Kennen Sie das auch? Haben Sie hohe Ansprüche und können von Arbeiten nicht ablassen, bis es für Sie perfekt ist? Doch seien Sie ehrlich – wie viel Zeit geht Ihnen dadurch für Ihre anderen Aufgaben verloren? Wenn Sie für jedes Thema unangemessen viel Zeit aufopfern, geht sie Ihnen irgendwann aus. Die Folge? Tätigkeiten werden vernachlässigt und Sie kommen irgendwann Ihrer To-Do-Liste nicht mehr hinterher. Sie verlieren die Freude an dem, was Sie lieben, weil Sie kein Licht am Ende des Aufgaben-Tunnels sehen. Wenn Sie das kennen, dann sollten Sie weiterlesen. Wir stellen Ihnen das Pareto Prinzip vor, das auch als 80/20-Regel bekannt ist. Wir erklären Ihnen, wie Sie es anwenden und zeigen, wie Sie damit Ihr Zeitmanagement verbessern können und Sie und Ihr KMU davon profitieren.
In diesem Beitrag
ℹ️ Was ist das Pareto Prinzip?
Das Pareto Prinzip ist auch bekannt als die 80/20-Regel, von der Sie vielleicht schon gehört haben. Es drückt aus, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent Einsatz erreicht werden können. Das bedeutet, dass bereits mit kleiner Anstrengung ein grosser Output erzielt werden kann.
Das Pareto Prinzip besagt nicht, dass man sich «auf die faule Haut legen kann» und Aufgaben unerledigt lassen sollte. Es geht lediglich darum, mit der eingesetzten Energie den bestmöglichen Output zu erreichen. Ein Haus solltest du zum Beispiel nicht nur zu 80 Prozent bauen.
Das bekannte Pareto-Beispiel aus der Wirtschaft
Das Pareto Prinzip besagt, dass man mit nur 20 Prozent der Kunden 80 Prozent des Umsatzes generieren kann. Damit ist es sinnvoll, sich als Unternehmen auf genau diese 20 Prozent der Kunden zu konzentrieren, die für das Geschäft am rentabelsten sind.
Woher stammt das Pareto Prinzip?
Das Pareto Prinzip ist über 100 Jahre alt und lässt sich auf den italienischen Ökonom Vilfredo Pareto zurückführen. Er untersuchte in den frühen 1900 Jahren die Verteilung von Landbesitz in Italien im Vergleich zur Bevölkerung. Während dieser Studie erkannte er, dass 80 Prozent des Bodens im Besitz von nur 20 Prozent der Bevölkerung waren. Diese Erkenntnis erweiterte er auf weitere Bereiche wie Wirtschaft, Zeitmanagement und Produktivität.
So nutzen Sie das Pareto Prinzip für besseres Zeitmanagement
Das Pareto Prinzip lässt sich wie das Beispiel oben mit den Kunden und dem Umsatz gleichermassen auch auf optimales Zeitmanagement übertragen. Das bedeutet, dass man mit 20 Prozent Arbeitsaufwand bereits 80 Prozent seiner Aufgaben effizient erledigen kann. Für die restlichen 20 Prozent braucht es im Gegenzug 80 Prozent Anstrengung, um diese zu erreichen. Doch was bedeutet das konkret? Wir geben verschiedene Beispiele, um das Pareto Prinzip zu veranschaulichen.
Grundsätzlich geht es beim Pareto Prinzip in Bezug auf ein gutes Zeitmanagement darum, den Fokus auf das Wesentliche zu legen und seine Zeit optimal einzuteilen. Mit klaren Prioritäten kommen Sie so schneller und vor allem effizienter voran.
Pareto Prinzip: Anwendungsbeispiel im Privatleben
Das Pareto Prinzip lässt sich auf jede Situation und auf jedes Umfeld anwenden. So auch im Privatleben. Folgendes Beispiel soll helfen, die 80/20-Regel im Alltag zu verdeutlichen.
