Die Spesenabrechnung ist für die meisten Unternehmer ein mühsames Thema. Um die administrativen Aufgaben zu vereinfachen, bedienen sich viele Arbeitgeber der Möglichkeit, eine pauschale Spesenentschädigung zu zahlen. Bei einer Spesenpauschale erhält der Mitarbeiter einen fixen Betrag für seine Auslagen im Gegensatz zur effektiven Spesenvergütung. Wir beantworten die wichtigsten Fragen rund um Pauschalspesen, auch Repräsentationsspesen genannt, und wie diese in der Schweiz geregelt sind. Auch diskutieren wir die Möglichkeit, ob Pauschalspesen den effektiven Spesen vorzuziehen sind.
In diesem Beitrag
- Was sind Pauschalspesen (Repräsentationsspesen)?
- Wie werden Pauschalspesen in der Schweiz geregelt?
- Wie hoch dürfen Pauschalspesen sein?
- Müssen Pauschalspesen versteuert werden?
- Pauschalspesen im Spesenreglement deklarieren
- Vorlage zur Spesenabrechnung zum Download
- Pauschalspesen in der bexio-Lohnabrechnung
Was sind Pauschalspesen (Repräsentationsspesen)?
ℹ️ Bei Pauschalspesen, auch Spesenpauschale oder Repräsentationsspesen genannt, wird monatlich ein fixer Betrag, der meist vertraglich festgelegt ist, ausbezahlt für die Vergütung der Auslagen des Arbeitnehmers. Im OR Artikel 327a Absatz 2 werden diese Art von Spesen auch als «feste Entschädigung» bezeichnet. Diese Art der Spesenabrechnung vereinfacht den administrativen Aufwand für Arbeitgeber und -nehmer, da nicht jede Quittung separat gesammelt und abgerechnet werden muss.
Zu beachten ist, dass Pauschalspesenempfängern Auslagen bis 50 Franken je Einzelausgabe nicht bezahlt werden dürfen, da diese mit der Pauschale abgegolten sind. Bei Ausrichtung von Pauschalspesen empfiehlt es sich, das Spesenreglement von der Steuerverwaltung genehmigen zu lassen. Die ausbezahlten Pauschalspesen sind bei allen Arbeitnehmern auf dem Lohnausweis unter Ziffer 13.2 auszuweisen.
Beispiele für Pauschalspesen (Repräsentationsspesen)
Grundsätzlich finden Pauschalspesen nur bei Mitarbeitenden im Aussendienst oder bei einer leitenden Funktion Anwendung. Die Höhe der Pauschalspesen sollte dabei so gewählt werden, dass sie die Auslagen des Arbeitnehmers decken.
Beispiele von Kleinspesen bis zu einem Wert von CHF 50.- pro Ereignis , die mit Pauschalspesen abgedeckt werden:
| Kleine Aufmerksamkeiten für Kunden / Geschäftspartner (z. B. Pralinen oder Blumen) | Restaurantbesuche mit Kunden / Geschäftspartnern inkl. Trinkgeld |
| Zwischenverpflegung auf Reisen (z.B. Kaffee) | Kosten für Geschäftstelefonate vom privaten Telefon |
Kosten für den öffentlichen Nahverkehr | Parkgebühren |
| Kleinausgaben für Kunden oder Geschäftspartner | Benzin für die Nutzung des privaten PKW |
Der Unterschied zwischen Pauschalspesen und effektiven Spesen
Im Gegensatz zur pauschalen Spesenvergütung werden bei der effektiven Spesenabrechnung die effektiven, also die tatsächlich angefallenen Kosten, gegen Vorlage eines Belegs oder einer Quittung erstattet.
| Pauschalspesen | Effektive Spesen | |
| Vergütung | Pauschalbetrag, der anfallenden Kosten abdecken soll. Kosten pro Ereignis bis zu CHF 50.-. | Ausgaben, die mit einem Beleg/ einer Quittung nachgewiesen werden können. |
| Spesenreglement* | Details und Höhe der Pauschale werden im Spesenreglement festgehalten und dem Mitarbeiter kommuniziert. | Ausgaben, die zu effektiven Spesen gehören und welche Höhen akzeptabel sind, werden im Spesenreglement festgehalten. |
Originalbeleg nötig? | Nein, da eine Pauschale vergütet wird. | Ja, jede Ausgabe muss belegbar sein können. |
| Für wen geeignet? | Hauptsächlich für Mitarbeitende im Aussendienst und / oder in einer leitenden Funktion. | Für alle Mitarbeiter mit einem gültigen Arbeitsvertrag. |
| Verbuchungsaufwand | Buchungsaufwand bei Pauschalspesen geringer; jedoch initialer Aufwand einen ausreichenden Pauschalwert festzulegen. | Erhöhter Buchungsaufwand, da jede Ausgabe einzeln verbucht werden muss. |
Spesen in der Schweiz
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Regelung der Pauschalspesen in der Schweiz – die häufigsten Fragen
Pauschalspesen müssen wie effektive Spesen auch in jedem Unternehmen explizit geregelt werden und Arbeitnehmer müssen über die Bedingungen umfassend informiert werden.
