Viele Firmen stellen ihren Mitarbeitenden ein Fahrzeug für berufliche Zwecke zur Verfügung. Dazu gehören beispielsweise Aussendienstfahrten, Kundenbesuche, Transporte oder auch Repräsentationszwecke. Ein Dienstfahrzeug steigert die Mobilität und Flexibilität in einem Unternehmen und kann somit Prozesse optimieren. Allerdings gehen mit einem Fahrzeug, das ebenso privat genutzt werden darf, auch viele Verpflichtungen bzw. Bedingungen einher. So muss der Privatanteil berechnet und auf der Lohnabrechnung aus steuerlichen Gründen des Mitarbeitenden ausgewiesen werden. Worauf Sie achten müssen, wie Sie den Privatanteil genau berechnen und welche Ausnahmen es gibt, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.
ℹ️ Der Privatanteil für einen Geschäftswagen fällt dann an, wenn das Auto auch privat genutzt wird. Diese Möglichkeit entspricht einem sogenannten «geldwerten Vorteil» für den Mitarbeitenden und muss daher sowohl in der Buchhaltung- wie auch in der Lohnbuchhaltung korrekt ausgewiesen werden.
Häufig stellt eine Firma in der Regel dann ihren Mitarbeitenden einen Geschäftswagen zur Verfügung, wenn jemand vermehrt im Aussendienst tätig ist. Zu den beruflichen Fahrten zählen sämtliche Kundenbesuche, ebenso Besuche von Partnerfirmen, Zulieferern oder weitere Dienstreisen.
Ebenso relevant ist ein Geschäftswagen oftmals für technischen Support, wenn ein Mitarbeiter beim Kunden vor Ort sein muss. Auch für Reinigungsfirmen oder Handwerksbetriebe ist der Einsatz eines Firmenwagens in Regel sinnvoll.
Häufig ist ein Firmenwagen für Führungskräfte oder Manager in höheren Positionen Standard und Teil ihrer Vergütung. Dies ist vor allem bei internationalen Konzernen und grossen Unternehmen der Fall.
In den häufigsten Fällen macht es Sinn, dass das Fahrzeug vollständig einem Mitarbeitenden zugeordnet wird und dieser durch die private Nutzung des Geschäftswagens einen geldwerten Vorteil erhält. Dieser muss aus steuerlicher Sicht im Lohnausweis sowie in der Buchhaltung korrekt erfasst werden.
Für die ordentliche Erfassung müssen Sie als Arbeitgebender jedoch zunächst den Privatanteil berechnen. Wir zeigen Ihnen im Folgenden die zwei gängigsten Methoden zur Berechnung.
Stellen Sie einem Ihrer Mitarbeitenden ein Fahrzeug für berufliche wie private Nutzung zur Verfügung, müssen Sie den Privatgebrauch als sogenannte Naturalleistung im Lohnausweis deklarieren. Hierfür werden dem Mitarbeitenden pro Monat 0.9% des Kaufpreises des Fahrzeugs (mindestens CHF 150 pro Monat) berechnet – unabhängig von den privat gefahrenen Kilometern.
Beispiel:
Fahrzeugpreis exkl. MWST | Monatliche Pauschale | Jährliche Kosten |
CHF 50’000.- | 0.009 x 50’000 = CHF 450.- | 450 x 12 = CHF 5’400 |
Dem Mitarbeitenden wird monatlich im Lohnausweis der geldwerte Vorteil von CHF 450.- unter der Ziffer 2.2 ausgewiesen.
Sind Sie selbständig tätig und haben ein Fahrzeug für Ihr Unternehmen gekauft, wird der Wert des Autos, bei mehr als 50% geschäftlicher Nutzung, als Geschäftsvermögen in der Buchhaltung ausgewiesen.
Nutzen Sie Ihr Privatfahrzeug dagegen für geschäftliche Fahrten, müssen Sie ein Fahrtenbuch führen und je gefahrenen Kilometer 70 Rappen ansetzen.