Schauen Sie bitte in Ihren Kleiderschrank. Was sehen Sie? Quillt er über und sieht unordentlich aus oder ist er bereits nach der berühmten Marie Kondo strukturiert? Falls Sie zur ersten Gruppe gehören, zeigen wir Ihnen, wie Sie mit der 80/20-Regel endlich Ordnung schaffen können.
Leeren Sie Ihren Kleiderschrank – bis auf das letzte Kleidungsstück. Nun betrachten Sie jedes Teil und fragen sich, wann Sie es das letzte Mal getragen haben. Sie werden sehen, dass Sie in der Regel nur 20 Prozent Ihrer Klamotten zu 80 Prozent Ihrer Zeit tragen. Warum das so ist? Die 20 Prozent sind in der Regel Basis-Klamotten wie beispielsweise Jeans, T-Shirt oder Bluse und Schuhe, die am bequemsten sind. Manche Kleidungsstücke, wie beispielsweise Kleider oder hochwertige Anzüge, tragen Sie in der Regel nur zu 20 Prozent. Anders kann es auch sein, dass Sie von einem Lieblingsstück zu viele Varianten im Schrank haben, sodass diese gar nicht oder nur selten zum Einsatz kommen. Diese beiden Beispiele belasten Ihren Geldbeutel, ohne dass Sie davon einen Nutzen haben.
Dieses Anwendungsbeispiel zeigt, wie sinnvoll die 80/20-Regel auch im Kleiderschrank sein kann, um sein Budget zu schonen, den Kaufrausch zu reduzieren und um im Kleiderschrank für Ordnung zu sorgen.
Pareto Prinzip: Anwendung im Studium
Sie stecken mitten im Studium oder der Ausbildung und die nächste Prüfungsphase steht kurz bevor. Der Ordner ist vollgepackt mit Themen und Informationen und Sie haben viel zu wenig Zeit, um alles zu verinnerlichen. Wie sollen Sie sich alles merken? Ganz einfach – wenden Sie auch hier das Pareto Prinzip an. Selbstverständlich wäre die beste Alternative, rechtzeitig mit dem Lernen und dem Vorbereiten auf Prüfungen zu beginnen, aber im realistischen Fall sind wir eher zu spät dran als zu früh. Wenn Sie für Ihre Prüfungsphase nun die 80/20-Regel anwenden, sähe dies wie folgt aus:
Konzentrieren Sie sich auf 80 Prozent des Stoffes, nachdem Sie die Themen nach Wichtigkeit und Relevanz priorisiert haben. Das bedeutet, dass Sie eine «Lern-Lücke» von 20 Prozent in Kauf nehmen. Gemäss dem Prinzip werden Sie die Prüfung trotz der fehlenden 20 Prozent erfolgreich absolvieren.
Fokussieren Sie sich auf das Wesentliche und erreichen Sie damit rund 80 Prozent Ihrer Ziele.
Pareto Prinzip: Anwendungsbeispiel im Beruf
Neben einem gut geplanten und organisierten Zeitmanagement im privaten Umfeld, lässt sich das Pareto Prinzip auch sehr gut im beruflichen Arbeitsalltag integrieren. Ziel ist es, seine Produktivität zu steigern, die Aufgaben zu priorisieren und seine Energie und Zeit bestmöglich zu planen.
Ein Beispiel
Marianne Fuchs führt leidenschaftlich gern Ihre kleine, aber feine Konditorei, die sie vor zwei Jahren eröffnet hat. Auf ihren Schritt in die Selbstständigkeit ist sie sehr stolz. Allerdings stellt sie am Ende des Monats immer wieder fest, dass sie mit Liquidität zu kämpfen hat. Sie weiss, sie muss etwas an ihrer Strategie ändern, sodass am Monatsende immer genügend Umsatz erwirtschaftet wird. Sie hat bereits von der 80/20-Regel, dem Pareto Prinzip, gehört und möchte diese nun auf ihr Business anwenden. Zunächst analysiert sie ihre Umsätze.
