergleich der Berechnungsmethoden für den Privatanteil

Pauschalberechnung	Fahrtenbuchmethode
Pauschale Berechnung	Abrechnung tatsächlicher Nutzung
Einfach und unkompliziert	Aufwändig in der Pflege und Auswertung
Private Nutzung ist irrelevant	Private Nutzung beeinflusst den Privatanteil

Privatanteil in der Lohnabrechnung

Da ein Geschäftswagen für den Mitarbeitenden einem geldwerten Vorteil entspricht, muss dieser in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden.

Der Privatanteil, den Sie oben berechnet haben, wird im Feld 2.2 auf der Lohnabrechnung angegeben. Der Betrag wird zum Bruttogehalt addiert und ist dementsprechend sozialabgabenpflichtig.

Beispiel:

Bruttolohn	CHF 6’000.-
Privatanteil Geschäftsfahrzeug	CHF 167.-
AHV / IV / EO (5.3%)	(6’000 + 167) * 0.053 = CHF 327.-
ALV (1.1%)	CHF 6167 * 0.011 = CHF 68.-
NBU / BGV / KTGV	gemäss Police

Privatanteil auf der Lohnabrechnung – das müssen Sie beachten:

• Mitarbeitende über den geldwerten Vorteil informieren und im Arbeitsvertrag festhalten.
• Bedingungen bezüglich Treibstoff (Tankkarte, Selbstzahler, Pauschalspesen etc.) festhalten und kommunizieren.
• Privatanteil aus steuerlichen Gründen in der Lohnabrechnung ausweisen.
• Korrektes Erfassen bei der Fahrtenbuchmethode ist zwingend.
• Angepasste Beiträge für Sozialversicherungsabgaben aufgrund des höheren steuerbaren Einkommens.
• Klare Kommunikation über die Nutzung von betrieblichen Leistungen im Unternehmen und deren einhergehende Verpflichtungen.
  • Auslandsfahrten
  • Zusatzfahrer
  • Regelmässige Sehtests
  • Anzahl maximal gefahrener Kilometer
  • etc.

Privatanteil im Lohnausweis

Der Schweizer Lohnausweis ist ein offizielles Dokument, das Arbeitgebenden einmal im Jahr vom Arbeitgeber (s. Steuergesetz Art. 168 StG) ausgestellt wird. Der Lohnausweis bildet die Grundlage für die korrekte Besteuerung des Einkommens und dient als Nachweis des erzielten Lohns. Er wird vom Arbeitnehmenden zusammen mit der Steuererklärung zur Berechnung der Steuerschuld eingereicht.

Der Lohnausweis enthält neben den Angaben zum Lohn, den Sozialversicherungsbeiträgen, auch Gehaltsnebenleistungen, wie den Privatanteil an Geschäftswagen. Diesen finden Sie auf dem Formular für den Lohnausweis unter der Nummer 13.2.

Gibt es Ausnahmen?

• Die Berechnung des Privatanteils eines Geschäftswagens entfällt, wenn der Firmenwagen ausschliesslich für berufliche Zwecke genutzt wird.

• Bei saisonaler Nutzung oder bei länger dauernden Reparaturzeiten eines Geschäftsautos kann der Privatanteil entsprechend reduziert und angepasst werden.

• Wird das Fahrzeug von mehreren Mitarbeitenden gefahren, muss die Nutzung korrekt berechnet und entsprechend auf die jeweiligen Mitarbeitenden in der Lohnabrechnung anteilsmassig aufgelistet werden. Zusätzlich muss die Fahrzeugversicherung für mehrere Lenker ausgelegt sein.