Eine weitere mögliche Variante der Abrechnung ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Der Vorteil ist, dass die Berechnung anhand der tatsächlich gefahrenen Kilometer vorgenommen wird und damit genauer ist. Der Nachteil ist jedoch, dass es mehr Aufwand für den Fahrer bedeutet, das Fahrtenbuch korrekt zu pflegen.
Wird sich für ein Fahrtenbuch entschieden, müssen alle gefahrenen Kilometer (egal, ob beruflich oder privat) genau aufgeführt werden. In das Buch müssen dann Datum, Zeit, Kilometer sowie der Zweck der Fahrt eingetragen werden.
Am Ende eines Kalenderjahres wird dann berechnet, wie viele Kilometer gesamt für den beruflichen und wie viele für den privaten Gebrauch angefallen sind. Zusätzlich werden die Gesamtkosten für das Fahrzeug ermittelt, die Benzin, Versicherung, Wartung etc. umfassen.
Beispiel:
Gefahrene Kilometer gesamt: 25’000 KM
Geschäftlich gefahrene Kilometer: 15’000 KM
Privat gefahrene Kilometer: 10’000 KM
Gesamtkosten: CHF 5.000.-
Privatanteil = 10’000 / 25’000 = 40%
Kosten Privatanteil pro Jahr = 5’000.- x 0.4 = CHF 2’000.-
Kosten Privatanteil pro Monat = CHF 2’000.- / 12 = CHF 167.-
Pauschalberechnung | Fahrtenbuchmethode |
Pauschale Berechnung | Abrechnung tatsächlicher Nutzung |
Einfach und unkompliziert | Aufwändig in der Pflege und Auswertung |
Private Nutzung ist irrelevant | Private Nutzung beeinflusst den Privatanteil |
Da ein Geschäftswagen für den Mitarbeitenden einem geldwerten Vorteil entspricht, muss dieser in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden.
Der Privatanteil, den Sie oben berechnet haben, wird im Feld 2.2 auf der Lohnabrechnung angegeben. Der Betrag wird zum Bruttogehalt addiert und ist dementsprechend sozialabgabenpflichtig.
Beispiel:
Bruttolohn | CHF 6’000.- |
Privatanteil Geschäftsfahrzeug | CHF 167.- |
AHV / IV / EO (5.3%) | (6’000 + 167) * 0.053 = CHF 327.- |
ALV (1.1%) | CHF 6167 * 0.011 = CHF 68.- |
NBU / BGV / KTGV | gemäss Police |
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Der Schweizer Lohnausweis ist ein offizielles Dokument, das Arbeitgebenden einmal im Jahr vom Arbeitgeber (s. Steuergesetz Art. 168 StG) ausgestellt wird. Der Lohnausweis bildet die Grundlage für die korrekte Besteuerung des Einkommens und dient als Nachweis des erzielten Lohns. Er wird vom Arbeitnehmenden zusammen mit der Steuererklärung zur Berechnung der Steuerschuld eingereicht.
Der Lohnausweis enthält neben den Angaben zum Lohn, den Sozialversicherungsbeiträgen, auch Gehaltsnebenleistungen, wie den Privatanteil an Geschäftswagen. Diesen finden Sie auf dem Formular für den Lohnausweis unter der Nummer 13.2.
Die Berechnung des Privatanteils eines Geschäftswagens entfällt, wenn der Firmenwagen ausschliesslich für berufliche Zwecke genutzt wird.
Bei saisonaler Nutzung oder bei länger dauernden Reparaturzeiten eines Geschäftsautos kann der Privatanteil entsprechend reduziert und angepasst werden.
Wird das Fahrzeug von mehreren Mitarbeitenden gefahren, muss die Nutzung korrekt berechnet und entsprechend auf die jeweiligen Mitarbeitenden in der Lohnabrechnung anteilsmassig aufgelistet werden. Zusätzlich muss die Fahrzeugversicherung für mehrere Lenker ausgelegt sein.
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