Aufgrund der guten Lage Ihres Geschäfts profitiert sie von viel Laufkundschaft. Die meisten Umsätze erzielt sie hier unter der Woche, also an Werktagen. Am häufigsten verkauft sie Butter-Gipfeli oder anderes kleines Backwerk. Viele Personen stoppen bei ihr auf dem oder vom Weg zur Arbeit und kaufen nur für kleine Beträge bei ihr ein. Dies sichert grundsätzlich Ihren Umsatz, aber die aufwändigen und liebevoll verzierten Torten und Mini-Patisserien bleiben vermehrt liegen. Erst am Wochenende verkauft Marianne auch diese.
Sie fragt sich, ob sie ihre Zeit und ihre Priorisierung richtig setzt. Das Backen der Torten und der Mini-Patisserien kostet Sie unter der Woche viel Zeit, bringt aber kaum Umsatz. Ausser am Wochenende. Sie beschliesst, diese nur noch am Wochenende herzustellen und das Sortiment unter der Woche entsprechend anzupassen. Somit erstellt sie nur noch zu 20 Prozent in der Woche die aufwändigen Gebäckstücke, erzielt damit aber rund 80 Prozent ihres Umsatzes aufgrund des höheren Verkaufspreises. Die Gipfeli und kleinen Backwaren beanspruchen viel weniger Zeit in der Herstellung und sind daher günstiger. Sie tragen jedoch viel weniger zum Umsatz bei.
Zwei Monate nach ihrer Strategie-Umstellung ist Marianne Fuchs immer noch zufrieden. Dank der 80/20-Regel konnte sie ihr Business optimieren und ihre eigene Zeit viel besser einteilen. Und das Beste: Ihr Geschäft läuft.
Vorteile des Pareto Prinzips
Wenn Sie nach dem Pareto Prinzip handeln, können Sie Ihre Zeit besser einplanen, verlieren sich nicht in unnötigen Details und haben einen verbesserten Fokus.
Priorisierung von Aufgaben: Eine Reihenfolge wird festgelegt und so eine Struktur eingeführt.
Unnötiges wird aussortiert: Aufgaben werden nach ihrer Relevanz überdacht.
Optimale Zeiteinteilung: Keine Zeitverschwendung.
Fokus auf das Wesentliche: Kein Verlieren in Details bzw. unnötiger Perfektionismus.
Einfache Entscheidungshilfe: Unterstützung für Unentschlossene.
Herausforderungen des Pareto Prinzips
Bei den Vorteilen darf man jedoch auch die Herausforderungen nicht ausser Acht lassen.
Pareto Prinzip: Ist es überhaupt anwendbar?
Zuerst sollten Sie sich jeweils die Frage stellen, ob es in Ihrem persönlichen Fall überhaupt möglich ist, das Pareto Prinzip anzuwenden. Folgendes Negativ-Beispiel verdeutlicht das:
Sie sind Inhaber eines Cafés am See und Besucher bestellen: 2x Kaffee, 1x Limonentorte und 1x Gipfeli.
Sie servieren jedoch nur die Heissgetränke und das Gipfeli. Sie wollten die Zeit einsparen, die es Sie kosten würde, die Limonentorte aus dem Kühler zu holen und anzuschneiden. Ihr Kunde erhält damit nur einen Teil seiner Bestellung.
Dieses Verhalten wäre nicht akzeptabel und könnte Ihrer Reputation nachhaltig schaden.
Das bedeutet, dass es immer Aufgaben, Berufe oder Situationen gibt, in denen das Pareto Prinzip keine Anwendung finden kann.
Pareto Prinzip: Keine Aufforderung zum Ausruhen
Auch wenn man bei der Anwendung der 80/20-Regel manchmal Aufgaben gänzlich streichen kann, bedeutet das jedoch nicht, dass es einer Aufforderung zum Nicht-Erledigen von Herausforderungen gleichkommt. Vielmehr stehen im Zusammenhang mit dem Pareto Prinzip der Fokus und die Priorisierung im Vordergrund.
Pareto Prinzip: Keine Garantie für korrekte Priorisierung
Wie bereits erwähnt, geht es beim Pareto Prinzip um eine strukturierte Priorisierung. Jedoch kann es auch vorkommen, dass man die falschen Aufgaben priorisiert. Hier lohnt es sich, Erfahrung zu sammeln und seine Vorgehensweise beim Priorisieren zu überdenken und gegebenenfalls anzupassen.