Pauschalspesen oder effektive Spesen?
Dank der Pauschalspesen reduziert sich der administrative Aufwand für den Arbeitnehmer wie auch den Arbeitgeber. So muss der Arbeitnehmer nicht mühsam die einzelnen Belege der Auslagen sammeln und einreichen und für den Arbeitgeber entfällt so die mühsame Kontrolle der einzelnen Belege.
Für eine pauschalen Spesenvergütung im Unternehmen empfiehlt es sich, ein Spesenreglement aufzusetzen. Im Spesenreglement werden die Details rund um die Pauschalspesen fix geregelt. Dazu gehört der Betrag, der dem Arbeitnehmer ausbezahlt wird und in welchen Fällen die Pauschalspesen Anwendung finden. Das Spesenreglement muss von der Steuerbehörde des zuständigen Sitzkantons entsprechend genehmigt werden.
Durch die Einführung eines Spesenreglements verpflichtet sich der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keine weiteren Auslagen zu vergüten als jene, die im Spesenreglement erwähnt sind. Ebenso sollten die Pauschalen die effektiven Kosten entsprechend vollumfänglich decken.
Wie hoch dürfen Pauschalspesen sein?
Wie bereits erwähnt, sollte die Höhe der Pauschalspesen so gewählt werden, dass die effektiven Kosten damit gedeckt werden. Die SSK sieht für Pauschalspesen rund 3-5 % des Nettolohns vor mit, einem obersten Maximum von CHF 24’000 pro Jahr. Dabei werden Auslagen bis CHF 50.- nicht erstattet, da diese mit der Pauschale vergütet werden.
Müssen Pauschalspesen versteuert werden?
Es empfiehlt sich, das Spesenreglement, in dem Pauschalspesen geregelt werden, von der kantonalen Steuerbehörde bewilligen zu lassen. Zudem sollten Pauschalspesen in jedem Fall im Lohnausweis ausgewiesen werden und gelten damit als nicht steuerbares Einkommen. Mit der Spesenpauschale werden Kleinspesen bis zu einem Wert von CHF 50.- vergütet, was bedeutet, dass Kleinausgaben nicht zusätzlich als effektive Spesen abgerechnet werden dürfen.
Wie sind Pauschalspesen im Spesenreglement zu deklarieren?
Gemäss der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises müssen die Pauschalspesen betragsmässig immer auf dem Lohnausweis ausgewiesen werden. Dies ist auch der Fall, wenn ein Spesenreglement vorliegt. Ebenfalls in der Wegleitung werden unter Ziffer 52 einige Pauschalen erwähnt.
Pauschalspesen können auch ohne ein Spesenreglement ausbezahlt werden. Jedoch ist dies nicht empfehlenswert, da die zuständige Steuerbehörde die Belege der effektiven Spesen einfordern kann. So kann die Steuerbehörde die Differenz zwischen den effektiven Ausgaben und der pauschalen Vergütung berechnen und dies als Einkommen deklarieren.
Vorlage zur Spesenabrechnung
Klicken Sie hier und laden Sie sich unsere Vorlage zur Spesenabrechnung herunter.
Pauschalspesen in der bexio-Lohnbuchhaltung
In bexio können Sie direkt beim Mitarbeiter unter dem Punkt «Grundlohndaten» die pauschalen Spesenbeträge hinterlegen. So werden diese jeden Monat automatisch in der Lohnabrechnung ergänzt und gehen so sicher nicht unter.
In der Lohnabrechnung wird dies wie folgt dargestellt:
Spesenmanagement lässt sich auch mit bexio und der App 2getHR aus dem Marketplace einfach erledigen. Neben Spesenmanagement bietet Ihnen die App noch folgendes:
- Mitarbeiterdossiers
- Ferienmanagement
- Mitarbeitergespräche