Sie haben eine Vielzahl an Aufgaben, die zu erledigen sind und dafür nur begrenzt verfügbare Zeit. Das Pareto Prinzip hilft Ihnen, Aufgaben zu priorisieren und diese entsprechend in einer Reihenfolge abzuarbeiten, sodass Sie Ihre Zeit optimal ausnutzen.
ABC-Analyse als Ableitung des Pareto Prinzips
Die ABC-Analyse basiert auf dem Pareto Prinzip und ist eine Massnahme, um Entscheidungen aufgrund von Daten zu treffen. Hierbei werden vor allem Lagerbestände in die Kategorien A – C einsortiert. Dabei gilt: A-Ressourcen sind für Ihren Unternehmenserfolg essentiell und benötigen sorgfältige Beachtung. C-Ressourcen sind dagegen weniger wertvoll für Ihr Business.
Die ABC-Analyse wird häufig in der Lagerverwaltung angewendet. Im Detail bedeutet das, dass A-Produkte hochwertig sind und rund 80 Prozent des Umsatzes erzielen. Sie werden aber aufgrund des Preises weniger nachgefragt und daher nur zu 20 Prozent gelagert. C-Produkte dagegen sind günstiger und werden dadurch häufiger nachgefragt. Das Lager hält rund 50 Prozent davon. Zum Unternehmenserfolg tragen sie jedoch nur zu rund 10 Prozent bei.
Einfaches Lagermanagement mit bexio
Mehr erfahrenBeispiel zur ABC-Analyse
Sie sind leidenschaftlicher Schreiner und lagern unterschiedliche Holzarten. So können Ihre Kunden individuell entscheiden, welches Holz sie für ihr Möbelstück haben möchten. Die Holzarten unterscheiden sich in Wert und Qualität.
Holzart A: Ihr teuerstes Holz, jedoch mit entsprechend hoher Qualität.
Holzart B: Teures Holz, aber mit einer geringeren Qualität als Holzart A.
Holzart C: Gutes Holz im guten Preis-Leistungs-Verhältnis.
Aus Erfahrung wissen Sie bereits, dass Holzart C am häufigsten von Ihren Kunden nachgefragt wird, weil es am günstigsten ist. Etwa 20 Prozent Ihrer Kunden verlangen Holzart A.
Aus dieser Erkenntnis planen Sie nun Ihre Lagerbestände.
Holzart A sollten Sie stets ausreichend auf Lager haben, auch wenn diese bei nur rund 20 Prozent Ihrer Anfragen nachgefragt wird. Holz A hat aufgrund seines Einkaufspreises einen grosses Einfluss auf Ihren Verkaufspreis und damit auf Ihren Umsatz. Wenn Sie eine Nachfrage wegen Lagerengpässen nicht bedienen könnten, hätte das direkten Einfluss auf Ihren Geschäftserfolg.
Die Lagerbestände von Holzart C benötigen dagegen keine so hohe Aufmerksamkeit wie Holzart A, da diese aufgrund des Preises weniger zu Ihrem Umsatz beitragen. Trotzdem ist es auch hier ratsam, auf ausreichenden Bestand zu achten, da die meisten Kunden diese Holzart aufgrund des günstigen Preises nachfragen.
Obwohl Sie Produkt A nur in geringen Mengen lagern, ist es wichtig, diese vorrätig zu haben. Äussert ein Kunde sein Interesse an diesem Produkt und Sie könnten die Nachfrage aufgrund fehlender Lagerung nicht bedienen, sind die Auswirkungen viel deutlicher in Ihrem Geschäftsergebnis spürbar.
Prinzipiell hilft Ihnen die ABC-Analyse dabei, sich mit Ihren Produkten auseinanderzusetzen, die Verkäufe zu analysieren und Ihre Lagerbestände zu optimieren. Engpässe, beziehungsweise übermässige sowie kosten- und zeitintensive Lagerung können somit verhindert werden.
Ihre wichtigsten Kennzahlen jederzeit im Blick
Mit dem bexio-Dashboard
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